Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное внесение сведений о должности секретарь позволяет избежать ошибок при начислении стажа, оформлении пенсии и при трудоустройстве.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от г. № 225 «О трудовых книжках»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая приказом Минтруда РФ от г.;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – оформление приёма на работу).

Что указывается в разделе «Сведения о работе»

При приёме на работу в трудовую книжку заполняются следующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи;
2. Графа 2 – дата приёма на работу (дд.мм.гггг);
3. Графа 3 – сведения о работе: название организации, структурного подразделения, должность (специальность, профессия);
4. Графа 4 – основание для приёма (номер и дата приказа, трудового договора или иного документа).

Если трудовой договор не содержит сведений о должности, запись вносить не требуеться. В остальных случаях информация о должности должна соответствовать штатному расписанию организации.

Как правильно написать должность «секретарь»

В квалификационном справочнике должности «секретарь» может отсутствовать, но это не препятствует её указанию в трудовой книжке. Главное – использовать формулировку, которая точно отражает фактически выполняемую работу и закреплена в локальных нормативных актах (штатное расписание, приказ о приёме).

Примеры корректных записей:

• СЕКРЕТАРЬ (простое написание заглавными буквами – допустимо);
• Секретарь руководителя;
• Секретарь‑референт;
• Секретарь отдела кадров.

Образцы записей для различных ситуаций

Оформление приёма на постоянную должность секретаря

Пример записи:

1. 1;
2. ;
3. ООО «Альфа», отдел административного обеспечения, секретарь;
4. Приказ № 45 от о приёме на работу.

Приём на работу исполняющим обязанности секретаря (временно)

Если сотрудник принимается на период отсутствия основного работника (например, отпуск по уходу за ребёнком), в графе 3 указывается, что работа выполняется исполняющим обязанности.

Пример:

1. 2;
2. ;
3. ООО «Бета», секретариат, исполняющий обязанности секретаря;
4. Приказ № 12 от о временном исполнении обязанностей.

Перевод на другую должность (например, с секретаря на офис‑менеджера)

При переводе делается две записи: первая – об окончании работы на прежней должности, вторая – о приёме на новую.

Запись об окончании работы секретаря:

1. 3;
2. ;
3. ООО «Гамма», секретарь (работа окончена);
4. Приказ № 78 от об увольнении по собственному желанию.

Запись о приёме на должность офис‑менеджера:

1. 4;
2. ;
3. ООО «Гамма», офис‑менеджер;
4. Приказ № 79 от о переводе на другую должность.

Переименование должности (секретарь → офис‑менеджер) без изменения функций

Если меняется только наименование должности, в графе 3 делается запись о переименовании.

Пример:

1. 5;
2. ;
3. Наименование должности секретарь изменено на офис‑менеджер;
4. Приказ № 102 от о переименовании должности.

Частые ошибки и как их избежать

• Несоответствие должности штатному расписанию. Перед внесением записи сверьтесь с утверждённым штатом.
• Отсутствие ссылки на приказ. В графе 4 обязательно указывают номер и дату основного документа (приказа, договора).
• Использование сокращений без расшифровки. Лучше писать полное наименование (например, «секретарь‑референт») либо дать расшифровку в пояснительной записке.
• Запись о временной работе без указания срока. Если работа носит временный характер, в графе 3 можно добавить уточнение: «исполняющий обязанности секретаря с по ».

Проверка правильности записи

После внесения записи рекомендуется:

1. Сверить даты с приказом и трудовой договором;
2. Убедиться, что наименование организации и структурного подразделения написаны без ошибок;
3. Проверить, что подпись и печать ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров или секретаря) присутствуют;
4. Сделать копию записи для личного дела сотрудника.

Запись о должности секретарь в трудовой книжке оформляется согласно общим правилам заполнения разделов о работе. Главное – точно указать наименование должности, ссылаться на приказ о приёме (или переводе) и соблюдать требования локальных нормативных актов организации. Следуя приведённым выше рекомендациям и образцам, вы избежите типичных ошибок и обеспечите корректное документирование трудовой деятельности.