В трудовой книжке работник фиксирует все сведения о трудовой деятельности: дату начала работы, дату увольнения, сведения о повышениях, переводах и т.д. Одним из важных вопросов, который часто возникает у новых сотрудников, является формат записи даты. В России допускается два способа оформления даты: цифрами (число‑месяц‑год) и прописью (слово‑слово).
Что предписывает закон?
Согласно статье 5 Трудового кодекса РФ, в трудовой книжке должна быть указана дата начала работы. Закон не устанавливает строгого требования к формату даты, однако в официальных документах принято использовать цифры. При этом в некоторых случаях допускается запись даты прописью, если это предусмотрено приказом работодателя.
Начиная с 2023 г. в России вводятся электронные трудовые книжки. При этом формат даты в электронном виде фиксируется в цифровом формате (YYYY‑MM‑DD). Тем не менее, в бумажных бланках, которые до сих пор используют многие организации, допускается запись даты как цифрами, так и прописью.
Когда лучше писать цифрами, а когда прописью?
- Цифрами удобно использовать, когда:
- документ должен быть быстро прочитан и проверен (например, при проверке в налоговой инспекции);
- необходимо избежать ошибок при чтении (число‑месяц‑год более однозначно читается).
- Прописью предпочтительнее:
- при оформлении документов, где требуется более формальный стиль (например, в некоторых государственных учреждениях);
- если в приказе работодателя прописано именно такой формат.
Как правильно записать дату цифрами?
Формат: день.месяц.год (дд.мм.гггг). Важно соблюдать две цифры для дня и месяца, чтобы избежать двусмысленности.
Пример:
Если дата указана в электронном формате, то она выглядит так: 2026-05-23 (YYYY‑MM‑DD).
Как правильно записать дату прописью?
Формат: число (слово) месяц (слово) год (слово). Важно использовать падеж, соответствующий контексту (обычно именительный падеж).
Пример: двадцать третье мая две тысячи двадцать шестой
В официальных документах принято писать год в виде целого числа, а не по отдельным цифрам.
Практические рекомендации
- Проверьте приказ работодателя или внутренний регламент компании: там может быть указано, какой формат даты обязателен.
- Если в приказе нет конкретного указания, используйте цифры – они более универсальны и легко проверяются.
- При заполнении бумажной трудовой книжки обязательно подпишите дату, чтобы избежать сомнений о подлинности.
- Если вы работаете в организации, где применяются электронные трудовые книжки, убедитесь, что дата в системе совпадает с датой, указанной в бумажном бланке.
Примеры заполнения
| Формат | Пример записи |
|---|---|
| Цифрами (дд.мм.гггг) | |
| Цифрами (YYYY‑MM‑DD) | 2026-05-23 |
| Прописью | двадцать третье мая две тысячи двадцать шестой |
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли записать дату в смешанном формате? Нет, лучше придерживаться одного стиля в одном документе.
- Что делать, если работодатель просит дату прописью, но я привык записывать цифрами? Попросите уточнить регламент. Если он не меняется, просто выполните его требования.
- Как проверить правильность даты в электронной трудовой книжке? Сравните дату в системе с датой, указанной в бумажном бланке. Если даты не совпадают, обратитесь в отдел кадров.
Дата заполнения трудовой книжки может быть записана как цифрами, так и прописью, но выбор формата зависит от внутренних правил компании и требований законодательства. В большинстве случаев цифры предпочтительнее из‑за простоты чтения и проверки. При переходе на электронные трудовые книжки дата фиксируется в цифровом формате, но в бумажных бланках допускается запись прописью, если это предусмотрено приказом работодателя.
Убедитесь, что дата указана корректно и подписана, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем. Это поможет сохранить достоверность ваших трудовых записей и упростит проверку при необходимости.