В 2023 году в России вступил в силу новый порядок оформления трудовых книжек. Появление бланков нового образца и строгие требования к их изготовлению заставляют работодателей искать надёжных поставщиков. В этой статье мы разберём, как правильно закупать трудовые книжки оптом, какие нормативные акты регулируют процесс и какие особенности стоит учитывать.

Нормативная база

В

47 Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2033 г. № 225, указано, что при выдаче работнику трудовой книжки (или её вкладыша) работодатель взимает плату, размер которой определяется расходами на их производство.

• Только Гознак имеет право выпускать бумажные бланки и вкладыши для трудовых книжек.
• С 1 января 2023 г. вводятся новые формы трудовых книжек нового образца.
• Ведение бумажных записей (книга учёта движения трудовых книжек, книга учёта бланков) по‑прежнему обязательно.

Переход на электронные формы

В 2020 году начался переход к электронным трудовым книжкам. На практике же большинство организаций продолжают использовать бумажные версии, особенно в Those с высоким оборотом персонала. Поэтому спрос на бланки трудовой книжки оптом остаётся высоким.

Что входит в комплект бланков?

В рамках нового образца в комплект обычно включаются:

1. Сам лист‑карточка (основная страница)
2. Вкладыш для записи данных о работе (при необходимости)
3. Паспортные данные сотрудника (раздел для личных сведений)
4. Страницы для подписей и печати работодателя

Все элементы изготавливаются из высококачественной бумаги, устойчивой к износу, и снабжаются защитными элементами (водостойкая подложка, микропечать и т.д.).

Как правильно заказать бланки оптом?

Для организации, планирующей масштабное оформление новых сотрудников, имеет смысл закупать трудовые книжки оптом. Ниже – пошаговый алгоритм:

• Определите объём потребностей. Спросите у HR‑отдела, сколько новых сотрудников планируется принять в течение ближайшего полугода.
• Выберите поставщика. Наиболее надёжным считается Гознак, но есть и сертифицированные реселлеры, предлагающие аналогичный товар по более выгодным условиям.
• Уточните технические требования. Запросите образцы, проверьте соответствие требованиям ГОСТ и внутренних регламентов.
• Подготовьте документы. Для юридического лица необходимо предоставить:
1. Копию свидетельства о регистрации
2. Выписку из ЕГРЮЛ
3. Согласование с отделом кадров (внутренний приказ о выдаче книжек)
• Согласуйте сроки поставки. При оптовых заказах обычно действует скидка от 5 % до 15 % при оплате заранее.
• Оформите договор. В нём фиксируются:
• Тип и количество бланков
• Сроки поставки
• Условия возврата/обмена
• Платёжный календарь

Бухгалтерия и учёт бланков

Согласно письму Минтруда от 5 марта 2023 г., ведение книги учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков должно осуществляться на бумажном носителе. Электронный учёт пока не имеет юридической силы.

В этой связи:

1. Каждое поступление бланков фиксируется в Книге учёта бланков (номер, дата, количество, стоимость).
2. Выдача сотруднику оформляется в Книге учёта движения трудовых книжек (ФИО, должность, дата выдачи, подпись).
3. При утере или порче книжки необходимо оформить акт о её утрате и оформить новый бланк в установленном порядке.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли печатать трудовые книжки самостоятельно?

Нет. По закону только Гознак или его уполномоченные реселлеры имеют право изготавливать официальные бланки. Самостоятельная печать считается нарушением и влечёт административную ответственность.

Сколько стоит бланк нового образца?

Стоимость зависит от объёма заказа и дополнительных услуг (например, персонализация данных). При оптовых покупках цены начинаются от 150 рублей за штуку, при больших объёмах – от 120 рублей.

Как оформить вторую копию книжки для временного работника?

Для временных сотрудников допускается выдача вкладыша (второй лист) вместо полной книжки. В этом случае в книге учёта бланков фиксируется только количество выданных вкладышей.

Что делать, если в книжке пропущена страница с подписью?

В таком случае необходимо оформить акт замены и зафиксировать в книге учёта движения. Новый лист должен быть подписан обеими сторонами и поставлен печать.

Закупка бланков трудовой книжки оптом – это не только вопрос экономической выгоды, но и обязательство соблюдать Трудовой кодекс, требования ГОСТ и правила, установленные Минтрудом. Правильный поставщик, чётко оформлённые документы и строгий учёт позволяют избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу кадрового подразделения.

Если вы планируете масштабировать персонал в ближайшие месяцы, уже сейчас стоит оформить заказ у проверенного поставщика, подготовить необходимые внутренние документы и настроить бухгалтерский учёт; Такой подход гарантирует, что все новые сотрудники получат свои официальные трудовые книжки в полном соответствии с законодательством.

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву. Актуально на 23 мая 2026 г.