Ведение трудовых книжек — это обязанность работодателя, которая требует строгого соблюдения законодательства. Ошибки в записях могут привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии или в случае трудовых споров. В данной статье мы подробно разберем, как вносить записи о приеме на работу, особенно в случаях временного трудоустройства, и какие нюансы появились в 2026 году.

Главное правило: когда вносить запись?

Самое главное помнить, что запись о приеме на работу вносится не в первый же день, а только при соблюдении определенного условия по длительности работы.

Согласно разъяснениям Роструда и актуальному законодательству:

• Если сотрудник проработал 5 дней или меньше и уволился, запись в трудовую книжку не вносится. Работодатель обязан просто вернуть работнику его трудовую книжку без каких-либо отметок.
• Если сотрудник проработал более 5 дней, внесение записи о приеме является обязательным.

Важный нюанс: если запись о приеме уже была внесена в трудовую книжку, но сотрудник решил уволиться, не проработав и пяти дней (или в любой момент после внесения), то запись об увольнении вносится в общем порядке. Исправлять или удалять запись о приеме в этом случае нельзя.

Особенности записи для временно работающих (срочный договор)

Часто возникает вопрос: нужно ли указывать, что работник принят временно или по срочному трудовому договору?
Ответ: Нет.

В 2026 году сохраняется правило, согласно которому в графе 3 трудовой книжки при приеме на работу не нужно указывать на срочный характер договора. Запись делается в общем порядке, как для постоянных сотрудников.

Пример правильной формулировки:
«Принят в отдел продаж менеджером».
Указывать «принят временно» или ссылаться на срок договора в этой графе не требуется.

Пошаговая инструкция по заполнению раздела «Сведения о работе»

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

1. Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер вносимой записи (сквозная нумерация).
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу (число, месяц, год). Дата ставится арабскими цифрами (например, ).
3. Графа 3 (Сведения о работе):
   • В первой строке этого раздела (если это первое место работы у данного работодателя) или при смене названия организации указывается полное и сокращенное наименование работодателя. Это можно сделать от руки или с помощью штампа (штамп приравнивается к рукописной записи).
   • Ниже пишется текст: «Принят в [название структурного подразделения] [должность]».
   • Если работа является основной, указание на это не требуется. Если речь идет о совместительстве, запись вносится только по желанию работника и на основании документа с основного места работы.
4. Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Если приказ не издается (что допускается в определенных случаях по разъяснениям Минтруда), указываются реквизиты трудового договора.

Нужно ли заверять запись печатью?

На этапе заполнения сведений о приеме на работу заверять запись печатью организации не нужно. Печать ставится только при увольнении сотрудника (на заверении записи об увольнении).

Цифровые трудовые книжки (ЭТК) и бумажный формат

В 2026 году многие работники перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Важно учитывать следующие моменты:

• Работники, выбравшие ЭТК, подают работодателю письменное заявление о переходе.
• Работодатель рассматривает заявление в течение 3 рабочих дней и вносит соответствующую запись в бумажную трудовую (если она велась) о переходе на ЭТК.
• Критически важно: После внесения записи о переходе на ЭТК и выдачи бумажной трудовой книжки на руки работнику, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Вносить новые записи о приеме в такую бумажную книжку нельзя. Все данные о приеме передаются в Пенсионный фонд в электронном виде.

Специфические ситуации

Вахтовый метод работы

Если сотрудник принят для работы вахтовым методом, об этом необходимо сделать специальную отметку в графе 3 раздела «Сведения о работе». Обычно запись выглядит так: «Принят в [должность] для работы вахтовым методом».

Отсутствие приказа о приеме

Если работодатель не оформляет отдельный приказ о приеме на работу (что возможно при наличии соответствующих условий в трудовом договоре), в графе 4 трудовой книжки указываются реквизиты самого трудового договора (дата и номер).

Старые трудовые книжки

Если у работника трудовая книжка образца до 2004 года, но в разделе «Сведения о работе» есть свободные строки, оформлять новую книжку не нужно. Записи вносятся в имеющийся бланк. Новая книжка (или вкладыш) оформляется только когда закончатся все страницы для записей.

Частые ошибки

• Внесение записи о срочном характере работы при приеме.
• Заверение записи о приеме печатью (не требуется).
• Внесение записи, если сотрудник не отработал 5 дней (за исключением случая, когда запись уже была сделана до увольнения).
• Использование сокращений в записях (должности и названия организаций должны писаться полностью, если это возможно, или в соответствии со штатным расписанием).

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок и обеспечит работнику правильный учет трудового стажа. Помните, что трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина, и аккуратность в ее ведении обязательна для каждой организации.