Внесение записи об увольнении в трудовую книжку — это критически важный этап завершения трудовых отношений. От правильности оформления этого документа зависит будущий стаж работника, размер пенсии и возможность трудоустройства в новые организации. Ошибки в записях могут привести к юридическим спорам и необходимости обращения в суд.

В данной статье мы подробно разберем, как, когда и на каком основании вносится запись об увольнении, опираясь на актуальные нормы законодательства.

Когда вносится запись?

Самое главное правило: запись об увольнении вносится в трудовую книжку строго в день увольнения работника.

Согласно трудовому законодательству, днем увольнения считается последний день работы сотрудника. Именно этой датой должна быть помечена запись в графе 2 раздела «Сведения о работе». Нельзя вносить запись заранее или задним числом (например, датировать ее днем подачи заявления), если фактический последний день работы пришелся на другую дату.

Основания для увольнения и формулировки

В графе 3 трудовой книжки («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении») должна содержаться четкая формулировка причины прекращения трудового договора. Запись должна включать отметку о прекращении трудовой деятельности и ссылку на конкретный пункт статьи Трудового кодекса РФ.

Наиболее распространенные варианты формулировок:

• Увольнение по собственному желанию:

В этом случае вносится запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно: Для этого работник должен предупредить работодателя письменно не менее чем за 2 недели (в общем случае) до предполагаемой даты ухода.

• Увольнение по соглашению сторон:

Формулировка: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• Увольнение в связи с истечением срока трудового договора:

Формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• Увольнение по инициативе работодателя:

Здесь формулировка зависит от конкретного основания (сокращение штата, нарушение дисциплины и т.д.) и должна строго соответствовать статье 81 ТК РФ.

Порядок заполнения граф трудовой книжки

Процесс внесения записи регламентирован инструкциями и требует внимательности. Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (либо печатным способом).

Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная по всему разделу.
Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (последний день работы). Формат: число, месяц (цифрами или прописью), год (четырьмя цифрами). Например: * или 22 мая 2026 г.*
Графа 3 (Сведения о работе): Вносится текст об увольнении с указанием причины и ссылки на статью закона (как описано выше).

Графа 4 (Наименование, дата и номер документа): Указывается документ-основание. Обычно это приказ (распоряжение) работодателя. Пишется: «Приказ от [дата] № [номер]».

Подпись и печать

После внесения записи она должна быть заверена:

• Подписью работодателя или уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров).
• Подписью самого работника, подтверждающей, что он ознакомлен с записью.
• Печатью организации (при наличии). Печать ставится так, чтобы не закрывала запись, но частично захватывала должность подписавшего лица.

Что делать, если работник не согласен?

Если работник считает, что запись внесена неверно (неверное основание, дата или формулировка), он имеет право обратиться в суд с требованием изменить запись в трудовой книжке. В случае удовлетворения иска, работодатель обязан внести изменения и выдать работнику исправленный документ или справку, подтверждающую правильность стажа.

Особенности цифровизации и международный контекст

Стоит отметить, что в настоящее время происходит активный переход на электронные трудовые книжки.

• В Российской Федерации сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Работодатель обязан подать форму СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
• В Украине также проходит реформа: до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. Владельцы книжек, оформленных до 2004 года, могут воспользоваться электронными сервисами для подтверждения стажа без очередей.

Правильное оформление увольнения — это гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Помните, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим опыт работы и стаж для пенсии. Любая ошибка может создать сложности в будущем, поэтому при заполнении следует руководствоваться точными формулировками Трудового кодекса и вносить данные исключительно в последний день работы.