Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. При оформлении записей для выборных лиц (депутатов, членов советов, руководителей органов местного самоуправления и т.п.) существуют свои нюансы, связанные с особенностями их трудового отношения. В данной статье подробно рассмотрим, как правильно вносить запись в трудовую книжку выборного лица, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст; 66 – ведение трудовых книжек);
• Федеральный закон № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (для государственных служащих, избираемых на должности);
• Федеральный закон № 131‑ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (для выборных органов местного самоуправления);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69).

Согласно этим документам, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, независимо от формы трудового отношения (по трудовому договору, по контракту, по выбору и т.д.).

Кто считается выборным лицом?

Выборное лицо – это гражданин, занявший должность путём избрания (голосования) на определённый срок. К таким должностям относятся:

• депутаты Государственной Думы, Советов Федерации, законодательных собраний субъектов РФ;
• члены Советов муниципальных образований (городских, сельских поселений);
• главы муниципальных образований (мэры, главы администраций);
• руководители органов исполнительной власти, избранные на конкурсной основе, но имеющие статус выборного (например, председатели избиркомов);
• иные лица, занимающие должности, предусмотренные нормативными актами как выборные (например, ректоры вузов, избранные академическим советом).

Важно понимать, что трудовые отношения у выборных лиц могут оформляться как по трудовому договору (контракту), так и по назначению/избранию без заключения традиционного трудового договора. В любом случае, если лицо получает заработную плату и иные выплаты за исполнение должностных обязанностей, работодатель (или орган, осуществляющий выплаты) обязан вести трудовую книжку.

Особенности ведения трудовой книжки выборного лица

Основание для записи

Запись в трудовую книжку делается на основании:

• приказа (распоряжения) о избрании на должность;
• договора (контракта) о выполнении обязанностей выборного лица;
• решения избирательной комиссии или иного уполномоченного органа о подтверждении полномочий;
• трудовой книжки предыдущего места работы (при переводе).

Содержание записи

В трудовой книжке выборного лица указываются те же реквизиты, что и для обычных работников:

1. Дата приёма (избрания) на работу;
2. Наименование организации (органа state‑ или municipal authority), где лицо исполняет обязанности;
3. Должность (с точным наименованием, например, «Депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»);
4. Вид трудового договора (если заключён) – срочный, бессрочный, контракт;
5. Основание для записи (номер и дата приказа, решения избиркома и т.д.).

Формулировка записи

Пример типовой формулировки:

Принят(а) на работу в качестве депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по избранию на срок с «01» сентября 2026 г. по «31» августа 2030 г. на основании Приказа № 123‑К от 15 августа 2026 г. о результатах выборов.

Если выборное лицо совмещает должность с основной работой, запись делается как о совместительстве (в графе «Вид работы» указывается «совместительство»).

Запись об увольнении (прекращении полномочий)

При окончании срока полномочий, досрочном прекращении или отставке запись оформляется аналогично увольнению:

Уволен(а) с должности депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в связи с истечением срока полномочий («31» августа 2030 г.) на основании Решения Избирательной комиссии № 45 от 28 августа 2030 г.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка документов: собрать приказ о избрании, решение избиркома, трудовой договор (если есть), паспорт и SNILS сотрудника.
2. Определение типа записи: основная работа, совместительство, перевод.
3. Заполнение трудовой книжки:
   • В графе «Дата» указывается день, месяц, год приёма (избрания).
   • В графе «Наименование организации» – полное название органа власти или организации.
   • В графе «Должность, профессия, специальность» – точное наименование должности выборного лица;
   • В графе «Вид трудового договора» – указать, если договор заключён (срочный/бессрочный/контракт). Если договор не заключён, проставляется прочерк.
   • В графе «Основание для записи» – номер и дата приказа, решения избиркома, протокола и т.п.
4. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель кадровой службы) и печатью организации.
5. Внесение в электронный реестр (при ведении электронных трудовых книжек): данные дублируются в систему ЕГРЗЛ или иную approved платформу.

Примеры записей в трудовой книжку выборного лица

Пример 1. Избрание в муниципальный совет

Принят(а) на работу в качестве депутата Совета муниципального образования «Город N» по избранию на срок с «10» марта 2026 г. по «9» марта 2031 г. на основании Решения Избирательной комиссии муниципального образования № 7 от 5 марта 2026 г.

Пример 2. Избрание главой муниципального образования

Принят(а) на работу в качестве главы администрации муниципального образования «Село С» по избранию на срок с «01» января 2027 г. по «31» декабря 2031 г. на основании Приказа Главы региона № 202‑К от 15 декабря 2026 г.

Пример 3. Увольнение в связи с истечением срока полномочий

Уволен(а) с должности депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в связи с истечением срока полномочий («31» августа 2030 г.) на основании Решения Избирательной комиссии РФ № 45 от 28 августа 2030 г.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполное указание наименования органа – всегда пишите полное официальное название (например, «Совет депутатов муниципального образования «Городок»», а не просто «Совет»).
• Отсутствие ссылки на основание – без номера и дата приказа/решения запись может быть признана недействительной при проверке.
• Неправильное указание вида трудового договора – если договор не заключён, ставьте прочерк, а не «отсутствует».
• Смешивание основной работы и совместительства – при совместительстве в графе «Вид работы» обязательно указывайте «совместительство».
• Отсутствие печати – запись без печати организации не считается заверенной.

Рекомендации по оформлению

1. Используйте только чёрную или синюю пасту; иные цвета не допускаются.
2. Заполняйте аккуратно, без исправлений. При необходимости исправления – зачёркнутая строка с надписью «Исправлено верить» и подпись уполномоченного лица.
3. При ведении электронных трудовых книжек дублируйте данные в бумажный вариант, если работник требует бумажную копию (это его право).
4. Храните приказы и решения, послужившие основанием для записи, в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям архивного законодательства).
5. Периодически проводите сверку данных трудовой книжки с данными в системе ЕГРЗЛ, чтобы избежать расхождений.

Запись в трудовую книжку выборного лица требует внимательного отношения к нормативным требованиям и точности оформления. Соблюдение установленного порядка гарантирует, что документ будет иметь юридическую силу и сможет служить надёжным подтверждением трудового стажа и опыта работы при назначении пенсии, получении социальных выплат или при трудоустройстве на новую должность. Следуя представленной инструкции и избегая типичных ошибок, кадровые специалисты и руководители организаций смогут обеспечить корректное ведение трудовых книжек выборных лиц на протяжении всего срока их полномочий.

Помните: трудовая книжка – это не просто формальность, а важный элемент защиты прав работника, независимо от того, избран он на должность или принят на работу по обычному трудовому договору.