Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и профессиональный путь сотрудника․ Однако в ней отражаются не только сведения о работе и переводах, но и информация о достижениях работника․ Если работодатель принял решение о поощрении сотрудника (например, объявил благодарность или вручил грамоту), эту информацию обязательно нужно отразить в трудовой книжке в порядке, предусмотренном нормами трудового законодательства РФ․ Рассмотрим подробно, как это сделать правильно․
Нормативная база
Возможность и порядок внесения данных о поощрении в трудовую книжку строго регламентированы:
- Статья 191 Трудового кодекса РФ устанавливает, что добросовестно выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники имеют право на получение поощрения․ Поощрения могут быть как материальными (премия, ценный подарок), так и нематериальными (объявление благодарности, награждение почетной грамотой)․ Именно нематериальные поощрения подлежат внесению в трудовую книжку․
- Постановление Правительства РФ от № 320н (пункт 9) регламентирует сроки внесения записей․
Сроки внесения записи
Согласно действующим правилам, информацию о поощрении работника необходимо внести в его трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа (нормативного акта работодателя)․ На практике кадровики часто ориентируются на срок «не позднее недели», однако точное соблюдение 5-дневного срока исключает любые претензии со стороны проверяющих органов․
Какие сведения нужно заносить?
В разделе «Сведения о награждениях» трудовой книжки отражаются следующие виды поощрений:
- Объявление благодарности;
- Награждение почетной грамотой;
- Награждение ведомственными знаками отличия;
- Присвоение званий (например, «Лучший по профессии»);
- Другие виды поощрений, предусмотренные уставом организации, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка․
Важно: Выплаты и премии, которые являются частью системы оплаты труда (регулярные производственные премии), в раздел о награждениях не вносятся․ Минтруд РФ в своих разъяснениях (в т․ч․ в письме от № 14-1) подчеркивает, что в данный раздел вносятся только поощрения, не входящие в систему оплаты труда․
Пошаговая инструкция по внесению записи
Оформление записи о поощрении сотрудника требует аккуратности и соблюдения строгих правил:
Шаг 1․ Издание приказа
Основанием для внесения любой записи в трудовую книжку является приказ (распоряжение) работодателя․ Без этого документа вносить сведения о поощрении нельзя․
Шаг 2․ Внесение записи в раздел «Сведения о награждениях»
Если трудовая книжка бумажная, запись вносится в специальный раздел (вкладыш) «Сведения о награждениях»․ Оформление регулируется Инструкцией, утвержденной Постановлением Министерства труда РФ от № 69․
Порядок заполнения граф:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (нумерация в этом разделе сквозная и самостоятельная, она не зависит от нумерации в разделе «Сведения о работе»)․
- Графа 2 — указывается дата внесения записи в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
- Графа 3 — вписывается наименование работодателя (полное и сокращенное, если предусмотрено)․ Под названием работодателя указывается, кем и за что награжден сотрудник, а также вид поощрения․ Например: «Общество с ограниченной ответственностью „Ромашка“ (ООО „Ромашка“)․ Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм»․
- Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение), его дата и номер․ Например: «Приказ от № 45-к»․
Шаг 3․ Подписание и заверение
После внесения записи в бумажную трудовую книжку, она должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при наличии)․ Работник должен быть ознакомлен с внесенной записью под роспись в личной карточке или в книге учета движения трудовых книжек․
Что делать, если нет свободного места?
Если в разделе «Сведения о награждениях» бумажной трудовой книжки закончились свободные строки, оформляется вкладыш в трудовую книжку․ Вкладыш вшивается в трудовую книжку, и записи в нем продолжаются в том же порядке․ На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша․
Значение записи для работника
Может показаться, что запись о благодарности или грамоте — это лишь формальность․ Однако для сотрудника это имеет большое значение:
- Подтверждение опыта и профессионализма: при трудоустройстве на новое место работы записи о поощрениях характеризуют кандидата с лучшей стороны․
- Стаж для пенсии и соцвыплат: хотя сама благодарность не добавляет стажа, правильно оформленная трудовая книжка в целом является ключевым документом для подтверждения стажа для назначения пенсии или социальных выплат․
- Моральное удовлетворение: официальное признание заслуг повышает лояльность и мотивацию сотрудника․
Электронные трудовые книжки
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Сведения о поощрениях, которые вносятся в бумажную трудовую книжку, работодатель также обязан передавать в Пенсионный фонд РФ (сейчас — Социальный фонд России) в рамках отчетности по форме ЕФС-1․ Таким образом, информация о награждениях будет продублирована и в электронном формате․
Краткие итоги
Внесение записи о поощрении — это не только право, но и обязанность работодателя; Главное — помнить ключевые правила:
- Основанием всегда служит приказ․
- Срок внесения — не позднее 5 рабочих дней․
- Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях»․
- Регулярные премии за работу вносить в этот раздел не нужно․
Соблюдение этих простых требований позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и обеспечит работнику достойное отражение его профессиональных заслуг․