Сокращение штата – один из самых сложных процессов в управлении персоналом․ Помимо юридических формальностей, работодателю необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке сотрудника․ Неправильная запись может привести к конфликтам с работником, штрафам и даже судебным разбирательствам․ В этой статье мы разберём пошагово, как правильно внести запись о сокращении, на что обратить внимание и какие ошибки стоит избегать․
Юридические основы
- Сокращение численности или штата работников регулируется статьей 81 Трудового кодекса Российской Федерации (пункт 2, часть 1)․
- В соответствии с Нормативно‑правовым актом «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (2022) работодателю необходимо:
- Указать причину увольнения в полном виде (без сокращений)․
- Внести в трудовую книжку дату увольнения, а также номер и дату приказа о сокращении․
Что должно быть в записи
Запись в трудовой книжке состоит из четырёх графов․ Ниже приведён шаблон, который следует соблюдать:
- Графа 1 – Порядковый номер записи (проставляется автоматически в порядке поступления записей)․
- Графа 2 – Дата увольнения (дата фактического прекращения трудового договора)․
- Графа 3 – Причина увольнения (полная формулировка без сокращений)․
- Графа 4 – Наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение и пр․, дата и номер)․
Пример заполнения:
12
Уволен в связи с сокращением численности работников
Приказ № 45 от о сокращении штата
Пошаговый процесс оформления
Шаг 1․ Подготовка документов
- Приказ о сокращении штата (или распоряжение) – основной документ, подтверждающий решение․
- Личная карточка сотрудника (форма Т‑2) – в ней фиксируется дата увольнения и подпись работника․
- Список сокращаемых должностей – для внутреннего контроля․
Шаг 2․ Внесение записи в трудовую книжку
- Отдел кадров открывает свободный лист в трудовой книжке․
- Заполняет графу 1 – порядковый номер (следует за предыдущей записью)․
- В графу 2 вводит дату увольнения (дата, когда договор действительно прекращается)․
- В графу 3 пишет полную причину: «Уволен в связи с сокращением численности работников»․
- В графу 4 указывает наименование документа: «Приказ № 45 от »․
- Проверяет, чтобы в записи не было сокращений: «пр;», «расп․», «пер․» и т․п․
- Подписывает запись и ставит печать отдела кадров․
Шаг 3․ Подтверждение работником
- Работник получает копию записи и подписывает личную карточку (форма Т‑2)․
- Проверяет, что дата и причина совпадают с фактической ситуацией․
- Сохраняет копию для личных документов․
Что делать, если запись сделана неверно
Неправильная запись в трудовой книжке – серьёзная ошибка․ Однако её можно исправить:
- Составляется письменное заявление работника о необходимости исправления․
- Отдел кадров оформляет письмо о внесении исправления (с указанием правильной даты, причины и номера приказа)․
- Запись в трудовой книжке меняется: в графе 3 указывается «Исправлено: причина увольнения»․
- В конце записи добавляется пояснительная записка с датой и подписью ответственного лица․
Частые ошибки и как их избежать
- Использование сокращений («пр․», «расп․», «пер․»)․ Нельзя․
- Неправильная дата увольнения (дата подписания приказа вместо фактической даты прекращения договора)․
- Отсутствие номера и даты приказа в графе 4․
- Запись «Уволен по инициативе работодателя» без уточнения причины сокращения․
- Неучёт факта, что работник может отказаться от сокращения (если это предусмотрено договором)․
Практический пример
Предположим, компания «РосТех» решила сократить 10 сотрудников из 50․ Приказ № 78 от о сокращении штата подписан․ Сотрудник Иванов Иван Иванович получает дату увольнения ․
Запись в трудовой книжке:
15
Уволен в связи с сокращением численности работников
Приказ № 78 от о сокращении штата
После подписания работником и печати отдела кадров запись считается законной․
Правильная запись в трудовой книжке при сокращении – залог соблюдения законодательства и избежания конфликтов․ Следуйте приведённому шаблону, проверяйте все данные, избегайте сокращений и обязательно фиксируйте дату увольнения и номер приказа․ При возникновении ошибок оперативно исправляйте запись, чтобы не нарушать права работника и не подвергать компанию риску․
Удачной работы с кадровыми документами!