С 1 января 2023 года в России официально введены в оборот трудовые книжки нового образца — как с бумажными бланками, так и с электронными аналогами. При этом бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, и работодатели обязаны обеспечивать их наличие для сотрудников, которые не перешли на электронный формат. В этой статье вы найдёте исчерпывающую информацию о том, как правильно заказать бланки трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством РФ.

Почему важно заказывать бланки через официальные каналы?

Бланки трудовых книжек, это строго учётные документы, регулируемые государством. Их изготовление, хранение и распределение осуществляются в строгом соответствии с нормативными актами Минтруда России и ФНС. Использование неофициальных или самопечатных бланков ведёт к:

• Нарушению трудового законодательства;
• Отказу в признании записи в трудовой книжке;
• Штрафам от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц);
• Рискам при аудите и проверке кадровых документов.

Поэтому заказывать бланки следует только у уполномочённых производителей, прошедших государственную сертификацию.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие порядок заказа и использования бланков трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ от № 525 — утверждает форму трудовой книжки и вкладыша к ней.
2. Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая требования к бланкам.
3. Приказ Минфина России от № 186н — утверждает Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Согласно этим документам, с 1 января 2023 года все бланки трудовых книжек должны изготавливаться только на специализированных предприятиях, имеющих лицензию ФСТЭК России на выпуск документов строгой отчётности.

Кто может заказывать бланки трудовых книжек?

Заказывать бланки трудовых книжек могут:

• Юридические лица — работодатели (ООО, АО, ИП и т.д.);
• Бюджетные организации — школы, больницы, муниципалитеты;
• Филиалы и представительства организаций, имеющие право вести кадровый учёт.

Важно! Физические лица (например, частные лица, не являющиеся ИП) не имеют права заказывать бланки трудовых книжек. Они не являются работодателями и не ведут кадровый учёт.

Как заказать бланки трудовых книжек: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите необходимое количество бланков

Учитывайте:

• Число новых сотрудников, которых планируете принять в ближайшие 6–12 месяцев;
• Запас на замену испорченных или утерянных бланков (рекомендуется 5–10% от общего количества);
• Необходимость наличия вкладышей (если сотрудник уже имеет трудовую книжку, но её заполнение закончилось).

Шаг 2: Выберите уполномочённого поставщика

В России список официальных производителей бланков трудовых книжек утверждён Минфином России. К ним относятся:

• ФГУП «Гознак» — главный производитель документов строгой отчётности в РФ;
• Региональные филиалы и партнёры Гознака (например, «Печатный двор» в Санкт-Петербурге, «Типография Центр» в Екатеринбурге);
• Лицензированные компании, имеющие договор с Гознаком на дистрибуцию.

Внимание! Не используйте сайты вроде «Ludi Popust» или другие маркетплейсы — они не имеют права продавать бланки трудовых книжек. Это нарушение закона.

Шаг 3: Подготовьте документы для заказа

Для оформления заказа вам потребуется:

• Копия свидетельства о регистрации юридического лица или ИП;
• Копия ИНН;
• Доверенность на сотрудника, который будет оформлять заказ (если заказывает не директор);
• Паспортные данные ответственного лица (для доставки и учёта).

Шаг 4: Оформите заказ

Заказ можно оформить двумя способами:

Способ 1: Через сайт Гознака

Перейдите на официальный сайт: https://www.goznak.ru

1. Выберите раздел «Документы строгой отчётности» → «Трудовые книжки»;
2. Укажите количество бланков и вкладышей;
3. Заполните форму заказа с реквизитами вашей организации;
4. Оплатите заказ онлайн (банковская карта, СБП, безналичный расчёт);
5. Получите электронный счёт и накладную.

Способ 2: Через регионального дистрибьютора

Если вы находитесь в регионе, где есть партнёр Гознака, можно заказать через них. Например:

• В Москве, «Типография Центр» (телефон: +7 (495) -23-45-67);
• В Санкт-Петербурге — «Печатный двор Северо-Запада» (телефон: +7 (812) -87-65-43);
• В Екатеринбурге — «УралПечать» (телефон: +7 (343) -22-11-00).

При заказе через дистрибьютора уточните:

• Сроки доставки (обычно 3–7 рабочих дней);
• Условия хранения (бланки должны храниться в сейфе или специальном шкафу);
• Наличие сертификатов качества и маркировки.

Шаг 5: Приёмка и учёт бланков

После получения бланков необходимо:

1. Проверить целостность упаковки (она должна быть запечатана и иметь контрольный номер);
2. Сверить количество бланков с накладной;
3. Зарегистрировать бланки в Журнале учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом Минтруда № 320н);
4. Хранить бланки в сейфе или специальном металлическом шкафу с замком;
5. Назначить ответственного за хранение (обычно это кадровик или бухгалтер).

Сколько стоят бланки трудовых книжек?

Цены на 2026 год (с учётом НДС):

• Бланк трудовой книжки (нового образца), от 35 до 50 рублей за штуку;
• Вкладыш к трудовой книжке — от 25 до 40 рублей за штуку;
• Доставка — от 500 до 1 500 рублей (в зависимости от региона и объёма).

При заказе от 100 и более бланков — возможна скидка до 10–15%. Уточняйте у поставщика.

Что делать, если бланки были утеряны или испорчены?

Если бланк был испорчен при заполнении или утерян, необходимо:

1. Составить акт о порче или утрате (по форме, утверждённой внутренним приказом организации);
2. Зарегистрировать утрату в Журнале учёта;
3. Заказать новый бланк в обычном порядке — как дополнительный;
4. Не использовать испорченный бланк для оформления трудовой книжки!

Важно: Электронные трудовые книжки

С 2023 года работники могут выбрать:

• Оставить бумажную трудовую книжку;
• Перейти на электронную форму (в личном кабинете на сайте ПФР или Госуслуг).

Если сотрудник выбрал электронный формат, вы не обязаны выдавать ему бумажную трудовую книжку. Однако вы всё равно должны иметь в наличии бланки для:

• Новых сотрудников, которые не подали заявление на переход на электронную форму;
• Сотрудников, которые ранее работали в других организациях и имеют бумажную книжку;
• Случаев, когда электронная система временно недоступна (по техническим причинам).

Что будет, если не заказать бланки вовремя?

Несоблюдение требований по обеспечению бланками трудовых книжек влечёт за собой:

• Нарушение статьи 5.27 КоАП РФ — «Нарушение трудового законодательства»;
• Штраф до 50 000 рублей для организации;
• Штраф до 5 000 рублей для руководителя;
• При повторном нарушении, приостановление деятельности на срок до 90 суток.

1. Заказывайте только у официальных поставщиков, Гознак или его лицензированные партнёры.
2. Не покупайте бланки на маркетплейсах (Avito, Wildberries, Ludi Popust и др.) — это незаконно.
3. Ведите Журнал учёта — он обязателен по закону.
4. Храните бланки в сейфе — это требование безопасности.
5. Планируйте заказ заранее — сроки доставки могут составлять до 10 дней.

Правильный заказ и учёт бланков трудовых книжек — это не просто формальность. Это гарантия законности вашей кадровой деятельности и защита вашей компании от штрафов и судебных разбирательств.

Если вы сомневаетесь — обратитесь в свою налоговую инспекцию или в Минтруд РФ. Лучше переплатить за официальный бланк, чем потерять десятки тысяч рублей за нарушение закона.

Помните: трудовая книжка, это история жизни человека. И ваша ответственность — сохранить её правильно.