Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1)‚ бумажные бланки все еще остаются в обороте и требуют тщательного ведения. Часто при заполнении этого документа сотрудники отдела кадров сталкиваются с необходимостью внесения дополнений или изменений.

Важно понимать: дополнение и исправление — это разные процедуры. Исправление подразумевает замену ошибочной записи‚ а дополнение — внесение новых сведений‚ которых ранее не было в документе (например‚ информация о полученном образовании‚ смене фамилии или уточнение профессии).

В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно вносить дополнения в трудовую книжку‚ чтобы не нарушить действующее законодательство (в частности‚ Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ а также Инструкцию по их заполнению).

Основные правила внесения дополнений

Прежде чем перейти к конкретным инструкциям‚ следует запомнить несколько золотых правил кадрового делопроизводства:

• Никаких зачеркиваний в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Дополнения в этих разделах вносятся путем создания новой записи со следующим порядковым номером.
• Зачеркивание допускается только на ьном листе (при смене ФИО или получении новых документов об образовании)‚ но даже там оно имеет строгий регламент.
• Ссылка на документ — основа любого дополнения. Ни одна запись не делается со слов работника. Всегда требуется официальный документ (диплом‚ свидетельство ЗАГСа‚ паспорт и т.д.).
• Записи нумеруются сквозным способом в пределах каждого раздела.

Дополнения на ьном листе

ьный лист содержит персональные данные сотрудника. Дополнения здесь требуются чаще всего при смене фамилии или получении нового образования.

Смена фамилии‚ имени или отчества

Это единственный случай‚ когда Правила разрешают перечеркивать старую запись. Алгоритм действий следующий:

1. Одной тонкой чертой зачеркнуть прежнюю фамилию (или имя/отчество). Зачеркнутая запись должна оставаться читаемой.
2. Рядом (сверху или сбоку‚ где есть свободное место) вписать новые данные.
3. На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделать ссылку на документ‚ на основании которого внесено изменение. Формулировка: «Фамилия изменена на [Новая фамилия] на основании [название документа‚ серия‚ номер‚ дата выдачи]».
4. Ниже поставить подпись работника отдела кадров (или работодателя) и печать организации (при наличии).

Дополнение сведений об образовании и профессии

Если сотрудник получил новое образование или новую профессию/специальность‚ старые данные не зачеркиваются. Новые сведения вписываются через запятую или ниже‚ если позволяет место:

• В строке «Образование» дописывается новый уровень (например‚ было «Среднее»‚ стало «Среднее‚ Высшее» или просто «Высшее»).
• В строках «Профессия‚ специальность» через запятую дописывается новая специальность на основании диплома.

Если старую запись зачеркнули по ошибке‚ такое дополнение будет признано недействительным‚ и придется делать исправление через раздел «Сведения о работе».

Дополнения в разделе «Сведения о работе»

В этом разделе дополнения обычно носят характер уточнения ранее сделанных записей или внесения пропущенных сведений. Зачеркивать ничего нельзя — создается новая строка.

Уточнение (дополнение) должности или профессии

Иногда при приеме на работу указывают неполное наименование должности или забывают указать квалификационную категорию/разряд. Это критично‚ если работа дает право на льготную пенсию.

Как внести:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения дополнения.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [N] дополнена. Должность: [Полное правильное наименование должности с указанием разряда/категории]».
4. В графе 4 делается ссылка на приказ работодателя (или иной документ)‚ на основании которого вносится уточнение‚ с указанием его даты и номера.

Внесение пропущенной записи

Если кадровик забыл внести запись о переводе‚ присвоении квалификационной категории или о совместительстве‚ запись вносится как обычная‚ но с той датой‚ когда произошло событие (а не текущей датой).

Важно: Если между последней записью и пропущенной уже есть другие записи (например‚ увольнение и прием в другую компанию)‚ пропущенная запись вносится текущим работодателем в хронологическом порядке с указанием реальной даты события.

Дополнения в разделе «Сведения о награждениях»

Бывает‚ что работника наградили‚ но запись об этом не внесли. Если раздел еще не завершен (есть пустые строки)‚ дополнение вносится следующим образом:

1. В графе 1 — следующий порядковый номер.
2. В графе 2 — дата награждения (согласно приказу).
3. В графе 3 — наименование награды (например: «Награжден почетной грамотой за…»).
4. В графе 4 — реквизиты приказа о награждении.

Если раздел «Сведения о награждениях» полностью заполнен‚ необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Обратите внимание: нумерация во вкладыше продолжается (не начинается с 1)‚ а на ьном листе самой трудовой ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Что делать‚ если дополнение требует признания записи недействительной?

Если дополнение невозможно сделать (например‚ была допущена грубая ошибка в названии должности‚ и просто дописать правильное название недостаточно)‚ необходимо признать старую запись недействительной:

1. В графе 1, следующий номер.
2. В графе 2 — текущая дата.
3. В графе 3 — «Запись за номером [N] недействительна. Принят(а) в [Отдел] на должность [Корректная должность]».
4. В графе 4 — реквизиты приказа (можно указать приказ‚ на основании которого была сделана ошибочная запись‚ или новый приказ‚ если ошибка была в формулировке).

Ответственность и важные нюансы

• Соблюдение хронологии: Все дополнения‚ вносимые в разделы о работе и награждениях‚ должны иметь строгую сквозную нумерацию. Пропуск номеров недопустим.
• Цвет чернил: Записи производятся перьевой‚ гелевой или шариковой ручкой. Допускаются чернила синего‚ фиолетового или черного цвета. Использование зеленых‚ красных чернил или карандаша запрещено.
• Сокращения: Не допускается сокращение слов (например‚ нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»‚ «перевед.» вместо «переведен»). Все слова пишутся полностью.
• Ответственность: За неправильное ведение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того‚ если из-за ошибки или отсутствия дополнения работник не сможет оформить пенсию (особенно льготную)‚ работодатель обязан будет возместить ему материальный ущерб.

Внесение дополнений в трудовую книжку — процесс‚ требующий предельной внимательности и знания нормативной базы. Главное правило: любое дополнение должно быть подтверждено документально‚ а на ьном листе можно зачеркивать только ФИО‚ в остальных разделах записи не перечеркиваются‚ а дополняются новыми строками или признаются недействительными с последующим внесением верных данных.

Если вы сомневаетесь в правильности своих действий‚ всегда обращайтесь к актуальным редакциям Постановления Правительства РФ о трудовых книжках и Инструкции Минтруда. В спорных ситуациях лучше проконсультироваться с опытным кадровиком или юристом‚ чтобы одна невершая запись не создала проблем для работника в будущем.