Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален, а правила его ведения строго регламентированы. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или оформлении пособий. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме, переводе, совместительстве и увольнении, опираясь на актуальные нормы 2026 года.
Основные правила заполнения
Прежде чем делать любую запись, необходимо убедиться в соблюдении базовых требований, установленных Приказом Минтруда. Нарушение этих правил может сделать запись недействительной.
- Язык и почерк: Все записи вносятся на русском языке, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Почерк должен быть разборчивым, без сокращений (кроме общепринятых).
- Нумерация: Записи в графе 1 («№ записи») ведутся сквозным порядком в пределах каждого раздела («Сведения о работе», «Сведения о награждении»). Используются арабские цифры.
- Даты: В графе 2 дата указывается арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Печати и подписи: Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии).
Структура записи о работе
Согласно актуальным требованиям, в разделе «Сведения о работе» заполнение происходит следующим образом:
- Заголовок: В графе 3, в виде заголовка, указывается полное наименование организации, а также сокращенное (при наличии).
- Порядковый номер: В графе 1 ставится номер вносимой записи.
- Дата события: В графе 2 указывается дата приема, перевода или увольнения.
- Содержание: В графе 3 делается непосредственная запись о событии (принят, переведен, уволен).
- Основание: В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя.
Образцы записей для различных ситуаций
Прием на работу
Запись о приеме вносится после того, как сотрудник проработал более 5 дней. Это обязательное условие для основных работников.
Пример формулировки в графе 3:
Принят в отдел продаж на должность менеджера.
В графе 4 обязательно указывается: Приказ от № 45-к.
Работа по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника. Важно помнить, что такую запись может сделать как работодатель по основному месту работы (на основании документа с места работы по совместительству), так и работодатель по совместительству.
Образец записи:
- Графа 3: Принят на работу по совместительству на должность бухгалтера.
- Графа 4: Приказ от № 12-к.
Переименование организации
Если организация сменила название, в графе 3 делается запись:
Организация «Ромашка» переименована в Общество с ограниченной ответственностью «Вектор».
Основанием служит соответствующий приказ или выписка из ЕГРЮЛ.
Что делать, если закончились страницы?
Если в трудовой книжке закончились свободные страницы для записей, необходимо завести вкладыш. Вкладыш вшивается в трудовую книжку. На титульном листе основной книжки ставится штамп (или делается запись от руки) с указанием серии и номера выданного вкладыша. Без этой отметки вкладыш считается недействительным.
Исправление ошибок и признание записей недействительными
Зачеркивания в трудовых книжках категорически запрещены. Если допущена ошибка:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
- В графе 2 ставится текущая дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за № [номер ошибочной записи] недействительна». Далее при необходимости вносится правильная запись.
- В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была сделана ошибочная запись (или номер приказа об исправлении).
Переход на электронный документооборот (ЭДО)
В 2025–2026 годах многие компании переходят на кадровый ЭДО. Важно помнить, что даже при наличии электронной трудовой, бумажная книжка (если она велась до 2020 года и работник не отказался от нее) должна вестись параллельно до момента ее полной замены или утраты силы в соответствии с переходными положениями законодательства.
Ключевые моменты для кадровика в 2026 году:
- Проверка актуальности бланков трудовых книжек (нового образца).
- Контроль за своевременностью внесения записей (не позднее 5 дней с момента события).
- Правильное оформление увольнений, так как это финальная запись, влияющая на стаж.
Грамотное ведение трудовых книжек — это не только соблюдение закона, но и гарантия социальной защищенности сотрудников. Используйте приведенные образцы и правила, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.