Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина в Российской Федерации. Любые ошибки в ее заполнении могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. Именно поэтому кадровикам и работодателям так важно соблюдать актуальные правила и использовать правильные образцы записей в трудовой книжке РФ.
С 1 января 2023 года в России введены новые бланки трудовых книжек, утвержденные соответствующим Постановлением Правительства РФ. Кроме того, действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (Зарегистрировано в Минюсте России N 63748). В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить основные записи.
Общие правила внесения записей
Прежде чем перейти к конкретным образцам, важно помнить базовые правила заполнения раздела «Сведения о работе»:
- В графе 1 проставляется порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата события (приема, перевода, увольнения) в формате: ДД.ММ.ГГГГ.
- В графе 3 содержится сама суть записи (о приеме, переводе, увольнении).
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), его дата и номер.
Образец записи о приеме на работу
При приеме на работу в графе 3 сначала в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные:
- В графе 1 — порядковый номер записи.
- В графе 2 — дата приема на работу.
- В графе 3 — отметка о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию. Указывается соответствующая квалификация, разряд, класс или категория.
- В графе 4 — реквизиты приказа о приеме.
Пример записи о приеме на основное место работы:
Графа 3: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам».
Графа 4: «Приказ от № 4-к».
Образец записи в трудовой книжке при приеме работника на работу с заключением контракта:
Графа 3: «Принят на работу по контракту в бухгалтерию на должность главного бухгалтера».
Графа 4: «Приказ от № 12-к».
Образец записи о приеме в порядке перевода
Запись о трудоустройстве в порядке перевода вносят уже по новому месту работы. Поэтому сначала указывают наименование новой компании, в которую принят сотрудник, а затем делается стандартная запись о приеме с обязательным уточнением, что это перевод.
Пример записи в трудовую книжку о приеме на работу в порядке перевода:
Графа 3: «Принят в отдел логистики на должность логиста в порядке перевода из ООО «Старая Компания»».
Графа 4: «Приказ от № 25-к».
Образец записи об увольнении
Записи об увольнении требуют особой точности, так как от формулировки зависит право работника на определенные гарантии. В графе 3 обязательно указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса Российской Федерации.
Пример записи о прекращении трудового договора в связи со статьей 80 ТК РФ:
Если работник увольняется по собственному желанию в связи с обстоятельствами, делающими невозможным дальнейшее продолжение работы (к примеру, зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию), запись должна это отражать.
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Пример записи по пункту 7 статьи 77 ТК РФ:
Графа 3: «Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Записи о поощрениях и премиях
Минтруд России разъяснил, какие поощрительные выплаты нужно отражать в трудовой книжке. Согласно правилам, в раздел «Сведения о награждениях» вносятся только государственные награды, почетные грамоты, звания и знаки отличия, а также другие поощрения за успехи в работе, предусмотренные уставом организации или коллективным договором. Обычные производственные премии (ежемесячные, квартальные) в трудовой книжке не отражаются.
Исправление ошибок и выдача дубликата
Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженным стажем и проблемами с Социальным фондом России при оформлении страховых пенсий. Как правило, специальный стаж автоматически учитывается СФР, но неверные записи могут исказить данные.
Если в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером внесена ошибочная запись об увольнении, ее нельзя зачеркивать. Вносится запись о признании записи за определенным номером недействительной.
В случае массовой утраты документов или порчи книжки выдается дубликат.
Образец записи в трудовую книжку при выдаче дубликата:
В правом верхнем углу ьного листа делается надпись: «Дубликат».
На первой странице (в разделе сведений о работе) указывается общий стаж работы до поступления в данную организацию, подтвержденный документами.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Несмотря на развитие электронных трудовых книжек, бумажный формат остается актуальным для тех работников, которые сохранили его. Важно помнить, что данные бумажной и электронной книжки должны совпадать. Разбирая важные вопросы оформления ЭТК, специалисты отмечают: настройка заполнения электронной трудовой книжки в учетных программах должна производиться с учетом тех же формулировок, что и для бумажного варианта.
Правильное ведение трудовых книжек — это юридическая ответственность работодателя. Использование актуальных образцов записей, соблюдение нового порядка (от 2021 года) и применение новых бланков (с 2023 года) позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит работникам беспроблемное подтверждение их трудового стажа.