Трудовая книжка остаётся основным документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, вносятся ли в трудовые книжки записи и как это делать корректно, актуален как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже представлен подробный разбор нормативных требований, последовательности действий и практических рекомендаций, актуальных на .
Нормативная база
- Приказ Минфина России от № 320н – «Правила ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с ).
- Трудовой кодекс РФ – статьи 66, 66.1, 84.1 (оформление и хранение трудовых книжек).
- Постановление Правительства РФ от № 2364 – введение трудовых книжек нового образца с .
Эти документы устанавливают, кто, когда и как обязан вносить записи в трудовую книжку.
Кто обязан вносить записи?
Согласно п. 9 Правил 320н, работодатель (или уполномоченное лицо) обязан вносить записи в трудовую книжку:
- Не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, который является основанием для записи.
- В хронологическом порядке, без пропусков строк и страниц.
- Под своей подписью и с указанием даты внесения записи.
Если запись делается работником самостоятельно (например, при ведении электронной трудовой книжки), она всё равно должна быть подтверждена работодателем.
Какие записи вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Приёме на работу (должность, подразделение, дата приёма).
- Переводах на другую работу (внутри организации или внешние).
- Повышении по службе, присвоении нового разряда или квалификации.
- Награждениях и поощрениях (если предусмотрено локальными актами).
- Увольнении (причина, дата, основание – приказ об увольнении).
- Иных кадровых изменениях, предусмотренных ТК РФ и локальными нормативными актами.
Важно: формулировки причин увольнения должны точно соответствовать статьям ТК РФ или иным федеральным законам (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с сокращением штата» и т.д.).
Особенности заполнения в 2026 году
Трудовые книжки нового образца
С применяются трудовые книжки нового образца (формат А5, с увеличенным количеством строк). В 2026 году они являются обязательными для всех newly hired сотрудников и для тех, кто получает первую трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведётся электронный учёт трудовой деятельности в ПФР. Однако бумажная трудовая книжка всё ещё требуется:
- Для сотрудников, отказавшихся от ЭТК.
- Для подтверждения стажа при обращении в органы соцзащиты, пенсионный фонд и т.д.
- Как резервный документ при сбоях в электронной системе.
Сроки внесения записей
Правило «не позднее 5 дней» остаётся неизменным. При задержке работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Исправления и пропуски записей
Если при заполнении трудовой книжки были допущены ошибки или пропущены строки, порядок исправления регулируется п. 10‑12 Правил 320н:
- Опечатки – исправляются путём зачёркивания ошибочного текста одной тонкой линией, сверху пишется правильный вариант, рядом ставится подпись лица, внесшего исправление, и дата.
- Пропущенные строки – допускается внесение missing записи в следующую свободную строку с указанием фактической даты события и ссылкой на приказ, который является основанием записи. При этом в поле «Дата внесения» указывается текущая дата.
- Исправление последней записи – если последняя запись сделана при увольнении и требуется её корректировка, оформляется новый приказ об исправлении, после чего в трудовой книжке делается запись об исправлении с указанием реквизитов приказа.
Важно: любые исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она используеться).
Примеры записей в трудовой книжке (2026 год)
Приём на работу
2026 г. Принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность инженера-программиста, отдел разработки, с г. Приказ № 45 от г.
Перевод на другую должность
2026 г. Переведён на должность старшего инженера-программиста, отдел разработки, с г. Приказ № 112 от г.
Увольнение по собственному желанию
2026 г. Уволен по собственному желанию, с г. Приказ № 203 от г.
Присвоение нового разряда
2026 г. Присвоен 5‑й разряд инженера-программиста, с г. Приказ № 158 от г;
Таким образом, ответ на вопрос «Вносятся ли в трудовые книжки?» однозначен: да, записи вносятся обязательно работодателем в строгом соответствии с законодательством и внутренними приказами. Соблюдение сроков, правил оформления и порядка исправлений гарантирует достоверность трудовой стажи и защищает права как сотрудника, так и работодателя.
Следует помнить, что:
- Записи делаются не позднее 5 дней после издания приказа.
- Все сведения должны быть точными, хронологичными и соответствовать формулировкам ТК РФ.
- При обнаружении ошибок – исправляйте их согласно Правилам 320н, заверяя подписью и датой.
Соблюдение этих простых, но важных правил обеспечит корректное ведение трудовой книжки и избежит возможных споров с контролирующими органами.