Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о местах работы, должностях, заработной плате и иных условиях труда. В 2026 году в России одновременно существуют два вида трудовых книжек:

• бумажная (традиционная) трудовая книжка;
• электронная трудовая книжка (ЭТК), оформляемая через СФР и Госуслуги;

В статье рассматривается, как правильно выдавать трудовую книжку работнику «в руки», какие документы нужны, какие сроки соблюдать и какие нюансы появились после последних изменений в Трудовом кодексе.

Обязанности работодателя по ведению и выдаче трудовых книжек

Согласно приказу Минтруда РФ от № 123н, работодатель (кроме физических лиц‑не ИП) обязан вести трудовые книжки у всех работников, проработавших у него более пяти дней, если работа является основной.

Обязанности включают:

1. Вести книгу учёта движения трудовых книжек (приходно‑расходную книгу).
2. Обеспечить правильное заполнение ьного листа и всех записей о трудовой деятельности.
3. Своевременно выдавать трудовую книжку работнику в руки при приёме на работу.
4. Выдавать дубликат при утрате или повреждении, соблюдая установленный порядок.

Когда и кому необходимо выдавать бумажную трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка выдаётся в следующих случаях:

• Работник отказался от электронного варианта (подписал заявление об отказе).
• Работодатель не имеет возможности оформить ЭТК (например, небольшие организации без доступа к СФР).
• Работник первый раз трудоустраивается и не имеет ни бумажной, ни электронной книжки.

Если работник не подал заявление об отказе, а у него уже есть электронная книжка, то бумажная версия не требуется.

Пошаговый порядок выдачи бумажной трудовой книжки «в руки»

Шаг 1. Подготовка документов от работника

Шаг 2. Оформление ьного листа трудовой книжки

На ьном листе указываются:

• ФИО работника (полностью, как в паспорте);
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта;
• Код подразделения (по месту жительства);
• Номер трудовой книжки (первый в системе).

Шаг 3. Внесение первой записи (приём на работу)

Запись делается в первой строке книги учёта движения трудовых книжек и в самой книжке:

1. Дата приёма на работу.
2. Наименование организации, её ИНН, ОКПО.
3. Должность, тарифная ставка, размер оплаты.
4. Ссылка на приказ о приёме (номер, дата).

Шаг 4. Передача книжки работнику

Трудовая книжка должна быть передана лично в руки работника в день подписания трудового договора. При передаче:

• Составьте акт приёма‑передачи (два экземпляра: один остаётся у работодателя, второй – у работника).
• Работник ставит подпись в графе «Получено».
• Если передача происходит по почте, используйте заказное письмо с уведомлением о вручении и получайте подпись получателя.

Шаг 5. Ведение книги учёта движения

В книгу приходно‑расходную вносится запись о выдаче:

Дата выдачи: 
ФИО работника: Иванов И.И.
Номер трудовой книжки: 001/2026
Способ выдачи: личная передача
Подпись ответственного лица

Электронная трудовая книжка (ЭТК): когда её «выдавать»

ЭТК хранится в системе СФР (Система формирования документов о трудовой деятельности). Приём на работу оформляется так:

1. Работник предоставляет сведения в форме СТД‑Р (или СТД‑СФР).
2. Работодатель загружает данные в СФР через портал Госуслуг.
3. Работнику отправляется уведомление о создании ЭТК (SMS/Э‑почта) с инструкциями, как просмотреть запись.

Если работник позже решит перейти на бумажный вариант, он подаёт заявление об отказе, после чего работодатель выдаёт бумажную книжку по схеме, описанной в пункте 3.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка возвращается работодателю в последний рабочий день, а затем выдаёться работнику обратно (или отправляется заказным письмом) в течение 5 рабочих дней после оформления всех записей об увольнении.

Процедура:

• Составьте приказ об увольнении (номер, дата).
• Внесите запись о прекращении трудовых отношений (дата, причина, ссылка на приказ).
• Составьте акт возврата‑выдачи книжки.
• Если работник отказывается принимать книжку, отправьте её заказным письмом с уведомлением.

Дубликат трудовой книжки

При утрате или повреждении книжки работник имеет право получить дубликат. Порядок оформления (по состоянию на ):

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата (форма СТД‑ДК).
2. Предоставляет копию паспорта и заявление о потере (при необходимости – справку из полиции).
3. Работодатель в течение 10 дней оформляет дубликат, вносит запись о выдаче и выдаёт его работнику.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдавать трудовую книжку по почте?

Да, если работник дал письменное согласие. Книга отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом в книге учёта указывается способ выдачи «почтовая отправка».

Что делать, если работник отказывается от бумажной книжки, но у него уже есть электронная?

Работодатель обязан оформить отказ в системе СФР и не выдавать бумажный документ. При этом в книге учёта делается запись о переходе на ЭТК.

Сколько времени у работодателя есть на оформление первой записи в трудовой книжке?

Запись должна быть внесена в течение трёх рабочих дней с момента приёма работника на работу.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Да, но только при наличии согласия работника. При этом в бумажной книжке делаются записи только о тех событиях, которые уже отражены в ЭТК, чтобы избежать двойного дублирования.

Выдача трудовой книжки «в руки» – простой, но строго регламентированный процесс. Соблюдение следующих правил гарантирует законность действий работодателя:

• Получить от работника заявление об отказе от ЭТК (если требуется).
• Точно оформить ьный лист и первую запись.
• Составить акт приёма‑передачи и внести запись в книгу учёта движения.
• Соблюдать сроки возврата при увольнении и оформления дубликата.

При правильном подходе ни работник, ни работодатель не столкнутся с проблемами при проверках инспекции труда, а трудовой стаж будет надёжно зафиксирован в официальном документе.

Дата публикации: