Внесение сведений о награждении почетной грамотой или иной похвальной грамотой в трудовую книжку, важная процедура, которая фиксирует профессиональные достижения работника. Неправильное оформление может привести к тому, что запись не будет иметь юридической силы. В этой статье разберем, какие грамоты подлежат внесению, как правильно оформить запись и что делать в спорных ситуациях (например, при отсутствии номера приказа). Информация актуальна на 2026 год и основана на последних разъяснениях Роструда и практики бухгалтерского учета.

Какие грамоты заносятся в трудовую книжку?

В раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки вносятся данные обо всех видах поощрений, исходящих от:

• Работодателя (организации, где трудится сотрудник) — приказы о поощрении, вручение грамот, благодарностей.
• Государственных органов, общественных организаций или сторонних структур (например, Министерство, Администрация города, профессиональный союз, отраслевая ассоциация).

Важно: Запись делается не на основании самой грамоты, а на основании официального документа (приказа, распоряжения), которым работник был награжден. Если грамота вручена без издания такого документа, формально основание для внесения записи отсутствует.

Порядок внесения записи о награждении: пошаговая инструкция

Согласно установленной форме трудовой книжки и разъяснениям, запись оформляется в следующем порядке:

Шаг 1: Подготовка документального основания

Необходим оригинал или заверенная копия приказа (распоряжения) о награждении. В нем должны быть четко указаны:

• Дата издания.
• Номер документа.
• ФИО награждаемого.
• Наименование награды (например, «Почетная грамота», «Благодарственная грамота»).
• Основание для награждения (за какие конкретные заслуги или достижения).

Шаг 2: Заполнение граф раздела «Сведения о награждении»

Запись делается на отдельной строке после всех записей об обучении и повышении квалификации. Нумерация в графе 1, сквозная, нарастающая в течение всего периода работы.

1. Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи (например, 1, 2, 3…).
2. Графа 2 (Дата документа): Указывается дата издания приказа о награждении.
3. Графа 3 (Сведения о награждении): Вносится полная информация:
   • Кем награжден: Полное наименование организации-наградителя (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»). Если награда от сторонней организации — ее полное название.
   • За что награжден: Краткое обоснование (например, «за многолетнюю безупречную работу», «за активное участие в конкурсе инновационных проектов»).
   • Какая награда: Точное название («Почетная грамота», «Благодарственная грамота отдела кадров»).

   Пример заполнения графы 3:
   Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
   За высокие профессиональные показатели и личный вклад в развитие компании
   Вручена Почетная грамота

4. Графа 4 (№ и дата документа): Указываются номер и дата того самого приказа (распоряжения), на основании которого вносится запись. Это ключевое требование.

Шаг 3: Подпись и печать

Запись заверяется подписью уполномоченного лица работодателя (обычно начальник отдела кадров или руководитель) и печатью организации.

Особые случаи и частые вопросы

Грамота от подразделения (отдела) без общего приказа

Если грамота выдана, например, руководителем отдела, и не оформлена общим приказом компании, запись в трудовую книжку не вноситься. Трудовой кодекс РФ и инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривают фиксацию таких локальных поощрений без соответствующего кадрового документа. Рекомендуется хранить такую грамоту в личном деле сотрудника.

Грамота без номера и даты приказа (или приказ утерян)

Это сложная ситуация. Базовое правило: запись вносится только на основании документа с реквизитами. Если приказ найти невозможно:

• Если награждение было на предыдущем месте работы, сотрудник должен предоставить заверенную копию того приказа (или грамоты с указанием номера и даты приказа) от прежнего работодателя. На основании этой копии текущий работодатель вносит запись, указывая в графе 4: «На основании копии приказа №… от … от [предыдущее наименование организации]».
• Если награждение было от сторонней организации и приказ отсутствует, запись внести нельзя. Необходимо обратиться к наградившей организации за выдачей дубликата приказа или справки с указанием номера и даты.

Запись без ссылки на приказ (с пустой графой 4) недопустима и считается неправильно оформленной.

Награждение, произошедшее много лет назад (например, в 1993 году)

Если в прошлом запись не была сделана, ее можно внести задним числом на основании имеющихся документов (заверенной копии старого приказа). В графе 2 указывается историческая дата награждения (дата приказа), а не текущая дата внесения записи. Номер записи в графе 1 определяется по общему порядку, как если бы запись была сделана в то время.

Образцы записей в трудовую книжку

Образец 1: Почетная грамота от текущего работодателя

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: ООО «ТехноПрогресс»
 За выдающиеся результаты в реализации проекта «Альфа»
 Вручена Почетная грамота
Графа 4: Приказ № 185-к от 
 

Образец 2: Грамота от внешней организации (на основании ее приказа)

Графа 1: 6
Графа 2: 
Графа 3: Администрация города Москвы
 За активное участие в городском конкурсе «Лучший проект года»
 Награжден Благодарственной грамотой
Графа 4: Распоряжение № 412-р от 
 

Образец 3: Задним числом (на основании копии приказа с прошлого места работы)

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: ЗАО «Старт»
 За многолетнюю плодотворную работу
 Вручена Почетная грамота
Графа 4: На основании копии приказа № 78 от ЗАО «Старт»
 

Ответственность и важные выводы

Правильное оформление записей о награждениях — обязанность работодателя. Несоблюдение требований может привести к тому, что факт награждения не будет подтвержден при проверках (например, при оформлении кредита, участия в конкурсах или при увольнении).

Ключевые правила, которые нужно помнить:

1. Основание, всегда приказ (распоряжение). Без него записи нет.
2. Графа 4 — обязательна для заполнения. Указывайте номер и дату документа-основания.
3. Графа 3, полное наименование наградителя и награды. Не пишите «Награжден грамотой» без уточнений.
4. Задним числом — только на основании документов. Не придумывайте даты.
5. Грамоты от отделов без общего приказа — не вносятся.

При возникновении сложных ситуаций (утерянные документы, споры о виде награды) следует консультироваться с кадровым специалистом или юристом, ориентируясь на действующее законодательство и разъяснения контролирующих органов, такие как Роструд.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных практик и разъяснений за 2025-2026 годы. Для получения официальной консультации по вашему случаю обращайтесь в государственные инспекции труда или к профессиональным кадровым консультантам.