С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России связаны важные изменения в порядке ведения трудовой документации. Работодатели обязаны правильно оформлять записи в бумажных трудовых книжках при переводе сотрудников на электронный формат. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно сделать такую запись, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.
Почему это важно?
Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Неправильно оформленная запись может привести к:
- Отказу в назначении пенсии;
- Проблемам при трудоустройстве в других организациях;
- Возможным судебным разбирательствам;
- Административной ответственности работодателя;
Правовая основа
Переход на электронные трудовые книжки регулируется:
- Статьей 66.1 Трудового кодекса РФ;
- Приказом Минтруда России от № 807н;
- Рекомендациями Роструда;
- Федеральным законом от № 439-ФЗ.
Порядок действий работодателя
Процесс перехода на электронную трудовую книжку включает несколько этапов:
Уведомление работников
Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности перехода на электронную трудовую книжку не менее чем за два месяца до введения изменений.
Получение заявлений от работников
Каждый работник должен подать письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Без такого заявления запись в трудовой книжке не вносится!
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича
(должность, Ф.И.О.)
Заявление
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде, начиная с даты моего трудоустройства в ООО «Ромашка».
Подпись / Дата
Внесение записи в трудовую книжку
После получения заявления работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.
Образец записи в трудовой книжке
Пример записи:
Сведения о трудовой деятельности предоставляются в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации в электронном виде.
Основание: Заявление Петрова Петра Петровича от
Важно! Запись должна быть:
- Четкой и разборчивой;
- Без сокращений, за исключением общепринятых;
- С указанием даты и основания;
- Подписана ответственным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи.
Что делать после внесения записи?
- Выдать работнику дубликат трудовой книжки на руки с внесенной записью;
- Сделать копию записи в журнале учета движения трудовых книжек;
- Обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
- Хранить бумажную трудовую книжку в архиве до востребования.
─ Запись была внесена в тот же день, когда получено заявление;
⎼ Работнику была выдана трудовая книжка на руки;
⎼ Сведения были направлены в ПФР в установленные сроки.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие заявления работника ⎼ запись не может быть внесена без письменного согласия;
- Неправильная формулировка ─ запись должна точно соответствовать требованиям законодательства;
- Отсутствие подписи и даты ⎼ делает запись недействительной;
- Несвоевременное внесение записи ─ может привести к путанице в стаже;
- Отсутствие выдачи трудовой книжки на руки ─ нарушает права работника.
Ответственность работодателя
За нарушение порядка ведения трудовых книжек или непредоставление сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность:
- Для должностных лиц ⎼ штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц ⎼ штраф от 30 000 до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о переходе на ЭТК всем работникам?
Да, если работник подал соответствующее заявление. Если заявление не подано, продолжает действовать бумажный формат.
Можно ли сделать запись задним числом?
Нет, запись должна быть внесена в день получения заявления. Задним числом вносить записи запрещено.
Что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК?
Если работник не подал заявление о предоставлении сведений в электронном виде, трудовая книжка продолжает вестись в бумажном формате.
Нужно ли переоформлять все трудовые книжки при переходе на ЭТК?
Нет, переоформление требуется только для новых записей. Существующие записи остаются в бумажном формате до их естественного заполнения.
Переход на электронные трудовые книжки ⎼ это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Правильное оформление записей в бумажных трудовых книжках при таком переходе обеспечивает:
- Соблюдение трудового законодательства;
- Сохранность данных о трудовом стаже;
- Права и интересы работников;
- Защиту от административной ответственности для работодателя.
Следуя приведенным рекомендациям и используя правильные формулировки, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректный переход на электронный формат ведения трудовых книжек.