Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ От правильности внесения записей в этот документ зависит будущее право сотрудника на пенсию, а также размер пособий по временной нетрудоспособности․ Как показывает практика, ошибки и небрежность в записях трудовой книжки могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии, что станет серьезной финансовой потерей для работника;
Одной из самых частых причин для путаницы у кадровиков и работодателей является оформление отношений с работником по контракту или срочному трудовому договору․ Разберемся подробно, как правильно делать записи в трудовой книжке при заключении, продлении и прекращении контракта․
Общие правила внесения записей
Основанием для любых записей в трудовой книжке всегда выступает приказ (распоряжение) нанимателя․ Вносить сведения о работе необходимо строго по правилам, установленным Правилами и Инструкцией по ведению трудовых книжек․
- Срок внесения: Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу․
- Ознакомление: С каждой записью, занесенной в трудовую книжку на основании приказа о назначении на работу, переводе или увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку․
- Формат: Запись о приеме на работу (заключении трудового договора/контракта) вносится со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя․
Прием на работу по контракту или срочному договору
Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли как-то выделять тот факт, что с сотрудником заключен именно контракт или срочный трудовой договор, а не договор на неопределенный срок?
Ответ однозначный: в трудовой книжке запись о сроке трудового договора (контракта) не производится․ При трудоустройстве по срочному трудовому договору или контракту запись о приеме на работу вносится по общим правилам․ Особенности срочного характера правоотношений никак не отражаются на главном документе для учета трудовой деятельности и стажа․
Информация о том, что договор является срочным, отражается исключительно в двух документах:
- В приказе о приеме на работу;
- В тексте самого контракта (например, пункт 12 Примерной формы контракта)․
Нужно ли вносить запись о заключении нового контракта или его продлении?
Это один из самых популярных вопросов․ Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, вносить в трудовую книжку работника запись о продлении контракта или заключении нового контракта не требуется․
В разделе «Сведения о работе» отражаются сведения о приеме на работу, переводе и увольнении․ Продление контракта не является ни приемом, ни увольнением, ни переводом․ Таким образом, данная запись не вносится․ Если работник продолжает работать у того же нанимателя на тех же условиях, кадровых записей в трудовой книжке не делается․
Запись об увольнении (прекращении контракта)
Когда срок контракта или срочного трудового договора истекает и стороны не договорились о его продлении, либо контракт расторгается досрочно, производится запись об увольнении․ Она вносится в строгом соответствии с Правилами и Инструкцией:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи;
- Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- Графа 3: делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса;
- Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер․
Специфические случаи: военная служба по контракту
Отдельного внимания заслуживает ситуация с военнослужащими․ Служба в армии по контракту — это особый вид государственной службы, который также учитывается в стаже․
Здесь действуют следующие правила:
- Если вы принимаете на работу бывшего военнослужащего, запись в трудовую книжку о его службе в армии по контракту вы не вносите․ Эта запись должна быть сделана по месту прохождения службы․
- Однако, если трудовая книжка ведется по месту прохождения военной службы, то в разделе «Сведения о работе» указывается: в графе 3 — запись о прохождении военной службы по контракту, в графе 4 — реквизиты документа, на основании которого внесена запись․
Что делать, если в трудовой книжке закончилось место?
Если трудовая книжка работника была заведена до и в разделе «Сведения о работе» закончились свободные строки, оформлять новую трудовую книжку действующей формы не нужно․ Необходимо вносить записи именно в нее, а когда свободное место закончится — оформить вкладыш в эту же трудовую книжку․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и важность точности
Стоит напомнить, что с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж будет вестись преимущественно в цифровом формате․ Тем не менее, бумажные трудовые книжки продолжают действовать, и записи в них по-прежнему имеют юридическую силу․
Неточности в трудовых книжках (ошибка в наименовании организации, отсутствие записи о переименовании работодателя, неправильные даты) способны обернуться уменьшением пенсионных выплат․ Как отмечают эксперты, включая заслуженного юриста России Ивана Соловьева, из-за небрежности в записях отдельные периоды работы нередко не засчитываются при расчете пенсии․
Ведение трудовой книжки требует максимального внимания․ Подводя итог по теме контрактов, запомните главное:
- При приеме на работу по контракту запись делается по общим правилам, без указания срочности․
- Записи о продлении или заключении нового контракта (если работник не увольнялся) не требуются;
- При увольнении обязательно указывается причина со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты приказа․
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения размера будущей пенсии и пособий для работника․