Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Любая неточность или ошибка в ней может привести к серьезным проблемам для сотрудника при оформлении пенсии или на новом месте работы. Именно поэтому оформление записи об увольнении требует максимального внимания и строгого соблюдения нормативных актов.
В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно внести запись‚ рассмотрим образцы для разных оснований увольнения и выясним‚ какие правила действуют в 2023–2024 годах с учетом возможности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК).
Нормативная база
При внесении записей в бумажную трудовую книжку необходимо руководствоваться двумя основными документами:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69).
Общие правила внесения записи об увольнении
Прежде чем смотреть на образец‚ важно запомнить базовые принципы заполнения:
- Нумерация: запись об увольнении идет под следующим порядковым номером после последней записи о приеме на работу или переводе.
- Формулировка: в графе 3 причина увольнения должна строго совпадать с формулировкой Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Сокращения не допускаются.
- Основание: в графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя: наименование документа‚ дата и номер.
- Подписи и печать: после внесения записи работник кадровой службы ставит свою подпись с расшифровкой‚ подпись ставит и сам увольняемый сотрудник. Заверяется запись печатью организации (при наличии).
Пошаговый образец заполнения
Рассмотрим стандартную схему заполнения граф на развороте раздела «Сведения о работе».
Пример: увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме/увольнении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 11 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Важные нюансы формулировок
- Слова «Трудовой договор расторгнут» или «Трудовой договор прекращен» равнозначны. Выбор зависит от формулировки в ТК РФ для конкретного основания (например‚ при истечении срока договора пишется «прекращен»‚ а при увольнении по собственному — «расторгнут»).
- Ссылка на часть‚ пункт и статью ТК РФ должна быть точной. Недопустимо писать просто «ст. 77».
Образцы записей для разных оснований увольнения
Ниже приведены правильные формулировки для графы 3 в зависимости от причины увольнения:
Увольнение по соглашению сторон
«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
«Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
«Трудовой договор расторгнут за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул‚ подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в связи с ликвидацией организации
«Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации‚ пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Заверение записей при увольнении
Согласно обновленным Правилам (с 2020 года)‚ при увольнении работника все записи‚ внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ заверяются:
- Подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (с расшифровкой: Иванов И.И.).
- Печатью работодателя (при ее наличии). Обратите внимание: если у организации нет печати‚ она не ставится‚ это не является нарушением.
- Подписью самого работника. Важно: подпись работника должна быть именно в графе 3 (или на следующей строке после текста записи)‚ а не в графе с подписью кадровика. Если работник отказывается подписать‚ об этом составляется акт.
Что делать‚ если допущена ошибка?
Использовать корректор (штрих) в трудовой книжке категорически запрещено. Если ошибка обнаружена в момент увольнения:
- Не зачеркивая неверную запись‚ ниже вносится запись под следующим порядковым номером.
- Пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Затем сразу под этой записью вносится правильная формулировка увольнения.
- В графе 4 снова указываются реквизиты того же приказа об увольнении.
Если ошибка обнаружена уже после увольнения сотрудника (на новом месте работы)‚ исправление вносит работодатель‚ допустивший ошибку‚ на основании официального заявления бывшего сотрудника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года сотрудники имеют право перейти на электронную трудовую книжку. Однако это не отменяет необходимости правильного оформления бумажного документа:
- Если сотрудник подал заявление о ведении ЭТК и отказался от бумажной‚ работодатель при увольнении просто выдает ему бумажную трудовую на руки‚ внося последнюю запись об увольнении и делая отметку о подаче заявления.
- Если сотрудник сохранил бумажную трудовую‚ записи продолжают вестись одновременно в двух форматах (и в бумажной‚ и отправляются отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд).
Оформление записи об увольнении — процедура‚ не терпящая самодеятельности. Кадровику необходимо строго следовать формулировкам Трудового кодекса‚ сверять даты с приказом и не забывать о правильном заверении подписями и печатью. Грамотно заполненная трудовая книжка — это залог спокойствия как работника‚ так и работодателя при возможных проверках.