Внешнее совместительство – это работа по дополнительному трудовому договору у работодателя, который не является основным местом работы сотрудника. Несмотря на то, что трудовое законодательство не обязывает вести отдельную трудовую книжку для совместителя, сведения о такой работе могут быть внесены в основную трудовую книжку по желанию работника. Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить такую запись.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 284 (внешнее совместительство), ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
• Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс (например, письмо от г. о записи по совместительству).

Важно: запись о работе по внешнему совместительству вносится только по заявлению работника и только в трудовую книжку по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Кто и когда может внести запись

• Кто: кадровая служба (или уполномоченное лицо) организации, где работник состоит на основном месте работы.
• Когда: после получения от работника письменного заявления о желании внести сведения о внешнем совместительстве и после предоставления им подтверждающих документов (трудового договора, выписки из приказа о приёме на совместительство, справки от внешнего работодателя и т.п.).
• Запись делается в момент оформления заявления или в ближайший рабочий день после получения всех необходимых документов.

Необходимые документы

1. Заявление работника о внесении записи о работе по внешнему совместительству (в свободной форме, но с указанием ФИО, должности, периода работы, реквизитов внешнего работодателя).
2. Копия трудового договора о внешнем совместительстве (или выписка из него).
3. Справка или выписка из приказа внешнего работодателя о приёме на работу (включая дату начала и окончания совместительства, если известно).
4. Копия трудовой книжки работника (для сверки данных о основном месте работы).
5. При необходимости – выписка из личной карточкиForm T-2 или иной учётной формы, подтверждающей период работы.

Все документы должны быть заверены подписью и печатью внешнего работодателя (если требуется внутренним регламентом компании).

Пошаговая процедура внесения записи

1. Получение заявления от работника и проверка его корректности (ФИО, период работы, реквизиты внешнего работодателя).
2. Проверка предоставленных документов на подлинность и соответствие заявленным данным.
3. Определение места записи – в трудовой книжке по основному месту работы, в разделе «Сведения о работе» (обычно после последней записи о основном месте).
4. Формулировка записи в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек (см. пример ниже).
5. Внесение записи в трудовую книжку: аккуратно, разборчивым почерком, чёрной или синей пастой, без исправлений. При необходимости – ставится подпись ответственного лица и печать организации.
6. Подтверждение получения – выдача работнику справки о внесении записи (по запросу) и фиксация факта в личном деле сотрудника.
7. Архивирование копий предоставленных документов в личном деле работника (срок хранения – 50 лет).

Пример формулировки записи

Запись оформляется в соответствии с п. 2.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

г. – принят на работу по внешнему совместительству в ООО «МедТех» (ИНН 7701234567, КПП 770101001) на должность врач‑сосудистый хирург (согласно трудовому договору № 12/2025 от г.).

Если работа по совместительству завершена, добавляется запись об увольнении:

г. – уволен с работы по внешнему совместительству в ООО «МедТех» по собственному желанию (согласно приказу № 45 от г.).

Важно соблюдать хронологический порядок: сначала запись о приёме, затем – о увольнении (если известно).

Особенности при отсутствии основного места работы

Если работник не имеет основного места работы (например, он работает только по совместительству у нескольких работодателей), то:

• Трудовая книжка ведётся у одного из работодателей по соглашению сторон (обычно у того, с кем заключён первый трудовой договор).
• Записи о всех совместительских позициях вносятся в эту же трудовую книжку по заявлению работника.
• В случае, если у работника вообще нет трудовой книжки, её необходимо завести у выбранного основного работодателя (ст. 66 ТК РФ).

Ответственность за нарушение порядка ведения записей

• Неправомерный отказ во внесении записи по заявлению работника может быть признан нарушением ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) и повлечь штраф для должностного лица от 1 000 до 5 000 руб. или для организации от 30 000 до 50 000 руб.
• Внесение заведомо ложных сведений – нарушение ст. 17.14 КоАП РФ (заведомо ложные сведения в документах), штраф от 2 000 до 5 000 руб. для должностного лица.
• При возникновении спора работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить трудовую книжку и компенсировать ущерб.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о внешнем совместительстве без заявления работника?

Нет. Запись делается исключительно по письменному заявлению сотрудника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Нужно ли заверять копию трудового договора внешнего совместителя печатью внешнего работодателя?

Это зависит от внутренних правил организации‑работодателя. На практике достаточно заверенной копии, но наличие печати повышает надёжность документа.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку, а запись о совместительству уже внесена?

Следует выдать дубликат трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) и внести в него все существующие записи, включая те, что были сделаны ранее по совместительству.

Можно ли вести электронную трудовую книжку и вносить туда записи о совместительстве?

Да, с 2021 г. допускается ведение электронных трудовых книжек (ЕТК). Запись о внешнем совместительстве вносится в ЕТК по тем же правилам, что и в бумажную.

Внесение записи о работе внешнего совместителя в трудовую книжку – это процедура, регулируемая трудовым законодательством и требующая чёткого соблюдения порядка:

1. Получить письменное заявление работника.
2. Проверить представленные документы.
3. Сформировать запись согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.
4. Внести запись в трудовую книжку по основному месту работы, заверив её подписью и печатью.
5. Архивировать подтверждающие документы и обеспечить возможность получения справки работником.

Соблюдение этих шагов гарантирует законность оформления трудовой деятельности, защищает права работника на подтверждение стажа и избавляет работодателя от возможных штрафов и споров.

Помните: основное условие – согласие сотрудника. Без его заявления запись о внешнем совместительстве в трудовую книжку не вносится.