Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для любого работодателя․ Особенно важно правильно оформить записи, касающиеся заместителей (заместителей руководителей, руководителей отделов, исполняющих обязанности и т․п․)․ В данной статье мы разберём, как правильно вносить запись в трудовую книжку заместителя, какие нормы законодательства следует соблюдать и какие есть тонкости․

Нормативная база

Основные документы, которые регулируют порядок заполнения трудовых книжек:

• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ст․ 81, ст․ 283 и др․);
• Приказ Минтруда России № 320н (об утверждении формы и содержания записей);
• Практические разъяснения ФНС и консультантПлюс (обновления 2025‑2026 гг․)․

Согласно пункту 3․1 Постановления № 69, все сведения о наименовании должности, специальности, профессии и квалификации вносятся в трудовую книжку в соответствии с штатным расписанием организации․

Когда вносится запись о заместителе?

Запись в трудовой книжке о заместителе может появиться в следующих случаях:

1. Назначение на должность (например, «Заместитель руководителя отдела по персоналу»)․
2. Изменение условий труда (перевод, повышение, изменение функции)․
3. Исполнение обязанностей руководителя (заместитель исполняет обязанности руководителя в его отсутствии)․
4. Совместительство – работа по совместительству, если она предусмотрена трудовым договором․

Важно: запись вносится по заявлению сотрудника и только основным работодателем (т․ е․ тем, кто оформляет основной трудовый договор)․

Как правильно оформить запись?

Ниже приведён образец формулировки записи в трудовой книжке для заместителя:

Запись о назначении на должность заместителя начальника отдела по финансовому контролю
(с г․)

Квалификация: специалист 2‑го уровня;

Ставка: 80 000 руб․;

Статус: полный рабочий день․

Ключевые элементы записи:

• Дата начала работы (с … г․)․
• Наименование должности (полное, как в штатном расписании)․
• Квалификация/уровень (если предусмотрен в должностной инструкции)․
• Размер ставки/оклада (по желанию, но часто указывается)․
• Форма занятости (полный/частичный рабочий день, удалёнка и т․п․)․

Если запись связана с исполнением обязанностей руководителя, то формулировка выглядит так:

Исполняет обязанности руководителя отдела по маркетингу (с г․)

В этом случае в книжку не вносят отдельную запись о «заместителе руководителя», а фиксируют исполнение обязанностей в рамках основной должности․

Записи при изменении должностей и условий труда

При изменении должности или условий труда в трудовую книжку вносятся новые записи, а старые – отмечаются как «изменилось»․ Пример:

1. С г․ – назначена на должность офис‑менеджера (по приказу)․
2. С г․ – исполняет обязанности заместителя главного редактора (по приказу)․

Эти данные фиксируются в виде отдельных строк в книжке, что позволяет вести хронологию всех изменений․

Записи о совместительстве

Согласно ст․ 66 ТК РФ и Приказу № 320н, запись о работе по совместительству вносится только по заявлению сотрудника и только основным работодателем․

• Если сотрудник работает по совместительству внутри организации (внутреннее совместительство), запись вносится в его трудовую книжку․
• Если совместительство внешнее (в другой организации), то в книжку не вносится (см․ пункт «Совместители: трудовая книжка и не только»)․

Образец записи о совместительстве:

Запись о работе по совместительству (внешний) – не вносится в трудовую книжку

Тем не менее, при желании сотрудника в книжку можно добавить отдельную строку с указанием «работает по совместительству в ООО «Х» (с )»․ Это делается только по его запросу․

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильное указание должности – использование сокращённого или неполного названия․ Решение: всегда писать полное наименование, как в штатном расписании․
2. Отсутствие даты начала – без даты невозможно определить период работы․ Решение: указывайте «с … г․»․
3. Неучёт совместительства – попытка внести запись о внешнем совместительстве в трудовую книжку․ Решение: вносите только по заявлению и только для внутреннего совместительства․
4. Несоответствие форме записи – использование произвольных формулировок․ Решение: следуйте образцу из Приказа № 320н․

Практический чек‑лист для HR‑специалиста

1. Получить заявление сотрудника о внесении записи․
2. Убедиться, что должность указана в штатном расписании․
3. Определить дату начала, квалификацию, ставку и форму занятости․
4. Сформировать запись в соответствии с образцом (см․ пункт 3)․
5. Получить подпись сотрудника и печать (при необходимости)․
6. Внести запись в соответствующую страницу трудовой книжки․
7. Сохранить копию записи в кадровом деле․

Запись в трудовой книжке заместителя – это важный документ, фиксирующий ключевые сведения о его работе․ Правильное оформление позволяет:

• Соблюдать требования Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда;
• Избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции;
• Вести прозрачный кадровый учёт и планировать дальнейшее развитие сотрудников․

При соблюдении описанных выше правил и использовании готовых образцов записей, процесс заполнения трудовых книжек будет максимально автоматизированным и безошибочным․

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год․