Важность правильного оформления. Запись об изменении должности или подразделения в трудовой книжке – это не просто формальность. От корректности внесения сведений зависят:

• право работника на надбавки, премии и льготы, связанные с должностью;
• учёт трудового стажа и квалификации;
• правильность расчётов при увольнении и начислении выходных пособий.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68);
2. Приказ Минтруда России от № 102н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
3. Приказы о штатном расписании и внутренние положения организации.

Когда необходимо вносить запись

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• перевод работника на другую должность;
• переименование должности (например, «секретарь» → «офис‑менеджер»);
• переименование структурного подразделения (отдел → департамент);
• изменение профессионального статуса (повышение квалификации, присвоение новой профессии, разряда).

Кому и как оформлять запись

Кто отвечает за внесение

За правильность записи отвечает работодатель (отдел кадров). Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, её запись вносится в оригинал. При отсутствии книжки работник получает новую книжку, в которую вносятся все предыдущие сведения.

Необходимые документы

Для внесения записи требуется:

1. Приказ (распоряжение) о переводе, переименовании должности или подразделения. В приказе указываются:
   • дата издания приказа;
   • номер приказа;
   • основание (изменение штатного расписания, реорганизация, перевод по желанию работника и т.д.);
   • новое наименование должности/подразделения;
   • дата вступления в силу.
2. Трудовой договор (или дополнение к нему), где отражены новые условия труда.
3. Личная карточка работника (Т‑2) – запись в ней должна дублироваться с записью в трудовой книжке.

Порядок заполнения записей в трудовой книжке

Запись делается в раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑3). Структура записи следующая:

Пример записи при переименовании должности

Допустим, должность «секретарь» переименована в «офис‑менеджер» с .

Графа 1 – 7
Графа 2 – 
Графа 3 – Должность «секретарь» переименована на «офис‑менеджер».
Графа 4 – 
Графа 5 – Приказ № 45 от 
 

Пример записи при переводе в другое подразделение

Графа 1 – 12
Графа 2 – 
Графа 3 – Переведён в отдел маркетинга (ранее – отдел продаж).
Графа 4 – 
Графа 5 – Приказ № 78 от 
 

Особенности при одновременном изменении должности и подразделения

Если в результате реорганизации меняются обе характеристики, запись оформляется в одной строке, но в графе 3 указывается полная информация:

Графа 1 – 23
Графа 2 – 
Графа 3 – Переведён в отдел разработки (ранее – отдел поддержки) на должность старший инженер‑программист (ранее – инженер‑программист).
Графа 4 – 
Графа 5 – Приказ № 102 от 
 

Как исправлять ошибочные записи

Если запись была внесена ошибочно (например, указали перевод, которого не было), необходимо:

1. Составить приказ об аннулировании ошибочной записи (указываются номер и дата ошибочной записи, причина аннулирования).
2. Внести в трудовую книжку запись об исправлении:
   • Графа 1 – следующий порядковый номер;
   • Графа 2 – дата исправления;
   • Графа 3 – «Запись № X от ДД.ММ.ГГГГ аннулирована»;
   • Графа 4 – дата, с которой запись считается недействительной;
   • Графа 5 – номер приказа об аннулировании.
3. Обновить личную карточку (Т‑2) и, при необходимости, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если изменилось только название подразделения, а функции работника не изменились?

Да. Переименование подразделения считается изменением реквизита трудовой книжки и требует записи. Формулировка: «Подразделение «Отдел продаж» переименовано в «Отдел коммерции».

Можно ли в трудовой книжке указать одновременно несколько должностей (совместительство)?

Да. Для совместительства делается отдельная запись с указанием «по совместительству». При этом в графе 5 указывается номер приказа, подтверждающего совместительство.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 дней с момента приема на работу и сразу внести запись о приёме. При последующих изменениях запись вносится в новую книжку.

• Всегда проверяйте наличие трудовой книжки у сотрудника до оформления приема.
• Составляйте приказ с чётким указанием оснований, даты и номера.
• Заполняйте графы трудовой книжки строго в соответствии с инструкцией (порядковый номер, дата, содержание, дата начала, номер приказа).
• Дублируйте все изменения в личной карточке (Т‑2) и, при необходимости, в дополнительном соглашении к трудовому договору.
• При ошибках оформляйте аннулирующий приказ и вносите исправляющую запись.

Точное соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений, правильный учёт стажа и квалификации, а также защиту прав как работника, так и работодателя.

Дата публикации: