Внутренние поощрения‚ такие как доска почета‚ являются важным элементом мотивационной системы любой организации. Согласно законодательству РФ‚ сведения о таких наградах должны фиксироваться в трудовой книжке работника. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно оформить запись‚ какие документы нужны и какие нюансы стоит учитывать.
Правовые основания
- Трудовой кодекс РФ (ст. 115‚ 116) – закрепляет обязанность работодателя фиксировать в трудовой книжке сведения о наградах и поощрениях.
- Постановление Минтруда РФ № 131 «Об утверждении правил оформления записей в трудовой книжке» (131 КЗоТ РФ).
- Внутренние акты организации (устав‚ положения о дисциплине‚ правила внутреннего трудового распорядка).
Согласно пункту 3 ст. 115 ТК РФ‚ запись о награждении «включается в трудовую книжку» только после оформления официального документа (приказа‚ постановления‚ письма). Это правило распространяется и на «доску почета».
Что такое доска почета?
Доска почета – это место (физическое или электронное)‚ где размещаються фотографии и ФИО сотрудников‚ которые внесли значительный вклад в работу организации. Внутренний акт‚ регламентирующий порядок размещения‚ может быть:
- Приказом руководителя организации.
- Постановлением совета директоров.
- Положением о работе с персоналом.
Физическая доска обычно размещается в зоне общего доступа‚ а электронная – на корпоративном портале.
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Необходимые документы
- Приказ/постановление о занесении на доску почета – содержит дату‚ номер и цель награды.
- Письмо/докладная записка – подтверждает факт размещения фотографии и ФИО.
- Свидетельство о награждении (если применимо) – почетная грамота‚ нагрудный знак и т.д.
Шаги оформления записи
- Получить официальное подтверждение – приказ‚ постановление‚ письмо от руководителя.
- Согласовать с отделом кадров – предоставить копию документа и запросить заполнение формата записи.
- Заполнить запись в трудовой книжке – в соответствии с шаблоном‚ указанным в 131 КЗоТ РФ.
- Проверить корректность данных – дата‚ номер приказа‚ текст записи.
- Подписать и поставить печать – руководитель отдела кадров.
Пример записи
Внесено в трудовую книжку: № 123/П – за размещение на доске почета за вклад в развитие компании.
Текст записи (пример):
«Занесено в трудовую книжку: № 123/П – за размещение на доске почета за выдающийся вклад в развитие компании».
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись о размещении фотографии на доску почета без официального приказа? – Нет. Согласно 131 КЗоТ РФ‚ запись возможна только после оформления приказа‚ постановления или письма.
- Нужно ли вносить запись‚ если сотрудник получил только почетную грамоту‚ но не был размещен на доске? – Да‚ запись о почетной грамоте также фиксируется в трудовой книжке‚ но в этом случае указывается «почетная грамота» вместо «доска почета».
- Как оформить запись‚ если доска почета электронная? – Внутренний акт может предусматривать электронную форму. В таком случае в трудовой книжке указывается «электронная доска почета» и ссылка на портал.
Что делать‚ если запись не была внесена?
Если сотрудник получил награду‚ но запись в трудовой книжке отсутствует‚ необходимо:
- Проверить наличие официального документа (приказ‚ письмо).
- Обратиться в отдел кадров с просьбой внести запись.
- Если документ отсутствует‚ запросить его у руководителя.
Запись в трудовой книжке о размещении сотрудника на доске почета – это не просто формальность. Это подтверждение заслуг‚ которое может пригодиться при дальнейшем карьерном росте‚ переводе или при рассмотрении вопросов по трудовым правам. Поэтому:
- Всегда оформляйте официальные документы.
- Соблюдайте порядок заполнения записи.
- Проверяйте наличие всех необходимых подписей и печатей.
- Храните копии документов в личном деле сотрудника.
Следуя приведённой инструкции‚ вы обеспечите корректное и законное отражение достижений ваших сотрудников в трудовой книжке.