Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию‚ правильное внесение информации в этот документ остается критически важной задачей для кадровиков и работодателей. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место.
В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно вносить информацию в трудовую книжку‚ учитывая актуальные требования законодательства и переход на электронный формат.
Электронная и бумажная трудовая книжка: что нужно знать
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный Закон‚ предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с поправками в ТК РФ‚ все основные сведения о работнике‚ его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР (СФР).
Однако бумажный вариант не отменен. При переходе на ЭТК работодатель обязан:
- Сделать запись о переходе на ведение электронной трудовой книжки в бумажной трудовой книжке работника;
- Выдать работнику бумажную трудовую под роспись;
- Внести запись о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек.
Если работник устраивается в штат и выбрал электронный формат‚ бумажная книжка ему больше не заводится. При трудоустройстве такой сотрудник предоставляет работодателю выписку по форме СТД-Р. Полученные электронные сведения при необходимости можно хранить на носителе‚ распечатать или отправить по e-mail.
Основные правила заполнения
Записи в трудовую книжку вносятся строго по правилам‚ изложенным в Порядке ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденном приказом Минтруда России от № 320н.
Оформление нового сотрудника (без опыта работы)
Если вы берете в штат студента или специалиста без официального опыта работы‚ и он не подавал заявление о сохранении бумажной книжки‚ оформлять бумажный бланк не нужно. Достаточно:
- Собрать документы: паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН и документы об образовании;
- Оформить прием: подписать трудовой договор и выпустить приказ о приеме на работу;
- Передать сведения в электронном виде.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Перед тем как внести запись о приеме соискателя на работу‚ делается запись о работодателе — проставляется заголовок (полное и сокращенное наименование организации или ИП).
Все записи о выполняемой работе‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Порядок заполнения граф в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 — порядковый номер записи;
- Графа 2 — дата внесения записи (арабскими цифрами: ДД;ММ.ГГГГ);
- Графа 3 — информация о приеме‚ переводе и т.д. Например: «Принят на работу по совместительству в [наименование отдела] на должность [название должности]»;
- Графа 4 — реквизиты приказа (дата и номер) или справки. Например: «Копия приказа (справки) от [дата] № [номер]».
Важно: расписываться и ставить печать под каждой записью в разделе «Сведения о работе» не нужно. Печать и подпись ответственного лица ставятся только при увольнении работника (закрывают блок записей).
Работа по совместительству
Согласно ТК РФ‚ основное место работы может быть только одно‚ и именно основной работодатель должен вести трудовую книжку работника.
Сведения о работе по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника. Для этого сотрудник должен предоставить справку со стороны работы. При заполнении в графе 3 указывается‚ что работа является совместительством (внешним или внутренним).
Записи о награждениях и переводах
- Награждение: В раздел «Сведения о награждениях» вносится информация о наградах‚ поощрениях (например‚ об объявлении благодарности) на основании приказа работодателя.
- Перевод: Запись о переводе на другую постоянную работу также делается на основании приказа. Если внутренний совместитель переходит на основную работу у того же работодателя‚ в графе 3 обязательно указывается информация о поданном заявлении и характере перевода.
Как внести изменения или исправления
Если в трудовой книжке допущена ошибка‚ ее нельзя зачеркивать или замазывать корректором (за исключением титульного листа в определенных случаях). Исправление вносится путем признания записи недействительной.
Для этого:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер;
- В графе 2 указывается дата внесения исправления;
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»‚ а затем сразу вносится правильный текст;
- В графе 4 повторяются реквизиты приказа‚ на основании которого вносится исправление (или нового приказа‚ если ошибка была в формулировке).
Восстановление трудовой книжки
В случае утери трудовой книжки или необходимости подтвердить стаж‚ который невозможно подтвердить иным путем‚ стаж можно восстановить через суд. Также работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки по его заявлению в случае утери или порчи бланка.
Внесение информации в трудовую книжку требует предельной внимательности и строгого соблюдения Приказа Минтруда № 320н. В 2026 году кадровым специалистам необходимо учитывать баланс между электронным и бумажным форматом: своевременно передавать данные в ПФР (СФР)‚ корректно оформлять переход на ЭТК и не забывать о правилах ведения бумажных бланков для тех сотрудников‚ которые решили их сохранить.