В современной российской практике трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих профессиональный путь работника. Среди важнейших сведений, которые в неё вносятся, — данные о награждениях, включая присвоение почетных званий. Особенно актуален вопрос о том, как правильно оформить запись о присвоении почетного звания, если оно было получено в прошлом, но не было занесено в трудовую книжку вовремя. В этой статье мы подробно разберём порядок внесения таких записей, требования законодательства, образцы оформления и типичные ошибки.
Что считается почетным званием для внесения в трудовую книжку?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции от 2021 года), в трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрений:
- Государственные награды РФ (ордена, медали, почетные звания РФ);
- Награды, присваиваемые работодателем за заслуги в деятельности организации: почетные грамоты, дипломы, значки, благодарности;
- Почетные звания, присвоенные профессиональными сообществами, отраслевыми объединениями, если они официально закреплены локальными актами организации;
- Награды, предусмотренные коллективным договором или внутренними регламентами компании (например, «Лучший сотрудник года», «Почетный работник отрасли»).
Важно! Присвоение почетного звания должно быть оформлено официальным документом: приказом, решением совета, грамотой с печатью и подписью уполномоченного лица. Устные поощрения или неофициальные благодарности в трудовую книжку не вносятся.
Какие почетные звания вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся только те почетные звания, которые:
- Присвоены в рамках трудовой деятельности;
- Подтверждены официальным документом;
- Связаны с профессиональными достижениями (не являются общественными или спортивными).
Примеры почетных званий, которые вносятся:
- «Почетный работник нефтяной и газовой промышленности»;
- «Заслуженный работник здравоохранения РФ»;
- «Почетный строитель России»;
- «Лучший инженер года» (если присвоено по решению компании и закреплено приказом);
- «Почетный работник образования»;
- «Ветеран труда» (если присвоено в рамках трудовой деятельности и подтверждено документально).
Не вносятся: звания, присвоенные за общественную деятельность (например, «Почетный волонтёр»), спортивные звания, звания, присвоенные иностранными организациями без признания в РФ, если они не связаны с трудовой деятельностью в данной организации.
Как правильно внести запись о присвоении почетного звания?
Запись в трудовую книжку о присвоении почетного звания вносится в раздел «Сведения о награждении» по строгому алгоритму, установленному Приказом Минтруда России от № 320н.
Структура записи (4 графы):
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (нумерация — нарастающая итогом за весь период работы). |
| 2 | Дата присвоения почетного звания (день, месяц, год — по документу). |
| 3 | Кем присвоено звание, какое звание и за какие достижения. |
| 4 | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ, решение, постановление). |
Образец записи:
Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Присвоено почетное звание «Почетный работник нефтяной и газовой промышленности» за многолетний добросовестный труд и вклад в развитие отрасли
Графа 4: Приказ Министерства энергетики РФ от № 145-п
Важно! Если звание присвоено работодателем (например, директором компании), то в графе 3 указывается: «Присвоено почетное звание „Почетный работник компании «Газпромнефть-Сибирь“ за выдающиеся достижения в области автоматизации производственных процессов»».
Как внести запись, если почетное звание было присвоено в прошлом (например, в 1993 году)?
Да, запись может быть внесена и спустя десятилетия, при наличии подтверждающих документов. Это регламентировано Правилами ведения трудовых книжек и подтверждено практикой Роструда.
Алгоритм действий:
- Работник обращается к работодателю с заявлением о внесении записи о присвоении почетного звания.
- Предоставляет копию документа, подтверждающего присвоение звания (например, копию приказа, грамоты, удостоверения).
- Если документ выдан на предыдущем месте работы — копия должна быть заверена печатью и подписью того же работодателя (или архивом, если организация ликвидирована).
- Работодатель на основании представленных документов издаёт новый приказ о внесении записи в трудовую книжку;
- Запись вносится в трудовую книжку в соответствии с установленным порядком (с указанием даты присвоения звания, а не даты внесения записи).
Пример: Работник получил звание «Почетный работник машиностроения» в 1993 году, но запись не была сделана. В 2025 году он предоставил копию приказа № 88 от , заверенную архивом бывшего предприятия. Работодатель издал приказ № 45 от о внесении записи, и в трудовую книжку внесена запись с датой .
Что делать, если документ утерян?
- Обратиться в архив бывшего места работы.
- Запросить выписку из архива через МФЦ или портал госуслуг.
- Если организация ликвидирована — обратиться в территориальный архив по месту её нахождения.
- В случае невозможности восстановления документа — запись вносится не может. Исключение — если есть другие официальные подтверждения (например, публикация в газете, выписка из протокола награждения, заверенные копии).
Нужно ли заверять запись о награждении?
Да, обязательно. Запись в трудовую книжку о присвоении почетного звания должна быть:
- Сделана чернилами чёрного цвета (или печатным способом);
- Подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем);
- Заверена печатью организации (если она используется).
Если в организации печать не применяется, достаточно подписи руководителя и печати кадровой службы (если есть).
Частые ошибки при внесении записей
- Указание даты внесения записи вместо даты присвоения звания. — Нельзя! В графе 2 указывается дата, когда звание было официально присвоено, а не когда его внесли в книжку.
- Неполное наименование звания. — Нельзя писать «Почетный работник» — нужно полное название: «Почетный работник нефтяной и газовой промышленности».
- Отсутствие ссылки на документ в графе 4. — Без указания приказа запись считается недействительной.
- Использование карандаша, красного цвета или корректора., Это недопустимо. Любые исправления в трудовой книжке должны производиться только по установленной процедуре с аннулированием ошибочной записи.
- Внесение премий и подарков. — Денежные премии, ценные подарки, благодарности без официального статуса — в трудовую книжку не вносятся.
Запись о присвоении почетного звания в трудовой книжке — это не просто формальность. Это:
- Подтверждение профессионального уровня работника;
- Фактор повышения конкурентоспособности при трудоустройстве;
- Основание для назначения надбавок, премий, льгот;
- Документ, учитываемый при оформлении пенсии и присвоении звания «Ветеран труда»;
- История профессионального роста, которая может быть востребована в будущем.
Важно помнить: даже если почетное звание было присвоено 30 лет назад — его можно и нужно внести в трудовую книжку при наличии подтверждающих документов. Работодатель обязан это сделать, если работник предоставил все необходимые бумаги.
Если вы — работник, не забудьте сохранять копии всех наградных документов. Если вы — кадровик — всегда проверяйте полноту и точность записей. Трудовая книжка — это не просто бланк, это биография профессионала.
Информация актуальна на 21 мая 2026 года. Основано на Правилах ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ), Приказе Минтруда РФ № 320н от и разъяснениях Роструда.