Увольнение сотрудника — это ответственный процесс, который требует от кадровика или бухгалтера максимального внимания к деталям. Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Поэтому любая ошибка или неточность в записях может привести к серьезным проблемам для сотрудника в будущем, а для работодателя — к штрафам и судебным спорам;

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку по правилам 2026 года, какие формулировки использовать и на что обратить особое внимание.

Общие правила и ответственность

Ответственность за правильное оформление и заполнение трудовой книжки при любых кадровых изменениях, включая увольнение, полностью лежит на работодателе. Записи должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) или иного федерального закона. Также они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

Пошаговый порядок внесения записи об увольнении

Согласно действующему законодательству (Раздел 5 Инструкции и Порядок № 320н), запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 10).
2. Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
3. Графа 3: вносится сама причина увольнения. Формулировка должна быть четкой и ссылаться на норму закона. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При этом слово «Уволен» (или «Трудовой договор расторгнут» / «прекращен») обязательно пишется с новой строки после наименования организации.
4. Графа 4: указываются реквизиты документа, на основании которого уволен сотрудник — приказ (распоряжение) работодателя, его дата и порядковый номер (например, «Приказ от № 45-к»).

Формулировки записей: частые случаи и нюансы

Одна из самых распространенных ошибок — неправильная формулировка причины увольнения. Рассмотрим типичные ситуации.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Из названия статьи 80 ТК РФ следует, что «увольнение по инициативе работника» и «по собственному желанию» — это одно и то же. Инструкция рекомендует делать следующую запись:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: ссылка должна идти именно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, а не на саму статью 80. Статья 80 лишь раскрывает механизм увольнения по собственному желанию, а основанием является п. 3 ч. 1 ст. 77.

Увольнение по соглашению сторон

Если трудовой договор расторгнут по обоюдному согласию, порядок заполнения трудовой книжки будет аналогичен. В графе 3 необходимо указать:

«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Увольнение по сокращению штата

При сокращении численности или штата работников организации запись формулируется так:

«Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Важные изменения: нужно ли заверять подписью работника?

Многие кадровики по привычине продолжают требовать от работника подпись в трудовой книжке рядом с записью об увольнении. Однако согласно актуальным правилам (п. 36 Порядка № 320н), запись об увольнении по собственному желанию или иным причинам заверять подписью самого работника больше не нужно. Под записью об увольнении ставится только подпись работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печать (при наличии).

Сроки выдачи трудовой книжки

Это критически важный момент. Работодатель обязан выдать работнику заполненную трудовую книжку в день увольнения — это последний день работы такого сотрудника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). Задержка выдачи трудовой книжки может привести к обязанности работодателя возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности

С введением электронных трудовых книжек процедура увольнения претерпела изменения для тех сотрудников, которые выбрали ЭТК или изначально перешли на цифровой формат.

• Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки (ведет ее параллельно с электронной), работодатель обязан внести запись об увольнении как в бумажный бланк, так и подать сведения в электронном виде.
• Если сотрудник перешел на ЭТК, записи в бумажную трудовую книжку не вносятся. Вместо этого работодатель подает сведения о трудовой деятельности путем подачи специальной отчетной формы — ЕФС-1 (ранее форма СЗВ-ТД).
• Срок на подачу ЕФС-1 при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Если увольнение происходит по причинам, указанным в ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, подается только отчет ЕФС-1, а в бумажную трудовую записи не вносятся.

Шпаргалка для кадровика: чек-лист при увольнении

1. Издать приказ об увольнении и ознакомить с ним сотрудника под подпись.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если сотрудник от нее не отказался) в точном соответствии с ТК РФ.
3. Убедиться, что в графе 4 указаны верные дата и номер приказа.
4. Не требовать подпись увольняемого работника под записью в трудовой книжке (по новым правилам).
5. Заверить запись своей подписью и печатью организации (при наличии).
6. Выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику строго в день увольнения.
7. Своевременно (на следующий рабочий день) подать форму ЕФС-1 в Социальный фонд для ведения электронной трудовой книжки.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении, это залог спокойствия как самого работника, так и работодателя. Главное — использовать формулировки, строго соответствующие Трудовому кодексу, не забывать про новые правила отмены подписи сотрудника и соблюдать жесткие сроки выдачи документа и подачи электронной отчетности. Внимательность к деталям и следование актуальным инструкциям поможет избежать ошибок и возможных штрафов.