Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые (ЕФС-1), бумажные бланки по-прежнему ведутся и требуют аккуратного обращения. Одна из ключевых задач кадровика или бухгалтера — правильное внесение каждой новой записи. В этой статье мы подробно разберем, как формируется следующая запись в трудовой книжке, какие правила действуют в 2025-2026 году и как избежать распространенных ошибок.
Общие требования к заполнению трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года действуют новые правила, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н (Порядок № 320н). Они актуальны и сейчас. При внесении любой следующей записи необходимо соблюдать общие требования:
- Делать записи аккуратно, разборчивым почерком, не допуская помарок.
- Использовать перьевые, капиллярные или гелевые ручки. Чернила могут быть черного, синего или фиолетового цвета.
- Не использовать сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Всегда проверять актуальные нормы законодательства, а если сомневаетесь — делать пробную запись в черновике.
Нумерация: какой порядковый номер присвоить следующей записи?
Один из самых частых вопросов при ведении бумажной трудовой книжки — какой номер ставить следующей записи? Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф. Графа 1 всегда содержит порядковый номер записи.
Главное правило: нумерация всегда сквозная и возрастает на единицу, независимо от характера вносимой информации. Если предыдущая запись имела номер 7, следующая обязательно получит номер 8. Это касается:
- Приема на работу;
- Перевода на другую должность;
- Увольнения;
- Исправления ранее допущенных ошибок.
Нумерация при исправлении ошибок
Правила исправления ошибок установлены пунктом 12 Порядка № 320н. Если в записи о приеме на работу или увольнении допущена ошибка, нельзя зачеркивать или замазывать текст. Действуйте так:
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер (например, если последняя запись была под номером 12, ставьте 13).
- В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления.
- В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», а затем сразу укажите правильный вариант.
- В графе 4 сделайте ссылку на приказ, на основании которого вносится исправление.
Даже если вы исправляете старую запись номер 3, а последняя запись номер 10, исправительная запись получит номер 11. Это же правило действовало и ранее (п. 56 старой Инструкции о трудовых книжках).
Как внести следующую запись в разных ситуациях
Прием на работу
При приеме на работу следующая запись вносится в раздел «Сведения о работе»:
- Графа 1: следующий порядковый номер.
- Графа 2: дата приема на работу (а не дата издания приказа).
- Графа 3: в виде заголовка, полное и сокращенное наименование организации (или ИП). Под заголовком вносится запись о приеме с указанием структурного подразделения, должности, профессии, специальности и квалификации.
- Графа 4: дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Если в компании не оформляют приказы о приеме, вносится дата и номер другого документа, подтверждающего трудоустройство.
Работа по совместительству
Заполнение трудовой книжки при приеме по совместительству имеет свои особенности. Запись о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы. Это возможно, если работник предоставит подтверждающие документы. Также можно внести запись о совместительстве, которое имело место до трудоустройства к текущему основному работодателю.
Признание временного перевода постоянным
Если временный перевод становится постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (то есть дата, когда временный перевод начал действовать).
- Графа 3: наименование структурного подразделения и должности, на которую работник переведен.
- Графа 4: реквизиты приказа о признании перевода постоянным.
Изменение образования или профессии
Если изменения касаются образования или профессии работника, то зачеркивать старые данные не нужно. Согласно Правилам (п. 7-8), актуальные сведения просто добавляются в качестве дополнительной записи на внутренней стороне обложки трудовой книжки, сразу после предыдущих данных.
Что делать, если в трудовой книжке закончилось место?
Если трудовая книжка работника была заведена до , вносить записи нужно именно в нее, а не оформлять новую. Если свободные строки в разделе «Сведения о работе» закончились, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку. Вкладыш вшивается в бумажный бланк, и нумерация записей во вкладыше продолжается (следующая запись будет иметь тот же следующий номер, который был бы в самой книжке).
Внесение следующей записи в трудовую книжку требует максимального внимания. Главное — соблюдать сквозную нумерацию, не использовать сокращения и помнить, что исправление ошибок всегда идет как новая (следующая по счету) запись с признанием предыдущей недействительной. Внимательное отношение к актуальным правилам Порядка № 320н позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и сохранит стаж работника.