Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), у многих сотрудников по-прежнему сохраняются бумажные бланки, которые требуют тщательного и грамотного ведения. Одной из самых частых кадровых операций, требующих внесения записей, является перевод сотрудника.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять раздел «Сведения о работе» при различных видах переводов, какие сроки соблюдать и на что обращать особое внимание.
Основные правила и сроки внесения записей
При заполнении трудовой книжки важно быть предельно внимательным: делать записи аккуратно, разборчивым почерком, не спешить, а еще лучше — перепроверить положения актуального законодательства и сделать пробную запись где-нибудь в черновике.
Главный нормативный акт, регулирующий этот процесс сегодня, Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от № 320н.
- Срок внесения записи: Запись о переводе на другую постоянную работу вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней с момента его издания (согласно п. 9 Порядка). В более ранних редакциях правил фигурировал недельный срок, однако актуальные нормы ориентируют нас именно на 5 рабочих дней.
- Основание для записи: Только приказ (распоряжение) о переводе. Никакие устные договоренности или служебные записки не могут быть базой для внесения записи.
- Нумерация: Запись вносится под следующим порядковым номером, продолжая сквозную нумерацию в графе 1 раздела «Сведения о работе».
Пошаговая инструкция заполнения раздела «Сведения о работе»
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки содержится 4 графы. Разберем, как заполнить каждую из них при переводе:
- Графа 1 (№ записи): Ставим порядковый номер записи (например, 12).
- Графа 2 (Дата): Указываем дату перевода арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ). Дата должна совпадать с датой начала перевода, указанной в приказе.
- Графа 3 (Сведения о переводе): Здесь вносится сама суть записи. Формулировка зависит от типа перевода (подробнее ниже). Обязательно указывается, куда и на какую должность переводится сотрудник.
- Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа (распоряжения) о переводе: наименование документа (приказ), дата и номер (например: Приказ от № 24-к).
Особенности записей в зависимости от вида перевода
Постоянный перевод на другую должность в том же подразделении
Если сотрудник меняет свою должность, но остается в том же отделе, в графе 3 делается запись:
«Переведен(а) на должность [название новой должности]».
Указывать название отдела в данном случае не обязательно, так как оно не изменилось.
Перевод в другой отдел (другое структурное подразделение)
Если меняется структурное подразделение, это обязательно отражается в записи. В графе 3 пишем:
«Переведен(а) в [название нового отдела] на должность [название должности]».
Если название должности не меняется, а меняется только отдел: «Переведен(а) в [название нового отдела] на должность [название должности]».
Временный перевод
Согласно законодательству, записи в трудовую книжку вносятся только о постоянных переводах. Временный перевод (например, для замещения временно отсутствующего работника, на срок до 1 года или до выхода основного сотрудника) не фиксируется в бумажной трудовой книжке.
Однако, если временный перевод по соглашению сторон становится постоянным, об этом необходимо внести запись. В графе 3 указывается: «Временный перевод на должность [название должности] стал постоянным с [дата]».
Перевод к другому работодателю (в другую организацию)
Этот процесс сложнее, так как он сопровождается увольнением у текущего работодателя и приемом на работу у нового. Здесь участвуют обе стороны:
- Прежний работодатель: Оформляет увольнение. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе (или с согласия работника) к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Новый работодатель: Оформляет прием. При приеме в порядке перевода в графе 3 обязательно указывается наименование прежнего работодателя. Запись выглядит так: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности] в порядке перевода из [полное наименование прежней организации]».
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки, а с 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам должны вести только ЭТК. Тем не менее, бумажные бланки все еще актуальны для тех, кто сохранил за собой право на их ведение. С 2023 года бумажные трудовые оформляются на новых бланках.
Важно помнить, что с 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР (ныне СФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. Это означает, что при любом переводе (как постоянном, так и временном, который стал постоянным) кадровик должен не только внести запись в бумажную книжку (если она ведется), но и отправить соответствующий отчет в фонд.
Частые ошибки и советы
- Отсутствие записей о кадровых перемещениях: Иногда кадровые специалисты забывают внести записи о переводах в другое подразделение или на другую должность. Это является нарушением и может привести к проблемам при подтверждении стажа или должностных обязанностей сотрудника в будущем.
- Неверные формулировки: Запись должна четко соответствовать формулировкам приказа и Трудового кодекса РФ.
- Исправления: Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено! Исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения новой, правильной записи.
Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке, это залог чистого трудового стажа и отсутствия проблем у работника при выходе на пенсию или трудоустройстве на новое место. Всегда опирайтесь на актуальный Порядок Минтруда № 320н, сверяйтесь с приказами и не забывайте о сроках внесения записей и сдачи отчетности СЗВ-ТД.