В современных условиях трудовой деятельности всё чаще возникают ситуации‚ когда сотрудник выполняет сразу две или более функции — будь то совмещение внутри одной организации или работа по совместительству․ Вопрос‚ как правильно оформить такие случаи в трудовой книжке‚ остаётся одним из самых актуальных для кадровых служб и самих работников․ В этой статье мы подробно разберём‚ как записать две должности в трудовой книжке в соответствии с действующим законодательством РФ (на 2026 год)‚ приведём примеры‚ укажем на распространённые ошибки и дадим чёткие инструкции․
Основные принципы внесения записей в трудовую книжку
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённому приказом Минтруда России № 320н от (в редакции 2026 года)‚ в трудовой книжке отражаются только основные места работы․ Это ключевое правило‚ которое определяет всю логику оформления записей при наличии нескольких должностей․
- Запись о совмещении должностей внутри одной организации — НЕ вносится в трудовую книжку․
- Запись о внешнем совместительстве — НЕ вносится в трудовую книжку основного места работы․
- Запись о переводе на другую должность — ОБЯЗАТЕЛЬНА‚ если это изменение основной трудовой функции․
Ситуация 1: Работник выполняет две должности в одной организации (совмещение)
Часто работодатель предлагает сотруднику совмещать‚ например‚ должности бухгалтера и начальника отдела кадров․ Это называется совмещением профессий (должностей) и регулируется статьёй 60․2 Трудового кодекса РФ․
Правило: Запись в трудовую книжку НЕ делается!
Согласно пункту 3․1 Порядка № 320н‚ совмещение должностей не является основанием для внесения записи в трудовую книжку․ Причина проста: сотрудник остаётся на одном и том же месте работы‚ его трудовой договор не расторгается‚ а лишь дополняется дополнительным соглашением․
Что нужно сделать вместо записи в трудовой книжке?
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении должностей․
- Издать приказ о совмещении (форма № Т-6 или произвольная)․
- Указать в приказе и соглашении:
- основную должность (например‚ «бухгалтер»)
- совмещаемую должность (например‚ «начальник отдела кадров»)
- период совмещения
- размер доплаты
- Хранить эти документы в личном деле работника․
Пример
Работник Иванов А․П․ принят на должность бухгалтера ․ ему предложено совмещать обязанности начальника отдела кадров․ В трудовой книжке запись не вносится․ В личном деле хранятся:
- Дополнительное соглашение № 2 от
- Приказ № 45-к от
Ситуация 2: Работник увольняется с должности совместителя и переходит на эту должность как основную
Это распространённая ситуация: сотрудник работал по совместительству‚ а затем его основная должность была упразднена‚ и он остаётся на работе‚ но уже как основной сотрудник․
Правило: Делается две записи
- Увольнение с должности совместителя — запись о прекращении работы по совместительству․
- Приём на работу по основному месту — запись о новом трудоустройстве на ту же должность‚ но теперь как основную․
Пример записи в трудовой книжке
Графа 1 (№ записи): 17
Графа 2 (дата):
Графа 3 (основание и содержание): Уволен по собственному желанию с должности бухгалтера по совместительству в соответствии с п․ 3 ст․ 77 ТК РФ․
Графа 4 (номер и дата приказа): Приказ № 89 от
Графа 1 (№ записи): 18
Графа 2 (дата):
Графа 3 (основание и содержание): Принят на работу на должность бухгалтера в соответствии с трудовым договором № 12/2026 от ․
Графа 4 (номер и дата приказа): Приказ № 90 от
Важно: Даты увольнения и приёма не могут совпадать — между ними должен быть хотя бы один рабочий день․
Ситуация 3: Работник работает по двум трудовым договорам в разных организациях (внешнее совместительство)
Если сотрудник работает на двух разных работодателях — например‚ бухгалтером в ООО «Свет» и менеджером по продажам в ООО «Торг» — то в трудовую книжку вносится запись только по основному месту работы․
Правило: Вторая должность — только в документах у второго работодателя
- На основном месте работы: запись в трудовую книжку — только о должности в этой организации․
- На месте внешнего совместительства: трудовая книжка не ведётся․ Вместо неё работнику выдаётся справка о работе по совместительству (по его требованию)․
Сотрудник Петров С․Н․ работает в ООО «Россия» на должности инженера-конструктора (основное место)․ Одновременно он работает в ООО «Металл» на должности технического консультанта (внешнее совместительство)․
В трудовой книжке Петрова С․Н․ будет запись только:
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу на должность инженера-конструктора в соответствии с трудовым договором № 10 от ․
Графа 4: Приказ № 15 от
На втором месте работы (ООО «Металл») ему выдадут по запросу справку в произвольной форме‚ содержащую:
- наименование организации
- должность
- период работы
- основание (трудовой договор)
Ситуация 4: Изменение должности на основном месте работы (перевод)
Если сотрудник остаётся в одной организации‚ но его должность меняется, например‚ с «ведущего бухгалтера» на «главного бухгалтера» — это перевод‚ и запись в трудовую книжку обязательна․
Правило: Запись о переводе — обязательно
Запись делается на основании приказа о переводе и дополнительного соглашения к трудовому договору․
Пример записи
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Переведён с должности ведущего бухгалтера на должность главного бухгалтера в соответствии с трудовым договором и приказом № 33 от ․
Графа 4: Приказ № 33 от
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Вносят запись о совмещении должностей в трудовую книжку․
Последствия: Нарушение Порядка № 320н‚ возможны претензии от трудовой инспекции․ - Ошибка: Делают одну запись «работал на двух должностях»․
Последствия: Неправильная кадровая документация‚ риск при проверке․ - Ошибка: Не делают запись о переводе на другую должность в той же организации․
Последствия: Нарушение трудового законодательства‚ сложности при подтверждении стажа․ - Ошибка: Используют римские цифры или слова вместо арабских цифр в датах․
Правило: Все даты в трудовой книжке — только арабскими цифрами: ‚ а не «15 апреля 2026 года»․
Что делать‚ если работодатель настаивает на двойной записи?
Если руководитель требует внести в трудовую книжку запись вроде: «Работал на двух должностях: бухгалтер и кадровик»‚, откажитесь․ Это незаконно․ Объясните ему:
- Порядок № 320н не предусматривает таких записей․
- Такая запись может быть признана недействительной при проверке․
- Правильный путь — документальное оформление совмещения‚ а не внесение в трудовую книжку․
Если работодатель игнорирует закон, обратитесь в трудовую инспекцию или к юристу․ Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ․
Чтобы правильно оформить две должности в трудовой книжке‚ запомните три главных правила:
- Совмещение внутри одной организации — НЕ записывается в трудовую книжку․ Документируйте дополнительным соглашением и приказом․
- Внешнее совместительство, НЕ записывается в трудовую книжку основного места работы․ Второй работодатель выдаёт справку по запросу․
- Перевод на другую должность в той же организации, ОБЯЗАТЕЛЬНО записывается․ Это изменение основной трудовой функции․
Правильное ведение трудовой книжки, это не просто формальность․ Это гарантия защиты прав работника при оформлении пенсии‚ получения кредита‚ трудоустройстве в будущем․ Не рискуйте — соблюдайте закон!
Важно: Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны чернилами чёрного цвета‚ разборчиво‚ без помарок и исправлений․ Исправления допускаются только по строгой процедуре с заверением печатью и подписью․
Если у вас остались вопросы, обратитесь к кадровому специалисту вашей организации или к специалисту по трудовому праву․ Лучше перепроверить‚ чем потом исправлять ошибки!