Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и должностные обязанности работника. Внесение записи о смене должности является обязательным действием работодателя и должно быть выполнено в соответствии с законодательством РФ.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это личный трудовой документ, содержащий сведения о трудовом стаже, должностях, квалификациях, наградах и дисциплинарных взысканиях. Она оформляется в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 1 от г. Минтруда РФ).
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 81–87).
- Порядок № 1 от г. Минтруда РФ – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от г. № 1510 – «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Пункт 25 Порядка № 1: «Внесению в трудовую книжку подлежит ряд сведений о награждении за трудовые заслуги и др.»
Когда нужно вносить запись о смене должности?
Запись о смене должности вносится:
- В момент фактической смены должности (с даты начала работы на новой должности).
- Не позднее 10 календарных дней с даты начала работы на новой должности.
- Если смена должности произошла в результате перевода, повышения, по инициативе работодателя или работника.
Как вносить запись о смене должности?
- Подготовка:
- Получить от работника письменное согласие на внесение записи (если требуется).
- Подготовить копию приказа о переводе/повышении/смене должности.
- Убедиться, что страница трудовой книжки свободна (если нет свободных страниц – оформить дополнительную).
- Заполнение страницы:
- В верхней части страницы указывается дата внесения.
- В центральной части – сведения о смене должности.
- В нижней части – подпись работодателя и печать организации.
- Проверка: убедиться, что запись соответствует приказу и фактической дате начала работы на новой должности.
- Сохранение: хранить трудовую книжку в соответствии с Порядком № 1.
Что именно писать в записи?
Запись должна содержать:
- Дата начала работы на новой должности.
- Наименование новой должности.
- Краткое описание обязанностей (необязательно, но рекомендуется).
- Сведения о предыдущей должности (если необходимо).
Пример записи:
г. – Сменил должность с менеджера по продажам на директора по развитию бизнеса в ООО «РосТорг».
Как вносить запись для удаленного работника?
Для дистанционных работников правила не меняются. Внесение записи осуществляется работодателем в соответствии с общими правилами. При этом:
- Работник должен предоставить письменное согласие на внесение записи.
- Запись вносится в трудовую книжку работодателя (если работник не имеет собственной трудовой книжки, оформляется в электронной форме).
- При необходимости – оформить копию записи для работника.
Что делать, если запись пропущена?
Если запись о смене должности не внесена в течение 10 дней, работодатель обязан:
- Внести запись в течение 5 дней после обнаружения пропуска.
- Пояснить причину задержки в письменном виде.
- При необходимости – оформить дополнительную страницу трудовой книжки.
Как проверить правильность записи?
- Сравнить дату начала работы на новой должности в записи с датой, указанной в приказе.
- Проверить, что название должности соответствует должностной инструкции.
- Убедиться, что подпись работодателя и печать находятся в правильном месте.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись о смене должности в конце года? – Да, но запись должна быть внесена в течение 10 дней с даты начала работы на новой должности, независимо от календарного года.
- Что делать, если работник получил повышение, но не сменил должность? – Внесение записи о повышении производится отдельно, но при этом сохраняется запись о смене должности, если она произошла.
- Нужно ли вносить запись о награждении при смене должности? – Да, согласно пункту 25 Порядка № 1, сведения о награждении также вносятся в трудовую книжку.
Внесение записи о смене должности в трудовую книжку – это важный юридический акт, подтверждающий фактическое изменение трудовых обязанностей работника. Соблюдение сроков и правильное оформление записи обеспечивают защиту прав как работодателя, так и работника, а также упрощают проверку трудового стажа при дальнейшем трудоустройстве.
Помните: точность, своевременность и соблюдение всех требований законодательства – ключ к успешному ведению трудовой книжки.