Внесение информации об образовании в трудовую книжку — важный и строго регламентированный процесс, регулируемый Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69). Неправильная запись может повлиять на подтверждение квалификации сотрудника, его карьерный рост, назначение пенсии и даже приём на новую работу. Ниже, полное руководство по правильному оформлению записи о получении диплома.
Где в трудовой книжке делается запись об образовании?
Информация об образовании вносится только на титульном листе трудовой книжки — в графу «Образование». Это единственный раздел, где фиксируется уровень и вид полученного образования. Записи о курсах повышения квалификации, переподготовке или дополнительных программах вносятся в раздел «Сведения о работе», но не на титульный лист.
Какие документы нужны для внесения записи?
Запись в трудовую книжку может быть сделана только на основании официального документа об образовании:
- аттестат о среднем общем образовании (для записи об общем образовании);
- диплом о среднем профессиональном образовании (ПТУ, колледж, техникум);
- диплом о высшем образовании (бакалавр, магистр, специалист);
- диплом об учёной степени (кандидат наук, доктор наук — вносится отдельно, но не в графу «Образование»).
Важно: копии документов не принимаются — требуется оригинал или нотариально заверенная копия. Работодатель обязан сверить данные с документом и внести точную информацию, без сокращений и ошибок.
Как правильно оформить запись об образовании?
Формулировка записи должна точно соответствовать формулировке, указанной в дипломе. Ниже — примеры правильных записей в зависимости от уровня образования.
Среднее общее образование
Правильно: Среднее общее образование
Неправильно: Окончил 11 классов, Школа №12
Среднее профессиональное образование
Правильно: Среднее профессиональное образование
Пример из диплома: «Среднее профессиональное образование по специальности «Технология машиностроения»» — в трудовую книжку вносится только уровень: Среднее профессиональное образование.
Высшее образование
С 2011 года в России действует трёхуровневая система: бакалавриат, магистратура, специалитет. В трудовую книжку вноситься именно уровень подготовки, а не название вуза или специальности.
Правильные примеры:
- Высшее образование — бакалавриат
- Высшее образование, специалитет
- Высшее образование — магистратура
Неправильно:
- Окончил МГУ по специальности «Экономика»
- Высшее образование, экономист
- Бакалавр по направлению «Менеджмент»
Что делать, если сотрудник получил второе или дополнительное образование?
Если сотрудник уже имеет запись об образовании в трудовой книжке и впоследствии получил более высокий уровень (например, бакалавр → магистр), новую запись вносят после предыдущей через запятую. Перечёркивать или стирать старую запись запрещено!
Пример:
Первоначальная запись: Высшее образование — бакалавриат
После получения магистратуры: Высшее образование — бакалавриат, высшее образование — магистратура
Если новое образование получено по другому направлению, но на том же уровне — запись также дополняется через запятую:
Первоначально: Высшее образование — бакалавриат (направление: «Экономика»)
После получения второго бакалавриата: Высшее образование — бакалавриат, высшее образование — бакалавриат
Примечание: Направление подготовки («Экономика», «Юриспруденция» и т.д.) в трудовую книжку не вносится — только уровень образования.
Что делать, если диплом получен до вступления в силу новой системы образования?
Если сотрудник получил диплом до 2011 года (например, «инженер-экономист», «врач»), то в трудовую книжку вносится то, что написано в дипломе, без перевода на новые термины.
Пример:
Диплом: «Инженер-экономист» → в трудовую книжку: Высшее образование
Почему так? Потому что в то время не было деления на бакалавров и специалистов. Законодательство требует точного соответствия документу.
Можно ли вносить записи о курсах повышения квалификации в трудовую книжку?
Да, но не на титульный лист!
Сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации, переподготовки, стажировок вносятся в раздел «Сведения о работе» — как дополнительная информация о профессиональном развитии.
Пример записи в разделе «Сведения о работе»:
«Прошёл курсы повышения квалификации по программе «Управление проектами» (ООО «Кадровый центр», 2025 г.)»
Это не заменяет запись об образовании, но подтверждает постоянное совершенствование квалификации.
Как исправить ошибку в записи об образовании?
Если запись была сделана с ошибкой (например, указано «бакалавр» вместо «бакалавриат»), её нельзя перечёркивать или исправлять корректором.
Правильный порядок исправления:
- Сотрудник предоставляет новый диплом (или заверенную копию) с правильными данными.
- Кадровик делает новую запись в разделе «Сведения о работе»: «Исправлена запись об образовании: вместо «Высшее образование — бакалавр» внесена запись «Высшее образование — бакалавриат»».
- В графе «Образование» на титульном листе ничего не меняется, ошибка остаётся, но исправление зафиксировано в официальном порядке.
Важно: Исправление должно быть заверено подписью ответственного лица, печатью организации и датой.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Вносят название специальности («экономист», «юрист»). → Исправление: Вносить только уровень образования.
- Ошибка 2: Перечёркивают старую запись. → Исправление: Дополняют новой записью через запятую.
- Ошибка 3: Вносят информацию о курсах на титульный лист. → Исправление: Курсы — только в раздел «Сведения о работе»;
- Ошибка 4: Используют сокращения («ВО», «СПО»). → Исправление: Писать полностью: «Высшее образование», «Среднее профессиональное образование».
- Ошибка 5: Вносят данные без оригинала диплома. → Исправление: Требовать заверенные документы.
Помните главное:
- Запись об образовании делается только на титульном листе.
- Используйте только информацию из официального диплома или аттестата.
- Не перечёркивайте старые записи — дополняйте их.
- Не вносите название специальности — только уровень образования.
- Курсы повышения квалификации — в раздел «Сведения о работе».
- Все записи должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица.
Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность. Это документ, который может подтвердить вашу квалификацию на протяжении всей профессиональной жизни. Поэтому к каждому внесению записи нужно подходить с максимальной ответственностью.
Совет для сотрудников: Всегда сохраняйте копии своих дипломов и аттестатов. При смене работы предъявляйте их новому работодателю — это поможет избежать ошибок при оформлении трудовой книжки.
Информация актуальна на 2026 год в соответствии с действующим законодательством РФ.