Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и профессиональные достижения работника. Раздел «Сведения о награждениях» не менее важен, чем записи о работе, ведь он отражает признание заслуг сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о награждении грамотой, какие грамоты подлежат фиксации, и что делать в сложных ситуациях, например, если утерян приказ;
Какие поощрения и грамоты заносятся в трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству (статья 191 ТК РФ и пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку работника вносятся сведения о следующих видах поощрений:
- Государственные награды и почетные звания на основании официальных указов и решений.
- Почетные грамоты, звания, дипломы и значки, присваиваемые по инициативе работодателя (например, значок «Лучший строитель» или грамота «За многолетний добросовестный труд»).
- Иные виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или локальными актами организации.
А как же просто «грамота отдела»?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: делается ли запись в трудовой книжке о награждении грамотой, если она не почетная, а просто грамота отдела?
Ответ: Да, делается. Если работодатель (или его структурное подразделение от лица руководства) решил поощрить работника, такая запись имеет право на существование в трудовой книжке. Главное, чтобы это поощрение было официально оформлено.
Пошаговая инструкция: как заполнить сведения о награждении
Записи вносятся в раздел «Сведения о награждениях». Порядок заполнения граф строго регламентирован:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи. Нумерация идет нарастающим итогом в течение всего периода трудовой деятельности работника (без сквозной нумерации с разделом о работе).
- Графа 2: Указывается дата награждения (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: В виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под заголовком записывается, кем награжден работник, за какие конкретно достижения и какой наградой. Пример: «Вручена почетная грамота за успехи в инновационных разработках».
- Графа 4: Дается ссылка на приказ (распоряжение), на основании которого внесена запись — его наименование, дата и номер.
Что делать, если нет номера приказа?
На практике часто возникает ситуация: у работника на руках есть грамота, но на ней не указан номер приказа, и найти этот приказ в архивах организации не представляется возможным. Как сделать запись в трудовую книжку и что писать в графе 4?
Нормами действующего законодательства не установлен отдельный порядок внесения записи в трудовую книжку работника о вручении ему грамоты при отсутствии приказа. Кадровики решают эту проблему двумя путями:
- Вариант 1 (оптимальный): Издать приказ задним числом (если это согласовано с руководством) на основании имеющейся грамоты, и уже тогда внести запись, указав реквизиты этого нового приказа в графе 4.
- Вариант 2: Если приказ издать невозможно, в графе 4 можно сделать ссылку на сам документ-основание (грамоту), указав ее дату и номер (если он есть на бланке грамоты). Если номера нет, иногда оставляют графу пустой или пишут «Основание: Грамота от ДД.ММ.ГГГГ», однако стоит помнить, что инспекторы ГИТ могут сделать замечание за отсутствие реквизитов приказа.
Образец записи о награждении грамотой
Ниже представлен наглядный образец того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о награждении».
Пример заполнения (Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»)
Сведения о награждениях
- Графа 1 (№ записи): 1
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о награждении):
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
Награждена грамотой Отдела инноваций за успешную реализацию проекта «Бета». - Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и сведения о награждениях
С переходом на электронные трудовые книжки правила внесения поощрений не изменились по своей сути. Если работодатель решил наградить работника почетной грамотой или благодарственным письмом в 2026 году, он вправе внести эти сведения как в бумажную трудовую книжку (если сотрудник от нее не отказался), так и передать данные в СФР для формирования электронной трудовой книжки.
Также не стоит забывать, что информация о поощрении обязательно дублируется в личную карточку работника (форма Т-2).
Внесение записи о грамоте в трудовую книжку — это важный мотивационный фактор для сотрудника. Главное правило при заполнении — строго следовать нумерации, правильно указывать даты и всегда опираться на приказ. Даже если речь идет о грамоте структурного подразделения (отдела), она имеет законную силу для отражения в трудовой; А в случае утери приказа — проявлять кадровую смекалку, опираясь на имеющиеся документы-основания.