Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. От правильности записей в ней напрямую зависит возможность получения пенсии, расчет пособий и трудоустройство на новую работу. Ошибки в формулировках причин увольнения могут привести к юридическим спорам и проблемам с Пенсионным фондом; В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи об увольнении, какие формулировки требует Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и как избежать распространенных ошибок.
Общие правила ведения записей при увольнении
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Приказом Минтруда России от № 320н), все записи должны вноситься четко, разборчиво и без сокращений. Главное правило: формулировка в трудовой книжке должна дословно соответствовать тексту закона (ТК РФ или иного федерального закона).
Запись об увольнении вносится в день прекращения трудового договора. Она должна полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя.
Структура записи в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» и состоит из четырех граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация ведется сплошная).
- Графа 2: Дата увольнения (прекращения трудового договора).
- Графа 3: Запись о причине увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ.
- Графа 4: Наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение), его дата и номер.
После внесения записи она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при ее наличии). Также свою подпись ставит работник, подтверждая ознакомление.
Ключевой вопрос: «Уволен» или «Трудовой договор расторгнут»?
В кадровой практике долгое время велась дискуссия о том, с какой фразы начинать запись в графе 3. Согласно актуальным разъяснениям и Порядку № 320н, единым стандартом для большинства случаев является слово «Уволен».
Однако существуют исключения, когда используется формулировка «Трудовой договор прекращен». Это касается случаев, когда трудовой договор заканчивается не по воле сторон, а в силу объективных обстоятельств, например:
- Смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
- Признание работника умершим или безвестно отсутствующим.
Во всех остальных случаях (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя) рекомендуется использовать формулировку «Уволен…».
Образцы правильных формулировок для различных оснований
Ниже приведены точные формулировки, которые необходимо использовать в графе 3 трудовой книжки в 2026 году.
Увольнение по собственному желанию
Это наиболее распространенное основание (ст. 80 ТК РФ). Несмотря на то, что в обиходе говорят «по собственному желанию», в трудовой книжке запись должна ссылаться на пункт статьи 77 ТК РФ.
Правильная формулировка:
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: Допускается также формулировка «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…», но вариант с «Уволен по собственному желанию» является наиболее устоявшимся и рекомендуемым.
Увольнение по соглашению сторон
Основание регулируется ст. 78 ТК РФ. Здесь важно указать, что инициатива была совместной.
Правильная формулировка:
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Если работник увольняется именно по причине наступления пенсионного возраста, это следует отразить в записи, хотя юридически это также увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Правильная формулировка:
Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
При сокращении численности или штата работников (ст. 81 ТК РФ).
Правильная формулировка:
Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с окончанием срока трудового договора
Если истекает срок действия договора (ст. 79 ТК РФ).
Правильная формулировка:
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Что делать, если допущена ошибка?
Если в трудовую книжку внесена неверная запись (например, указана wrong статья или перепутана формулировка), ее нельзя просто зачеркнуть или исправить поверх. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, процедура исправления следующая:
- Вносится новая запись с следующим порядковым номером.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
- Тут же (или следующей строкой) вносится правильная запись с верной формулировкой.
- В графе 4 указывается приказ об исправлении ошибки.
Если ошибка выявлена после увольнения работника, исправление вносит работодатель, допустивший ошибку, или по его письменному поручению — новый работодатель (при наличии подтверждающих документов).
Изменение записи по решению суда
Если работник не согласен с основанием увольнения и суд признает увольнение незаконным или требующим изменения формулировки, запись вносится на основании решения суда. В этом случае запись может выглядеть так:
«Запись за номером [номер] недействительна, восстановлен на прежней работе» или изменена формулировка причины увольнения в соответствии с решением суда.
Правильная формулировка увольнения в трудовой книжке — это не просто бюрократическое требование, а гарантия защиты прав работника. Использование точных фраз из Трудового кодекса («Уволен по собственному желанию», «Уволен по соглашению сторон» и т.д.) и правильных ссылок на статьи закона (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и др.) позволит избежать проблем при подтверждении стажа и начислении пенсии. Работодателям следует внимательно проверять приказы и записи в трудовых книжках перед их выдачей сотрудникам.