С переходом на электронные трудовые книжки в России с 2020 года изменились не только форматы хранения‚ но и процедуры внесения записей. Работодатели должны строго соблюдать новые правила‚ чтобы избежать ошибок и штрафов. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно вносить данные в электронную трудовую книжку‚ какие документы оформлять и на что обратить внимание.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки‚ которая хранится в СФР (Социалфонд России). Она формируется на основании сведений‚ предоставляемых работодателями в электронном виде.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

1. Федеральный закон №439-ФЗ от (ред. от ) — вносит изменения в Трудовой кодекс РФ‚ устанавливая возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
2. Федеральный закон №436-ФЗ — дополняет положения о формировании электронных трудовых книжек;
3. Приказы Минтруда России, регламентируют порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек;
4. Письмо Минтруда России от №14-2/В-267, разъясняет порядок заверения записей о переходе на электронные сведения.

Процедура внесения данных в электронную трудовую книжку

Сбор необходимых документов

Перед началом работы с ЭТК необходимо:

• Получить от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Заполнить книгу учёта движения трудовых книжек с соответствующей записью;
• Обеспечить техническую возможность передачи данных в СФР.

Формирование записи о приёме на работу

При внесении данных о приёме на работу в электронную трудовую книжку необходимо:

1. Указать дату и номер приказа о приёме на работу;
2. Заполнить сведения о должности‚ структурном подразделении;
3. Указать условия работы (полный/неполный рабочий день‚ удалённая работа и т.д.);
4. В графе «Основание» указать реквизиты приказа;
5. Запись должна быть подписана ответственным лицом.

Внесение записей о переводах и увольнениях

При изменении должности или структуры организации:

• Вносится новая запись с указанием даты и номера приказа;
• Указывается новая должность и подразделение;
• В графе «Основание» — реквизиты приказа;
• Запись заверяется подписью ответственного лица.

При увольнении:

• Вносится запись с указанием причины увольнения;
• Указывается дата и номер приказа об увольнении;
• В графе «Основание» — реквизиты приказа;
• Запись заверяется подписью ответственного лица.

Особенности внесения записей о совместительстве и вахтовом методе

Согласно новым правилам:

• Совместительство: запись вносится с указанием должности по совместительству и основного места работы;
• Вахтовый метод: указывается график работы и условия труда;
• Все записи должны соответствовать приказу по основной деятельности.

Как передавать данные в СФР

Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде. Для этого:

1. Использовать специализированное программное обеспечение (например‚ Контур.Экстерн);
2. Загружать сведения в установленном формате;
3. Отслеживать статусы отправленных данных;
4. Исправлять ошибки в случае их выявления.

Что делать‚ если сотрудник отказывается от электронной трудовой книжки?

Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку:

• Необходимо получить его письменное заявление о сохранении бумажной версии;
• Внести соответствующую запись в книгу учёта движения трудовых книжек;
• Продолжать предоставлять сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде;
• Хранить бумажную трудовую книжку в соответствии с установленными правилами.

Типичные ошибки при работе с электронными трудовыми книжками

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Несвоевременное предоставление данных в СФР;
• Неверное оформление записей (отсутствие дат‚ номеров приказов‚ подписей);
• Неправильное заполнение графы «Основание»;
• Отсутствие заявления работника о переходе на электронные сведения;
• Несоблюдение сроков предоставления сведений.

Ответственность за нарушения

За нарушения при ведении электронных трудовых книжек предусмотрены следующие меры ответственности:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и организаций);
• Гражданско-правовая ответственность в случае причинения ущерба работнику;
• Дисциплинарная ответственность для ответственных сотрудников.

Как проверить электронную трудовую книжку?

Сотрудник может проверить свою электронную трудовую книжку:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуг;
2. Через официальный сайт СФР;
3. Обратившись в территориальный орган СФР;
4. Используя мобильное приложение «Госуслуги».

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс‚ который требует от работодателей строгого соблюдения установленных правил. Важно помнить:

• Все сведения должны предоставляться в электронном виде в СФР;
• Необходимо получать письменные заявления от сотрудников;
• Все записи должны быть правильно оформлены и заверены;
• Следует своевременно исправлять ошибки и отслеживать статусы отправленных данных.

Соблюдение этих требований позволит избежать проблем с проверяющими органами и обеспечит корректное ведение трудовых книжек в электронном формате.

Очень важно своевременно обновлять сведения‚ следить за изменениями законодательства и обучать сотрудников‚ ответственных за ведение электронных трудовых книжек.