Индивидуальные предприниматели (ИП) при приеме на работу сотрудников обязаны соблюдать строгие правила ведения трудовых книжек. От правильности внесенных записей зависит стаж работника, его пенсионные права и юридическая защищенность; В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке для ИП, какие документы необходимы, какие ошибки чаще всего допускаются и как их избежать.

Когда ИП обязан вносить запись в трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, индивидуальный предприниматель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника в следующих случаях:

• При основном месте работы — если сотрудник принят на работу на срок более 5 дней и это его основное место работы.
• По желанию сотрудника, если работник является совместителем (работает по совместительству). В этом случае запись вносится только по просьбе работника.
• При первом трудоустройстве — если у сотрудника ранее не было трудовой книжки или он предъявляет пустую книжку.

Если сотрудник работает у ИП менее 5 дней или это не основное место работы (например, разовая подработка), запись в трудовую книжку можно не вносить.

Какие документы нужны для внесения записи?

Для оформления записи о приеме на работу в трудовой книжке ИП необходимо:

1. Трудовой договор — заключенный между ИП и работником.
2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу — оформленный в письменной форме на основании трудового договора.
3. Трудовая книжка сотрудника — предоставленная работником.
4. Документ, подтверждающий личность работника (паспорт или иной документ).

Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве), ИП обязан завести новую трудовую книжку и внести в нее запись о приеме на работу.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Она должна содержать следующие данные:

Образец записи:

Если сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору, это также указывается в записи:

Особенности для ИП

Может ли ИП сам внести запись в свою трудовую книжку?

Нет; Деятельность индивидуального предпринимателя не является трудовой, поэтому запись в его трудовую книжку не вносится.

Если ИП ранее работал по найму и у него есть трудовая книжка, записи о его деятельности как ИП в нее не вносятся.

Что делать, если ИП не внес запись в трудовую книжку?

Если ИП не внес запись в трудовую книжку в установленный срок (в течение 5 дней после приема на работу), работник вправе обратиться в суд с требованием:

• Установить факт трудовых отношений;
• Обязать ИП внести запись о приеме на работу;
• Взыскать невыплаченные суммы (например, пособие по временной нетрудоспособности);
• Взыскать компенсацию морального вреда.

Пример из судебной практики:

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неверная должность, дата или наименование ИП), необходимо:

1. Внести исправление в установленном порядке (с указанием «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью ИП).
2. Если ошибка привела к потере стажа, работник вправе обратиться в суд или в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Ошибки в трудовых книжках могут привести к:

• Снижению размера будущей пенсии;
• Проблемам при оформлении страховых выплат;
• Отказу в подтверждении стажа работы.

Образцы записей для разных ситуаций

Прием на работу по основному месту работы

Прием на работу по совместительству (по желанию работника)

Прием на работу по срочному трудовому договору

Прием на работу с испытательным сроком

Ответственность ИП за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения или внесения записей в трудовую книжку ИП может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• При повторном нарушении — дисквалификация на срок до 3 лет.

Кроме того, неправильные записи могут привести к судебным разбирательствам и компенсации морального вреда работнику.

Часто задаваемые вопросы

Может ли ИП не заводить трудовую книжку?

Нет. Если сотрудник принят на основное место работы на срок более 5 дней, ИП обязан завести трудовую книжку (если у работника ее нет) или внести запись в существующую.

Нужно ли заверять запись о приеме на работу печатью ИП?

С 2022 года печать не является обязательной для трудовых книжек. Однако если у ИП есть печать, ее можно использовать для заверения записей.

Что делать, если работник отказывается предоставить трудовую книжку?

Если работник отказывается предоставить трудовую книжку, ИП обязан завести новую трудовую книжку и сделать в ней запись о приеме на работу.

Можно ли внести запись задним числом?

Нет. Запись о приеме на работу должна быть внесена в день приема на работу или в течение 5 дней после него.

Что делать, если ИП ликвидируется?

При ликвидации ИП записи в трудовую книжку вносятся в последний день работы. После этого трудовая книжка передается на хранение в архив или работнику.

Правильное оформление записей в трудовой книжке — это не только соблюдение закона, но и забота о будущем ваших сотрудников. Не допускайте ошибок, следуйте инструкциям и храните трудовые книжки в надлежащем порядке!

Дата публикации: 22 мая 2026 года