Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а важный аспект фиксации профессионального пути сотрудника. В 2026 году, несмотря на активное развитие электронных форматов, бумажная трудовая книжка сохраняет свою значимость, особенно когда речь идет о внесении сведений о наградах и поощрениях. Важно помнить: в электронную трудовую книжку сведения о наградах на данный момент не вносятся, поэтому для сохранения этой информации необходима бумажная версия документа.

Ниже мы подробно разберем, какие именно награды подлежат внесению, как правильно оформить запись и каких ошибок следует избегать.

Какие награды вносятся в трудовую книжку?

Согласно статье 66 и статье 191 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право поощрять работников за добросовестный труд. Однако в трудовую книжку вносятся далеко не все виды поощрений (например, разовые премии деньгами в графу о награждениях не пишут).

В трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрений:

Награды, предусмотренные законодательством РФ. Это могут быть государственные награды или отраслевые знаки отличия.
Поощрения, указанные в коллективном договоре. Если в вашем организации принят коллективный договор, в нем может быть прописан перечень конкретных наград (например, «Лучший работник года»), которые заносятся в ТК.
Поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставами и положениями о дисциплине. Это наиболее распространенная категория. Сюда относятся почетные грамоты, благодарственные письма, занесение на доску почета (если это прописано в локальных актах).

> Важно: Если вид поощрения (например, «Благодарность от генерального директора») не упомянут ни в законе, ни в коллективном договоре, ни в ПВТР вашей организации, формально вносить его в трудовую книжку не нужно, хотя работодатель и имеет на это право.

Правила внесения записи: пошаговая инструкция

Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» (ранее он часто объединялся со сведениями о работе, но сейчас имеет четкую структуру). Запись должна быть произведена на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.

Требования к оформлению:

Хронология: Записи вносятся по мере поступления документов. Хотя строгая обязанность вносить их строго в хронологическом порядке нормами не установлена, рекомендуется придерживаться последовательности дат приказов во избежание путаницы.
Язык: Все записи вносятся на русском языке.
Чернила: Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета.
Сокращения: Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ», «г.» вместо «год»).

Алгоритм заполнения граф:

Примеры правильных записей

Чтобы избежать ошибок при заполнении, рассмотрим конкретные примеры того, как должна выглядеть запись в 2026 году.

Пример 1: Награждение почетной грамотой организации

Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: За достигнутые успехи в работе и многолетний добросовестный труд награжден Почетной грамотой ООО «СтройМаш».
Графа 4: Приказ от № 12/к

Пример 2: Благодарственное письмо от профсоюза или органа власти

Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Награжден Благодарственным письмом Администрации г. Москвы за активное участие в подготовке городских мероприятий.
Графа 4: Распоряжение от № 305-Р

Частые ошибки и как их избежать

При внесении записей о поощрениях кадровики часто допускают следующие ошибки:

Внесение денежных премий. В графу о награждениях нельзя вносить информацию о выплате премий (денежных bonuses). Это сведения о заработной плате, а не о моральном поощрении.
Отсутствие основания в локальных актах. Если вы награждаете сотрудника грамотой «Лучший продавец месяца», убедитесь, что такой вид поощрения прописан в Правилах внутреннего трудового распорядка или Коллективном договоре.
Неверное указание документа. В графе 4 обязательно должны быть дата и номер приказа. Просто написать «Приказ по организации» недостаточно.
Запись «по представлению» без приказа. Основанием для записи служит именно приказ (распоряжение) работодателя, а не служебная записка или представление.

Что делать, если в разделе закончилось место?

Если в разделе «Сведения о награждении» закончились страницы, но награды продолжают поступать:

В бумажную трудовую книжку нельзя вклеивать дополнительные листы.
Если место в разделе о награждениях закончилось, а записи о работе еще есть место, некоторые работодатели продолжают вести раздел о награждениях на свободных страницах раздела о работе (с соответствующим заголовком), однако правильнее и безопаснее для работника — завести новую трудовую книжку или вкладыш, если исчерпан весь объем документа.
На практике, при исчерпании места именно в разделе наград, часто принимается решение о заведении новой трудовой книжки, так как разделы строго регламентированы.

Внесение сведений о наградах в трудовую книжку, это важный знак признания заслуг сотрудника. Правильно оформленная запись, со ссылкой на приказ и дату, станет весомым аргументом для работника при будущем трудоустройстве или подтверждении стажа.

Главные правила, которые нужно помнить в 2026 году:

В электронную трудовую книжку награды не вносятся.
Основанием служит только приказ работодателя.
Вид награды должен быть предусмотрен законом или локальными актами компании.
Запись должна быть четкой, без сокращений и помарок.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового документооборота и уважение к трудовому пути ваших сотрудников.