Трудовая книжка — это важнейший документ‚ отражающий трудовую деятельность работника. Согласно действующему законодательству‚ при заполнении всех страниц одного из разделов (например‚ сведений о работе или о награждениях)‚ необходимо оформить вкладыш‚ который становится неотъемлемой частью документа. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку‚ какие документы для этого нужны и на что обратить внимание кадровикам.
Что говорит закон: обязательно ли вшивать вкладыш?
Согласно пункту 32 Приложения 2 к приказу Минтруда России от № 320н‚ в случае заполнения всех страниц одного из разделов трудовой книжки‚ она дополняется вкладышем. При этом:
- Обязательность вшивания не установлена, закон не требует именно прошивать вкладыш‚ а лишь указывает‚ что он является частью трудовой книжки;
- С 1 сентября 2021 года не обязательно вшивать вкладыш в трудовую книжку‚ но это можно сделать по желанию работодателя;
- Вкладыш должен быть оформлен на бланке установленного образца‚ изготовленном на предприятии Гознак;
- Если вкладыш выдан работнику‚ его необходимо зарегистрировать в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей.
Когда необходимо оформлять вкладыш?
Вкладыш оформляеться в следующих случаях:
- Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены;
- Все страницы раздела «Сведения о награждениях» заполнены;
- Требуется внести дополнительные записи‚ но свободных страниц в текущем разделе нет;
- При утере или повреждении основной трудовой книжки (в этом случае оформляется дубликат с приложением вкладыша).
Шаг 1. Подготовка необходимых материалов
Для работы вам понадобятся:
- Трудовая книжка;
- Вкладыш установленного образца;
- Швейная машинка или игла с ниткой (цвет нитки значения не имеет);
- Ножницы;
- Линейка;
- Штамп или печать организации;
- Чернила (для штампа);
- Бланк приходно-расходной книги (при необходимости регистрации вкладыша).
Шаг 2. Подготовка трудовой книжки и вкладыша
Порядок действий:
- Откройте трудовую книжку на последней заполненной странице;
- Возьмите вкладыш и откройте его посередине;
- Разместите вкладыш между последней страницей трудовой книжки и обложкой;
- Убедитесь‚ что все страницы ровно лежат и не перекошены;
- При необходимости подровняйте края.
Шаг 3. Вшивание вкладыша
Способ прошивания законодательно не установлен‚ но на практике используют два основных метода:
Метод 1: Прошивание вручную
Этот способ подходит‚ если у вас нет швейной машинки:
- Возьмите прочную нитку (например‚ капроновую) и иглу;
- Начните прошивать с внутренней стороны обложки‚ захватывая:
- Обложку трудовой книжки;
- Последнюю страницу основного документа;
- Вкладыш;
- Первую страницу вкладыша;
- Сделайте 3-4 стежка‚ затем закрепите нитку узлом;
- Повторите процесс на противоположной стороне;
- Убедитесь‚ что вкладыш надежно закреплен‚ но не перетянут;
- Обрежьте лишнюю нитку.
Метод 2: Использование швейной машинки
Этот способ более надежен и профессионален:
- Установите машинку на среднюю длину стежка;
- Начните прошивать с внутренней стороны обложки;
- Захватите обложку‚ последнюю страницу трудовой книжки‚ вкладыш и первую страницу вкладыша;
- Сделайте 2-3 строчки стежков;
- Закрепите нитку на обратной стороне;
- Повторите на противоположной стороне;
- Убедитесь в надежности крепления.
Где и как делать отметку о выданном вкладыше?
Согласно пункту 33 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ необходимо сделать отметку о выдаче вкладыша:
- На ьном листе трудовой книжки ставится штамп:
Выдан вкладыш серия __ № _____; - Если на ьном листе нет места‚ отметку делают на ьном листе первого вкладыша;
- Штамп ставится работодателем или уполномоченным лицом;
- Дата выдачи вкладыша должна совпадать с датой внесения записи в трудовую книжку.
Образец заполнения вкладыша
Вкладыш должен содержать следующие реквизиты:
- Название документа:
Вкладыш в трудовую книжку; - Серия и номер вкладыша;
- Наименование организации‚ выдавшей вкладыш;
- Дата выдачи;
- Подпись уполномоченного лица;
- Печать организации (при наличии).
Пример заполнения:
ВКЛАДЫШ в трудовую книжку № 123456
Выдан ООО «Ромашка»
М.П. _______________
Подпись: _____________
Нюансы и рекомендации
- Регистрация вкладышей: Если вкладыш выдан работнику‚ его необходимо зарегистрировать в приходно-расходной книге;
- Хранение бланков: Пустые бланки вкладышей должны храниться в сейфе или специальном шкафу с ограниченным доступом;
- Ответственность: За неправильное оформление вкладыша или его утерю ответственность несет работодатель;
- Электронные трудовые книжки: С 2020 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для новых работников. Вкладыши в электронном формате не оформляются;
- Проверка: При проверке трудовых книжек инспекторы обращают внимание на правильность оформления вкладышей и наличие соответствующих записей.
Что делать‚ если вкладыш утерян?
В случае утери вкладыша необходимо:
- Оформить дубликат трудовой книжки;
- В дубликате восстановить все записи на основании имеющихся документов (приказов‚ трудовых договоров и т.д.);
- Приложить новый вкладыш;
- Сделать соответствующую отметку в дубликате;
- Зарегистрировать новый вкладыш в приходно-расходной книге.
Вшивание вкладыша в трудовую книжку — это процедура‚ которая требует внимательности и соблюдения установленных правил. Хотя с 1 сентября 2021 года закон не обязывает вшивать вкладыши‚ многие работодатели продолжают это делать для надежности и предотвращения утери важных записей.
Следуя нашей пошаговой инструкции‚ вы сможете правильно оформить вкладыш‚ сделать необходимые отметки и обеспечить сохранность документа. Помните‚ что правильное ведение трудовых книжек — это залог доверия со стороны работников и отсутствие проблем при проверках.