Перевод сотрудника с должности внешнего или внутреннего совместителя на основное место работы — распространённая практика в кадровом учёте. Однако многие работодатели и кадровики допускают ошибки при оформлении такой записи в трудовой книжке, что может привести к нарушению трудового стажа, проблемам с начислением пенсии и даже судебным спорам. В этой статье мы подробно разберём, как правильно внести запись в трудовую книжку при переводе совместителя на основную должность, с учётом актуальных требований законодательства на 2026 год.

Основные правовые нормы

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 282, 66) и Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся только по желанию работника и только основным работодателем — то есть тем, с кем заключён основной трудовой договор.

Важно: работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в трудовую книжку. Он может лишь предоставить копию приказа о приёме на работу по совместительству — и только на основании этого документа основной работодатель вносит запись.

Когда и как вносить запись при переводе совместителя на основную должность

Ситуация, когда сотрудник, ранее работавший по совместительству, становится штатным работником по основному месту работы, требует особого подхода. Ниже, пошаговая инструкция.

Вариант 1: Работник уже работал по совместительству на той же должности

Если сотрудник уже выполнял обязанности на той же должности, что и теперь как основной работник — например, бухгалтер, работающий по совместительству в одной компании, и теперь принимается на эту же должность как основной сотрудник — то запись в трудовую книжку делается следующим образом:

1. Графа 1 (порядковый номер) — присваивается следующий по порядку номер после последней записи.
2. Графа 2 (дата) — указывается дата, с которой работа стала основной (дата приказа о переводе на основную работу).
3. Графа 3 (содержание записи), формулировка должна быть однозначной и соответствовать требованиям:

Принят на работу (наименование должности) на основании приказа № ___ от ___ __________ 20__ г. Работа по должности [название должности] стала основной.

Пример:

Принят на работу бухгалтером на основании приказа № 45 от г. Работа по должности бухгалтера стала основной.

4. Графа 4 (основание) — указываются реквизиты приказа о переводе на основную работу (номер и дата). Не нужно указывать приказ о приёме на работу по совместительству — он уже был использован при первоначальной записи о совместительстве.

Вариант 2: Ранее запись о совместительстве в трудовую книжку не вносилась

Если сотрудник работал по совместительству, но запись о его работе в трудовой книжке не делалась, то при переводе на основную должность необходимо сделать две записи:

1. Первая запись — о работе по совместительству (с указанием периода):

Принят на работу (наименование должности) в качестве совместителя с ___ __________ 20__ г. по ___ __________ 20__ г. на основании приказа № ___ от ___ __________ 20__ г.

Пример:

Принят на работу бухгалтером в качестве совместителя с г. по г. на основании приказа № 12 от г.

2. Вторая запись — о переводе на основную работу (сразу после первой, без пропуска строк):

Принят на работу (наименование должности) на основании приказа № ___ от ___ __________ 20__ г. Работа по должности [название должности] стала основной.

Пример:

Принят на работу бухгалтером на основании приказа № 45 от г. Работа по должности бухгалтера стала основной.

Важно! Обе записи должны быть сделаны в одном разделе (раздел «Сведения о работе»), без пропусков, и вторая запись должна следовать непосредственно за первой. Это подтверждает, что речь идёт об одном и том же сотруднике и одной и той же должности, просто сменился статус работы — с совместительства на основную.

Документы, необходимые для внесения записи

Основной работодатель обязан внести запись только на основании следующих документов:

• Письменное заявление работника о желании внести запись о совместительстве в трудовую книжку (если ранее запись не была сделана);
• Копия приказа о приёме на работу по совместительству (выданная работодателем по совместительству);
• Приказ о переводе на основную должность (оформляется на основании заявления работника и решения руководства);
• Трудовой договор (или дополнительное соглашение к нему) о работе на основной должности.

Важно! Никогда не требуйте от сотрудника предоставления его трудовой книжки работодателю по совместительству, это нарушение закона. Работодатель по совместительству не вправе удерживать трудовую книжку, а основной работодатель получает копию приказа — и только.

Ошибки, которые нельзя допускать

Ниже, типичные ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной:

• Запись о совместительстве внесена работодателем по совместительству — это незаконно. Только основной работодатель имеет право вносить записи.
• Отсутствие записи о совместительстве при переводе, если сотрудник работал по совместительству, а запись не сделана, то этот период не будет засчитан в стаж, если не будет внесён позже.
• Неправильная формулировка — например, «уволен с должности совместителя» — это неверно. Совместительство не прекращается при переводе на основную работу — оно просто перестаёт существовать как отдельный статус.
• Пропуск между записями — если между записью о совместительстве и записью о переводе на основную работу есть пустая строка, это может быть расценено как попытка скрыть информацию.
• Указание в графе 4 приказа о совместительстве вместо приказа о переводе, в графе 4 всегда указывается основание именно для текущей записи.

Особенности для внутренних и внешних совместителей

Разница между внутренним и внешним совместителем влияет только на порядок получения документов, но не на саму форму записи:

• Внутренний совместитель — работает в той же организации, но на другой должности или с другой ставкой. При переводе на основную работу запись делается по тому же принципу — с указанием, что работа стала основной.
• Внешний совместитель — работает в другой организации. Для внесения записи основной работодатель должен получить копию приказа о приёме на работу по совместительству от другого работодателя — и только на основании этого документа вносится запись.

Важно! Независимо от типа совместительства, запись всегда делается по месту основной работы.

Образец записи в трудовой книжке

Вот как должна выглядеть запись в трудовой книжке при переводе внутреннего совместителя на основную должность:

Примечание: Записи вносятся чётко, без помарок, синими или чёрными чернилами, печатью организации и подписью ответственного лица.

Последствия ошибок в записях

Неправильно оформленная запись в трудовой книжке может привести к:

• Неправильному расчёту трудового стажа;
• Отказу в назначении пенсии или её уменьшению;
• Спорам с Пенсионным фондом РФ;
• Искам от сотрудника о восстановлении прав;
• Штрафам со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации).

Поэтому крайне важно соблюдать все требования к оформлению записей. Если ошибка уже допущена — её необходимо исправить в соответствии с п. 32 Положения о трудовой книжке: внести исправление с указанием, что предыдущая запись недействительна, и внести новую, корректную.

Перевод совместителя на основную должность — это не просто изменение ставки или обязанностей, а юридически значимое событие, требующее грамотного документального оформления. Правильно внесённая запись в трудовую книжку — это не только формальность, но и гарантия будущих пенсионных прав сотрудника.

Ключевые правила:

• Запись делает только основной работодатель;
• Запись о совместительстве, по желанию работника;
• При переводе на основную работу — вносится две записи: о совместительстве (если не было) и о переходе на основную работу;
• Формулировка должна быть точной: «Работа по должности … стала основной»;
• Всегда указывайте реквизиты приказа о переводе в графе 4;
• Никогда не требуйте трудовую книжку у работодателя по совместительству.

Соблюдение этих правил поможет избежать рисков, сохранить доверие сотрудников и обеспечить законность кадрового учёта в организации.

Дата актуализации: 21 мая 2026 г.