Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Раздел «Сведения о награждениях» не менее важен, чем записи о работе, ведь он отражает профессиональные достижения, признание заслуг и успехи сотрудника. Однако на практике у кадровиков часто возникают вопросы: что именно нужно вносить, а что не нужно, и как правильно это сделать? С учетом последних разъяснений Минтруда и Роструда, актуальных на 2025-2026 годы, разбираем подробный алгоритм действий.

Что нужно вносить в раздел «Сведения о награждениях»?

Согласно п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н), в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги. К ним относятся:

• Государственные награды (ордена, медали, почетные звания РФ).
• Награды от Президента РФ и Правительства РФ.
• Ведомственные награды (знаки отличия, почетные грамоты министерств и ведомств).
• Награды от органов местного самоуправления и организаций (почетные грамоты, дипломы, звания, знаки отличия).

Разъяснения Минтруда: что делать с выплатами и поощрениями?

В апреле 2025 года Минтруд в своем письме от № 14-1 дал важные разъяснения относительно того, какие именно выплаты и поощрения подлежат внесению в трудовую книжку. Главный принцип звучит так: в раздел вносятся только те поощрения, которые связаны именно с трудовыми заслугами.

Разовые выплаты стимулирующего характера (например, премии к празднику, материальная помощь, разовые выплаты за выполнение отдельного задания) не вносятся в трудовую книжку. Они не являются наградой за системные трудовые заслуги. Если же работник получил, например, премию за многолетний добросовестный труд в рамках ведомственного награждения, такая информация подлежит внесению.

Инициативы Госдумы: расширение перечня сведений

Стоит отметить и новейшие законодательные инициативы. Глава комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов предложил включать в сведения о награждениях (или в отдельный раздел) информацию о военной службе по контракту. Это связано с тем, что военная служба по контракту является видом трудовой деятельности, и ее учет в трудовой книжке требует более детального отражения. Пока это находится на стадии обсуждения, но работодателям стоит следить за изменениями в законодательстве.

Пошаговый порядок внесения записей

Внесение записи о награждении должно производиться строго по правилам, установленным Порядком № 320н. Разберем алгоритм по шагам:

Шаг 1. Открытие раздела

Перед тем как внести первую запись о награждении в трудовую книжку, необходимо оформить . В виде заголовка (в графе 3) указывается полное, а при наличии и сокращенное наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)). Под этим заголовком и будут вноситься сами записи.

Шаг 2. Внесение граф

В разделе «Сведения о награждениях» есть три графы (1, 2, 3), которые необходимо заполнить:

1. Графа 1, ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация по нарастающей в пределах раздела).
2. Графа 2 — указывается дата награждения (день, месяц, год) арабскими цифрами. Дата берется из документа о награждении (приказа, распоряжения, указа).
3. Графа 3 — вносится сама запись. Указывается, кем награжден работник, какими наградами или поощрениями, и за какие трудовые заслуги.

Шаг 3. Указание документа-основания

В графе 3 после текста записи указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение и т.д.), его дата и номер.

Важно: в отличие от раздела «Сведения о работе», в разделе «Сведения о награждениях» нет отдельной графы 4 для документа-основания. Поэтому дата и номер приказа вписываются в самой графе 3, сразу после текста о награждении.

Пример внесения записи

Рассмотрим типичный пример внесения записи о награждении почетной грамотой от работодателя:

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Награждена Почетной грамотой за многолетний добросовестный труд и высокий профессионализм в работе. Приказ от № 45-к.

Частые ошибки и важные нюансы

1. Внесение обычных премий. Как уже было отмечено, разовые производственные премии, премии за месяц или квартал в трудовую книжку не заносятся. Это самая частая ошибка неопытных кадровиков.
2. Нарушение нумерации. Номера должны идти по порядку. Если предыдущая запись была под номером 2, следующая должна быть 3, даже если между награждениями прошли годы.
3. Исправление ошибок. Если запись внесена ошибочно, зачеркивать ее нельзя. В графе 3 нужно написать: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем внести правильную запись.
4. Служба по контракту. Как напомнили в Роструде, сведения о военной службе по контракту вносятся в раздел «Сведения о работе», а не в раздел «Сведения о награждениях», даже если военнослужащий был поощрен в период службы.

Внесение сведений о награждениях в трудовую книжку — это юридически значимое действие, которое подтверждает признание заслуг работника. Кадровым специалистам необходимо строго следовать Порядку № 320н, а также учитывать актуальные разъяснения Минтруда: не путать трудовые награды с регулярными стимулирующими выплатами и правильно оформлять все реквизиты документов-оснований. Грамотно заполненная трудовая книжка — это залог отсутствия штрафов от ГИТ и уверенность работника в завтрашнем дне.