Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональное развитие работника. Одной из ключевых записей, которые вносятся в неё, является информация об образовании. Особенно актуален вопрос: как правильно записать диплом бакалавра в трудовую книжку? В 2026 году правила остаются неизменными, но требуют точного соблюдения норм, установленных Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69).
Обязательно ли вносить запись об образовании?
Согласно пункту 9 Инструкции № 69, работодатель обязан внести сведения об образовании, профессии и специальности работника на ьном листе трудовой книжки только по его письменному заявлению и на основании официальных подтверждающих документов:
- диплом о высшем образовании (бакалавриат, магистратура, специалитет);
- аттестат о среднем специальном образовании;
- удостоверение о повышении квалификации или переподготовке.
Важно: вносить запись об образовании работодатель не обязан по умолчанию. Это делается исключительно по инициативе сотрудника. Однако, если работник предоставил диплом и попросил внести запись — работодатель обязан это сделать в течение 5 рабочих дней.
Где именно записывается информация об образовании?
Сведения об образовании вносятся только на ьном листе трудовой книжки — в двух строках:
- Образование
- Профессия, специальность
Не допускается внесение этих данных в раздел «Сведения о работе» или на оборотной стороне ьного листа. Все записи должны быть строго в установленных графах.
Как правильно оформить запись об образовании для бакалавра?
С 2011 года в России действует двухуровневая система высшего образования: бакалавриат, магистратура — аспирантура. Это отражается и в оформлении дипломов, и в трудовых книжках.
Если сотрудник получил диплом бакалавра, запись в трудовой книжке должна выглядеть следующим образом:
Пример записи:
- Образование: высшее бакалавриат
- Профессия, специальность: Маркетинг
Важные нюансы:
- Не пишите просто «высшее», это устаревшая формулировка. Если в дипломе указан уровень «бакалавр», то в трудовой книжке обязательно указывается полная формулировка: «высшее бакалавриат».
- Не пишите «бакалавриат» отдельно — это неполная запись. Обязательно сочетание: «высшее бакалавриат».
- Специальность указывается точно как в дипломе. В дипломе бакалавра вместо «специальности» указано «направление подготовки», именно его и нужно переносить в трудовую книжку. Например:
- В дипломе: «Направление подготовки: Юриспруденция» → в трудовой книжке: «Юриспруденция»
- В дипломе: «Направление подготовки: Информатика и вычислительная техника» → в трудовой книжке: «Информатика и вычислительная техника»
- Не сокращайте названия специальностей. Даже если в дипломе написано полностью, в трудовой книжке тоже должно быть полностью.
Что делать, если работник получил образование до 2011 года?
Если сотрудник окончил ВУЗ до введения двухуровневой системы (до 2011 года), то в его дипломе указано просто «высшее образование» и «специальность» (например, «Экономист»). В этом случае запись в трудовую книжку делается так:
- Образование: высшее
- Профессия, специальность: Экономист
Не нужно добавлять «бакалавриат» или «специалитет» — это будет ошибкой. Запись должна соответствовать данным диплома, выданного на момент окончания.
Что делать, если работник получил второе высшее образование?
Если сотрудник ранее уже имел запись об образовании в трудовой книжке (например, «высшее»), а теперь получил диплом бакалавра — новая запись не заменяет старую, а дополняет её.
Пример:
- Было: Образование: высшее
- Теперь: Образование: высшее, высшее бакалавриат
Запись вносится через запятую после существующей. Это правило распространяется на все последующие уровни образования: магистратура, аспирантура, переподготовка.
Какие документы нужны для внесения записи?
Работодатель обязан требовать от сотрудника предоставления:
- оригинала диплома о высшем образовании (бакалавриат);
- его копии (для приложения к трудовой книжке);
- заявления о внесении записи об образовании (можно оформить в произвольной форме).
На копии диплома работодатель ставит отметку: «Копия верна», подпись, печать и дату. Оригинал возвращается сотруднику.
Ошибки, которых следует избегать
Частые ошибки при заполнении:
- «Высшее» вместо «высшее бакалавриат», устаревшая и некорректная формулировка.
- «Бакалавр» — не допускается. Правильно: «высшее бакалавриат».
- Указание «направление подготовки» как «направление» — в трудовой книжке пишется только название специальности, без слова «направление»;
- Внесение записи в раздел «Сведения о работе», это нарушение формы. Только ьный лист!
- Использование сокращений (например, «Юр.» вместо «Юриспруденция») — недопустимо.
- Запись без заявления и документов — это незаконно. Работодатель не имеет права вносить данные на слово.
Что делать, если запись уже сделана неправильно?
Если в трудовой книжке уже есть ошибка (например, написано «высшее» вместо «высшее бакалавриат»), её нельзя просто зачеркнуть.
Правильный порядок исправления:
- Сотрудник пишет заявление о внесении исправления.
- Работодатель издаёт приказ о внесении исправления.
- На основании приказа и диплома вносится новая корректная запись.
- Неверная запись зачёркивается одной чертой, рядом пишется: «Запись недействительна», ставится дата, подпись, печать.
- Новая запись вносится в следующую свободную строку.
Важно! Нельзя использовать корректор, белую краску, вырезать или переписывать страницу. Любое неформальное исправление делает трудовую книжку недействительной.
Подведём итоги. Чтобы правильно записать диплом бакалавра в трудовую книжку, запомните эти 5 правил:
- Запись делается только по заявлению работника и на основании диплома.
- Образование: «высшее бакалавриат» — только так, без сокращений.
- Профессия, специальность: указывается точно как в дипломе (направление подготовки).
- Если образование получено ранее — пишите «высшее».
- При получении нового уровня — дополняйте запись через запятую.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства, а сотрудник сможет подтвердить свой уровень образования при трудоустройстве, получении льгот или при оформлении пенсии.
Важно! С 2021 года в России активно развивается цифровая трудовая книжка. Однако бумажная трудовая книжка остаётся юридически равнозначной, и все записи в ней должны быть сделаны в строгом соответствии с Инструкцией № 69.
Если у вас остались вопросы — обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Роструд. Правильная запись — залог вашей профессиональной надёжности.