Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильное её ведение — обязанность работодателя и право работника. С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н), который актуален и в 2026 году. В статье разберем, как правильно вносить записи по современным правилам.
Ключевые правила внесения записей в 2026 году
Основные требования, которые нужно помнить:
- Сроки: Запись о приёме на работу (увольнении, переводе) вносится в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа или распоряжения.
- Форма бланка: Менять старые трудовые книжки (до 2004 года) на новые образцы не обязательно. Если у работника есть книжка старого образца, записи вносятся в неё, пока есть свободные строки. После окончания свободного места оформляется вкладыш на бланке нового образца (с 2004 г.).
- Точность: Все записи делаются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Используются только утверждённые формулировки.
Особенности для книжек, заведённых до
Если трудовая книжка была заведена до 1 января 2004 года, записи продолжают вноситься в неё. Когда место в разделе «Сведения о работе» закончится, необходимо оформить вкладыш (на современном бланке) и в дальнейшем вести учёт в нём.
Как правильно внести исправления? Разбор типовых ситуаций
Ошибки случаются. Важно знать, как их исправлять законно.
Ошибка в уже внесённой записи
Если в тексте записи допущена ошибка (например, неправильно указана дата или должность), действуйте так:
- Аккуратно зачеркните ошибочный текст одной чертой (не перечёркивайте «начерно»).
- Рядом (сверху, снизу или на той же строке, если есть место) внесите правильную запись.
- Обязательно удостоверьте исправление: сделайте подпись (работника кадровой службы или руководителя) и расшифровку подписи (ФИО), а также поставьте дату исправления.
Важно: Нельзя использовать Correction Pen (шариковую руку с белой пастой) или заклеивать ошибки. Зачеркивание должно быть аккуратным и читаемым.
Недействительная запись (например, ошибочный номер)
Если запись была внесена с ошибкой в нумерации или содержит неверные данные, её можно:
- Объединить с новой правильной записью: зачеркнуть старую запись одной чертой и рядом вписать верную, присвоив ей следующий порядковый номер.
- Внести с индивидуальным номером: если ошибка не связана с порядковым номером, старую запись зачёркивают, а новую вносят в следующую свободную строку с новым номером.
Перепутаны порядковые номера записей
Если номера записей в разделе «Сведения о работе» идут не по порядку (например, после записи №5 идёт №7, а №6 отсутствует), исправлять нумерацию не требуется. Нумерация должна быть сквозной, но пропуски не являются основанием для переписывания всего раздела. Просто продолжайте нумерацию с того места, где остановились.
Образцы основных записей по новым правилам (2026)
Приведём формулировки, которые используются в 2026 году.
Приём на работу (основная запись)
Образец:
«Принят(а) на работу в качестве [должность] с [дата]
Условия труда: [указать, если требуется: вредный/опасный фактор, режим труда и отдыха и т.д.]»
Примечание: Условия труда указываются на основании результатов оценки условий труда. Если оценка не проводилась, эта часть может отсутствовать.
Увольнение
Образец:
«Уволен(а) с [дата] в связи с [указать основание, например: истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, по собственному желанию (с указанием ст. 80 ТК РФ) и т.д.]»
Перевод (внутри организации)
Образец:
«Переведён(а) в порядке перевода с [дата] на должность [новая должность] (структурное подразделение)»
Важно: Перевод оформляется приказом. В записи указывается именно «в порядке перевода».
Совмещение (внешнее)
Если работник трудится по совместительству на другом предприятии, запись в его основной трудовой книжке не вносится. Но если он работает по совместительству в той же организации, то:
«Привлечён(а) к работе по совместительству в качестве [должность] с [дата]»
Раздел «Сведения о награждении»
Записи в этот раздел вносятся по тем же правилам, что и в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер присваивается в общей нумерации записей трудовой книжки. Если требуется внести исправление в уже существующую запись о награждении, действует тот же алгоритм: зачеркивание одной чертой и внесение верных данных с подписью и датой.
Частые вопросы (FAQ)
В: Нужно ли ставить печать организации в трудовой книжке?
О: Нет. С 1 января 2020 года печать на записях в трудовой книжке не ставится. Достаточно подписи ответственного лица (каждой записи) и расшифровки (ФИО).
В: Что делать, если работник предоставил трудовую книжку без записей о последнем месте работы?
О: Работодатель не обязан проверять достоверность сведений в предоставленной книжке. Записи вносятся на основании документов от предыдущего работодателя (выписки из приказа, трудового договора). Если таких документов нет, запись не вносится. Отсутствие записей не является основанием для отказа в приёме на работу.
В: Можно ли вносить записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)?
О: Да, с 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей. Записи вносяться в безбумажном виде в специальной системе. Работник может получить бумажный документ (выписку) по запросу. Правила внесения и исправления записей в ЭТК аналогичны бумажным, но осуществляются в цифровом виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Ведение трудовых книжек в 2026 году регламентировано чёткими и стабильными правилами. Главное — соблюдать сроки, использовать правильные формулировки, аккуратно и законно вносить исправления. При наличии у работника старой книжки (до 2004 г.) менять её не нужно, а просто продолжайте вести учёт, оформив вкладыш при необходимости. Все спорные ситуации лучше решать, ориентируясь на Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда № 320н, и консультируясь с юристом.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных документов и практики. Дата актуализации информации: май 2026 года.