Смерть работника, это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива и родственников, но и строгого соблюдения законодательных норм при оформлении документации. Одним из ключевых документов, в который необходимо внести соответствующие изменения, является трудовая книжка. В данной статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о смерти сотрудника, какие документы для этого нужны и что делать с самой книжкой после внесения записи.
Нормативно-правовая база
Процедура прекращения трудового договора и внесения записей в трудовую книжку в связи со смертью работника регулируется следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 83, п. 6 ч. 1) — указывает на смерть работника как основание для прекращения трудового договора.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Важно помнить: трудовой договор прекращается автоматически в момент смерти работника. Издавать приказ о расторжении договора задним числом или в дату обращения родственников не нужно — датой прекращения отношений является дата смерти, указанная в свидетельстве.
Необходимые документы
Прежде чем вносить запись в трудовую книжку, работодатель должен получить от родственников умершего или из органов ЗАГС один из следующих документов (оригинал или заверенную копию):
- Свидетельство о смерти (основной документ).
- Решение суда о признании работника умершим или об объявлении его умершим (если человек пропал без вести).
Без наличия этих документов внесение записи в трудовую книжку недопустимо.
Алгоритм действий работодателя
Процесс оформления состоит из нескольких этапов:
- Получение документа, подтверждающего смерть (свидетельство или решение суда).
- Издание приказа о прекращении трудового договора. В приказе указывается основание: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. С приказом знакомить некого, поэтому в графе «С приказом ознакомлен» делается отметка: «Ознакомить невозможно в связи со смертью работника».
- Внесение записи в трудовую книжку в разделе «Сведения о работе».
- Регистрация записи в журнале учета движения трудовых книжек.
- Выдача трудовой книжки наследникам умершего по их требованию под роспись в личной карточке и книге учета.
Образец записи в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть аккуратной, без сокращений (кроме общепринятых) и помарок. Ниже приведен правильный образец заполнения граф:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к | |
| Свидетельство о смерти серии АБ № 123456 от |
Важные нюансы заполнения:
- В графе «Дата» указывается дата издания приказа о прекращении трудового договора (обычно это дата получения работодателем свидетельства о смерти или дата составления акта, но не ранее даты смерти).
- Формулировка причины увольнения должна звучать дословно: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника».
- Ссылка на закон обязательна: «пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В последней графе указываются реквизиты приказа и реквизиты документа-основания (свидетельства о смерти).
Что делать с трудовой книжкой после записи?
После внесения записи трудовая книжка не хранится в архиве предприятия бессрочно. Она должна быть выдана на руки:
- Одному из родственников умершего (супругу, детям, родителям).
- Лицу, указанному в завещании или доверенности.
При выдаче работодатель обязан взять с получателя расписку о том, что трудовая книжка им получена. Эта расписка подшивается в личное дело сотрудника или хранится в журнале выдачи документов. Если в течение 3 лет (срок хранения документов по личному составу) трудовая книжка не востребована, она передается в архивное учреждение по месту нахождения организации.
Частые ошибки при оформлении
Во избежание проблем с проверками и наследниками, избегайте следующих ошибок:
- Неверная формулировка. Нельзя писать «уволен в связи со смертью». Правильно: «Трудовой договор прекращен». Смерть — это событие, а не действие работодателя по увольнению.
- Отсутствие ссылки на статью закона или указание неверного пункта.
- Внесение записи без оригинала или заверенной копии свидетельства о смерти.
- Попытка внести исправления с помощью зачеркиваний. Любая ошибка в трудовой книжке умершего сотрудника может создать сложности для его родных при оформлении пенсий и пособий. Если ошибка допущена, она исправляется по общим правилам (новая запись с указанием, какая запись считается недействительной), но делать это должен текущий работодатель или архив, где хранится книжка.
Оформление записи о смерти сотрудника в трудовой книжке — это финальный этап трудовых отношений, требующий особой внимательности и тактичности. Правильно оформленные документы помогут родственникам умершего своевременно получить положенные выплаты и избежать бюрократических проволочек. Помните, что в основе всех действий лежит Свидетельство о смерти и нормы ст. 83 ТК РФ.
Данная статья носит информационный характер. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров.