В современной практике кадрового дела часто возникает вопрос: как правильно внести запись в трудовую книжку другого сотрудника, особенно когда речь идёт о совместительстве, переводе или исправлении ошибок․ Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальной нормативной базе (Трудовой кодекс РФ, Порядок № 320н, КонсультантПлюс, ГАРАНТ)․
Что подразумевается под «записью в трудовой книжке другого сотрудника»?
Запись в трудовой книжке может касаться:
- переноса сотрудника на другую должность;
- внесения сведений о совместительстве;
- исправления ошибок или пропусков;
- увольнения, перевода или изменения условий труда․
Когда речь идёт о другом сотруднике, это значит, что запись вносится не в его собственную трудовую книжку, а в книжку, оформленную для другого работника (например, при временном совмещении должностей или при оформлении внешнего совместительства)․
Юридический контекст
Согласно КонсультантПлюс (2025), запись о совместительстве может быть сделана только по желанию работника и только в той организации, где он работает по основному трудовому договору․ При этом:
- Запись должна быть подтверждена документом, подтверждающим работу по совместительству (договор, приказ, etc․)․
- Если работник не ведёт трудовую деятельность, он может обратиться к работодателю, где ранее работал по совместительству, за внесением соответствующей записи․
Пошаговая инструкция по внесению записи
Подготовка документации
Перед тем как вносить запись, необходимо собрать:
- Приказ о переводе или оформление согласия на совместительство;
- Справку о предыдущей работе (если требуется);
- Заявление самого сотрудника о желании внести запись․
Форма записи
В трудовой книжке обычно оформляются такие поля:
Ф․И․О․ сотрудника Дата рождения Место рождения Дата и место заключения трудового договора Должность, подразделение Дата начала работы Примечание: «Перевод с должности ․․․ на должность ․․․ с ․․․ по ․․․»
Порядок внесения
- Получить письменное заявление сотрудника․
- Проверить наличие подтверждающих документов․
- Сделать отметку в журнале учёта труда (если используется)․
- Внести запись в соответствующее поле трудовой книжки․
- Поставить подпись и печать (при необходимости)․
Последствия записи
Запись в трудовой книжке:
- Обеспечивает юридическую защиту прав сотрудника;
- Упрощает расчётные и кадровые процедуры;
- Служит основанием для последующего пересмотра условий труда․
Как исправить ошибку или добавить пропущенную запись?
Согласно Порядку № 320н, если в трудовой книжке допущена ошибка, её необходимо признать недействительной и внести правильную запись․ При этом:
- Необходимо оформить акт признания недействительной записи․
- Внести корректные сведения в том же порядке․
- Указать дату исправления и подписи ответственных лиц․
Если запись была сделана другому сотруднику (например, в книжке временного заменяющего), то её следует отменить и перенести в правильную книжку, соблюдая все формальности․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести запись без согласия сотрудника?
Нет․ По закону запись о совместительстве или переводе может быть сделана только по просьбе работника и с его согласия․
Что делать, если запись была сделана в чужину книжку?
Требуется:
- Своевременно сообщить об ошибке работодателю;
- Оформить акт признания недействительной записи;
- Внести правильные данные в правильную трудовую книжку․
Какие документы подтверждают работу по совместительству?
Для подтверждения обычно используют:
- Трудовой договор (вторая работа)
- Приказ о назначении на вторую должность
- Согласие работодателя на совместительство
Примеры оформления
Пример записи о переводе
Запись в трудовой книжке:
Должность: Начальник отдела продаж Дата перевода: Основание: Приказ № 123 от Примечание: Перевод с должности «Менеджер по продажам» на «Начальник отдела продаж»․
Пример записи о совместительстве
Запись в трудовой книжке:
Внешнее совместительство: ООО «ТехноСервис», должность «Инженер‑конструктор», с ․
Внесение записи в трудовую книжку другого сотрудника – это ответственный процесс, требующий соблюдения всех нормативных требований и согласия работника․ Правильное оформление позволяет:
- Избежать юридических рисков;
- Обеспечить прозрачность кадровых отношений;
- Сохранить полную и достоверную информацию о трудовой деятельности сотрудника․
При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к специалистам по кадровому праву или использовать сервисы, такие как КонсультантПлюс, для проверки соответствия документации текущему законодательству․
Дата публикации: 06:13:43 ()