В трудовой книжке руководитель‑генеральный директор должен быть зафиксирован так же, как и любой другой сотрудник, но с учётом особенностей его должности. Ниже приведена подробная инструкция, образцы и юридические нюансы, которые помогут правильно оформить запись о назначении генерального директора.

Что нужно знать перед записью

• Трудовой кодекс РФ (ст. 16, 17, 19, 275) регламентирует порядок записи о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
• Новый порядок ведения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда РФ от N 320н, предусматривает особые правила для руководителей.
• Для генерального директора в графе 4 (должность) указывается «генеральный директор».
• В графе 5 (основание записи) указывается документ, подтверждающий назначение: приказ, решение учредителя, протокол общего собрания участников, протокол совета директоров и т.п.

Какие документы могут служить основанием записи

1. Приказ о приёме на работу (если гендиректор официально нанят как работник).
2. Решение учредителя о назначении (для ООО, где учредитель является единственным участником).
3. Протокол общего собрания участников (акционеров) с указанием даты и номера протокола.
4. Протокол совета директоров или наблюдательного совета, если назначение было принято в рамках корпоративного управления.
5. Решение единственного участника (для индивидуальных предпринимателей).

Как оформить запись в трудовой книжке

Ниже приведён образец записи о назначении генерального директора. Важно, чтобы запись была подписана уполномоченным лицом (обычно директором или ответственным за кадры) и заверена печатью организации.

В графе 4 указывается «генеральный директор», а в графе 5 — «Протокол общего собрания участников, № 12 от ». Если запись о приёме была сделана по приказу, то в графе 5 указывается «Приказ о приёме на работу № 45 от ».

Ключевые моменты при заполнении

• Дата записи должна совпадать с датой принятия решения о назначении.
• В графе 5 обязательно указать номер и дату документа, на основании которого внесена запись.
• Запись должна быть подписана уполномоченным лицом и, при необходимости, заверена печатью.
• Если гендиректор является единственным учредителем, то в графе 5 можно указать «Решение учредителя о назначении».

Пошаговая инструкция

1. Подготовка документов – соберите протокол, приказ или решение, подтверждающие назначение.
2. Заполнение формы – введите данные в таблицу, как показано выше.
3. Подпись – подпишите запись уполномоченным лицом (директором, ответственным за кадры).
4. Печать – приложите печать организации.
5. Сохранение копии – сделайте копию записи для внутреннего архива.

Что делать при увольнении или переводе

При увольнении гендиректора в трудовой книжке вноситься запись о прекращении трудового договора. В графе 5 указывается «Приказ об увольнении № 67 от » (или аналогичный документ). При переводе в другую должность – «Приказ о переводе № 23 от ».

Частые ошибки и как их избежать

• Не указать номер и дату протокола – запись будет неполной.
• Неправильный формат даты – используйте формат «дд.мм.гггг».
• Отсутствие подписи уполномоченного лица – запись может быть признана недействительной.
• Запись о приёме в графе 5 как «приём на работу» без указания основания – это недопустимо для руководителей.

Где хранить запись

Трудовая книжка хранится в офисе организации в соответствии с требованиями Трудового кодекса. При необходимости можно скопировать запись в электронный архив, но оригинал должен оставаться в бумажном виде.

Запись о назначении генерального директора в трудовой книжке – это важный юридический документ, подтверждающий статус руководителя. Следуя приведённой инструкции, вы убедитесь, что запись будет оформлена корректно, без ошибок, и будет соответствовать требованиям законодательства.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу или специалисту по кадровому учёту.