В процессе деятельности организации часто происходит переименование, реорганизация или смена собственника․ При таком изменении необходимо правильно отразить его в трудовой книжке каждого сотрудника, чтобы документ оставался юридически корректным и актуален․
Нормативная база
Порядок внесения сведений о переименовании регулируется:
- Пункт 10 Порядка ведения трудовой документации;
- Пункт 52 Инструкции о порядке ведения трудовой книжки;
- Постановления Министерства труда и социальной защиты РФ․
Эти документы уточняют, в какие графы трудовых книжек вносить данные о переименовании и какие основания указывать․
Какие сведения требуется внести
В графе 3 «Сведения о работе» вводится отдельная строка:
Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)
В графу 4 «Основание» проставляется:
- наименование приказа (распоряжения) или иного решения работодателя;
- дата и номер документа, подписывающего переименование․
Важно, чтобы запись была сделана отдельной строкой без зачеркиваний и исправлений․
Примеры оформления
Образец записи при переименовании организации
Допустим, «ООО «Старый» переименовано в «Новое»
Запись в графе 3:
ООО «Старый» переименовано в ООО «Новое»
Запись в графе 4:
Приказ № 15 от «О переименовании ООО «Старый» в ООО «Новое»»
Пример исправления пропущенной записи
Если запись о переименовании была пропущена, её необходимо добавить, оставив прежнюю запись нетронутой и сделав отдельную строку с указанием основания․
Форма исправления:
Организация (дата переименования) переименована (новое наименование), основание – Приказ № 23 от
Частые ошибки и как их избежать
Частые нарушения:
- Зачеркивание или исправление прежних записей без указания «исправлено верно»;
- Указание сокращённого наименования организации вместо полного;
- Отсутствие ссылки на приказ (распоряжение) – только дата и номер без ссылки;
- Неуказание даты переименования в графе 3․
Чтобы избежать ошибок, следует:
- Сохранять оригинальную запись без изменений;
- Вносить новую строку с полными данными;
- Ссылаться на официальный документ, подписавший переименование;
- Проверять соответствие наименования должности и организации в трудовой книжке․
Пошаговая инструкция для кадровых специалистов
- Сбор документов․ Получить приказ (распоряжение) о переименовании․
- Определение даты и нового наименования․ Установить точную дату изменения и полное наименование организации‑работодателя․
- Подготовка записи․ Сформировать строку для графа 3 и заполнить графу 4 данными приказа․
- Внесение записи․ Добавить запись в трудовую книжку сотрудника отдельной строкой․
- Проверка․ Убедиться, что запись соответствует требованиям Порядка и Инструкции․
- Архивирование․ Сохранить копию приказа и подтверждение внесения записи в личном деле сотрудника․
Как правильно оформить приказ о переименовании
Приказ должен содержать:
- Номер и дату;
- Полное наименование организации до и после переименования;
- Текст решения о переименовании;
- Подпись уполномоченного лица․
Пример формулировки:
Приказ № 123 от ООО «Старый» с переименовано в ООО «Новое»
Вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли в графе 4 указать только «Приказ» без номера и даты?
Ответ: Нет․ По требованиям инструкции в графе 4 необходимо указывать основание переименования, то есть номер и дату приказа (распоряжения) либо иное решение работодателя․
Вопрос: Что делать, если переименование произошло до входа сотрудника в должность?
Ответ: В этом случае в графе 3 указывается наименование организации на дату входа сотрудника, а в графе 4 указывается основание переименования, если оно уже произошло․
Правильное оформление записи о переименовании в трудовой книжке – важный элемент юридической чистоты документа․ Соблюдая требования Порядка и Инструкции, кадровые специалисты обеспечивают:
- соответствие законодательству;
- отсутствие расхождений при проверках;
- корректную информацию для расчётов и отчётности․
Тщательное соблюдение этих рекомендаций избавит компанию от возможных проблем при аудите и при оформлениитрудовых отношений в будущем․