Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общему правилу, установленному законодательством, трудовая книжка должна храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Однако на практике часто возникают ситуации, когда самому работнику временно требуется оригинал этого документа. Как кадровику правильно оформить выдачу трудовой книжки во временное пользование, чтобы не нарушить закон и обезопасить себя? Разберемся во всех тонкостях процедуры.
В каких случаях выдается трудовая книжка на время?
Действующее законодательство о труде предусматривает возможность выдачи работнику трудовой книжки не только при увольнении, но и в период работы во временное пользование. Чаще всего такая необходимость возникает, когда сотруднику нужно предоставить оригинал документа в государственные органы, например:
- В Пенсионный фонд (ПФР) — для назначения или перерасчета пенсии, оформления льгот;
- В Социальный фонд — для получения различных выплат и пособий;
- В банки и кредитные организации — хотя в большинстве случаев для получения кредита достаточно заверенной копии, некоторые банки настаивают на предоставлении оригинала;
- Для ксерокопирования — если работнику необходимо снять копии самостоятельно, а кадровик в данный момент не может этого сделать.
Важно помнить: если работнику временно понадобилась трудовая книжка (например, для предоставления в ПФР), он обязан написать заявление о выдаче. Устный запрос не является основанием для передачи документа.
Альтернатива: заверенная копия
Прежде чем выдать оригинал на руки, работник отдела кадров должен предложить сотруднику альтернативный вариант. Согласно ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать ему заверенную копию трудовой книжки.
Во многих случаях (например, для тех же банков или соцзащиты) достаточно предоставить сотруднику копию, заверенную печатью организации и подписью кадровика. Это позволяет:
- Не нарушать правила хранения трудовых книжек;
- Избежать риска утери оригинала работником;
- Сэкономить время на документальное оформление временной выдачи.
Однако, если организация (например, ПФР) требует именно оригинал, отказать сотруднику в выдаче нельзя.
Документальное оформление: расписка как главный инструмент защиты
Если принято решение выдать трудовую книжку на руки на определенное время, работодателю критически важно документально удостоверить этот факт. В случае судебных разбирательств или утери документа оформленная расписка о получении трудовой книжки послужит главным подтверждением того, что работодатель свои обязанности выполнил, а вина за утрату лежит на сотруднике.
Что должно быть указано в расписке?
Расписка в получении трудовой книжки на руки должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- ФИО, должность и паспортные данные работника;
- Цель выдачи трудовой книжки (например, «для предоставления в ПФР»);
- Срок, на который выдается документ (конкретная дата возврата);
- Обязательство работника вернуть трудовую книжку в указанный срок;
- Дата составления расписки;
- Личная подпись работника.
Рекомендация для кадровиков
К расписке настоятельно рекомендуется приложить заверенную копию всей трудовой книжки. Зачем это нужно? Если работник потеряет оригинал, у работодателя останется возможность подсчитать стаж работника для оформления дубликата без длительных запросов в архивы и предыдущие места работы.
Особенности выдачи при увольнении и электронные трудовые
Для полноты картины стоит упомянуть и стандартную процедуру — выдачу трудовой книжки при увольнении. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от N 225), трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения. Если заявление об увольнении подано менее чем за три рабочих дня, срок выдачи остается тем же — день увольнения.
С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) появились новые нюансы. Если сотрудник предпочел вести трудовую в электронном виде, работодатель вместо бумажной книжки при увольнении выдает ему форму СТД-Р — цифровой аналог книжки. Выдача этих сведений производится в последний рабочий день сотрудника так же, как и выдача бумажной трудовой.
При этом работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки (например, находившиеся на длительном больничном или в отпуске по уходу за ребенком на ), могут сделать это в любое время.
Выдача трудовой книжки родственникам
Существуют особые случаи, когда за трудовой книжкой обращается не сам работник; Например, в случае смерти сотрудника документ выдается его ближайшим родственникам под расписку. При этом необходимо документальное подтверждение родства:
- Для детей — свидетельство о рождении;
- Для вдовца (вдовы) — свидетельство о браке.
Необходимость выдачи трудовой под расписку в таких случаях установлена специальными пунктами Правил ведения трудовых книжек.
Ответственность и последствия
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Выдача документа на руки — это всегда риск. Если сотрудник не вернет трудовую книжку в указанный в расписке срок, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Это снимет с работодателя ответственность за задержку выдачи.
Если же книжка была выдана без расписки и утеряна, доказать факт вины работника в суде будет крайне сложно, и восстанавливать документ придется за счет организации.
Выдача трудовой книжки во временное пользование — процедура, требующая строгого соблюдения бюрократических формальностей. Главное правило для кадровика: не выдавать оригинал без веской причины и без письменного заявления работника. Всегда оценивайте возможность замены оригинала заверенной копией. Если же выдача неизбежна, обязательно берите с работника подробную расписку с обязательством вернуть документ в срок и приложите к ней копию трудовой. Эти простые шаги защитят работодателя от юридических и финансовых рисков.