Потеря трудовой книжки — это неприятное событие, однако ситуация абсолютно поправима․ Российское законодательство предусматривает четкий механизм восстановления стажа и данных о работе через оформление дубликата․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки при утере, какие документы для этого потребуются и в какие сроки работодатель обязан выдать новый документ․
Основания для выдачи дубликата
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225, а также Приказом Минтруда РФ от № 320н), дубликат трудовой книжки оформляется в следующих случаях:
- Утера трудовой книжки (как самим работником, так и работодателем);
- Приведение книжки в негодность (она обгорела, порвана, испачкана и т․д․);
- Наличие записи об увольнении или переводе на другую работу, которая признана недействительной․
Куда обращаться и кто оплачивает?
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, где была внесена последняя запись․ Именно этот работодатель обязан оформить дубликат․
Важно понимать вопрос финансирования: кто должен оплачивать сбор справок и покупку чистого бланка? Все зависит от того, по чьей вине произошла утера:
- Если виноват работник (потерял самостоятельно) — он сам собирает подтверждающие документы с предыдущих мест работы и оплачивает работодателю стоимость приобретения нового чистого бланка трудовой книжки․
- Если виноват работодатель (книжка утеряна в отделе кадров, сгорела при пожаре в офисе и т․д․) — работодатель обязан сам восстановить все данные, запросить справки и выдать дубликат за свой счет;
Сроки оформления
Работодатель не имеет права затягивать с выдачей дубликата․ По закону, не позднее 15 дней после получения письменного заявления от сотрудника, работодатель должен выписать другую трудовую книжку (дубликат)․
Порядок действий: от заявления до выдачи
Процесс восстановления трудовой книжки состоит из нескольких этапов:
- Подача заявления․ Работник пишет заявление о выдаче дубликата трудовой книжки по последнему месту работы․
- Сбор документов․ Работник (или сам работодатель, если виноват он) должен подтвердить свой предыдущий стаж работы, а также занимаемые должности; Для этого предоставляются справки с прошлых мест работы, выписки из архивов, трудовые договоры, приказы и т․д․
- Предоставление личных документов․ Работодатель запрашивает: паспорт, свидетельства о регистрации или расторжении брака, перемены имени (если менялась фамилия)․
- Оформление и выдача․ Если оформляете дубликат взамен утерянной книжки работающему сотруднику, документ выдается ему на руки при увольнении․ Если сотрудник уже уволился, выдается сразу после оформления․
Правила заполнения дубликата
Оформление дубликата имеет ряд важных особенностей, отличающих его от заполнения обычной трудовой книжки:
Оформление ьного листа
- В правом верхнем углу первой страницы (ьного листа) обязательно делается отметка: «Дубликат»․
- Данные, которые вносятся на ьный лист, должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки․
- Сотрудник, который ведет трудовые книжки в организации, ставит на ьном листе текущую дату, когда заполнил дубликат трудовой․
Заполнение сведений о работе
В разделе «Сведения о работе» общий стаж работы записывается суммарно․ То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения, у какого работодателя и в какой должности работал сотрудник․
После этого стаж расписывается детально, но только на основании подтверждающих документов․ Если таких документов нет, соответствующий период в дубликат не вносится․
Отметки на оригинале (если он сохранился)
Если дубликат выдается не из-за утери, а взамен испорченной или неутраченной книжки (например, при признании записи недействительной), то на самом оригинале нужно прописать: «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером»․
Что делать, если подтвердить стаж невозможно?
Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, было ликвидировано, а архивы не сохранились, подтвердить стаж можно через суд․ Для этого потребуются свидетельские показания не менее двух бывших коллег, которые работали вместе с вами в тот период․ Однако суд не восстановит записи о должностях и переводах — будет подтвержден только общий стаж работы у данного работодателя․
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это процедура, требующая внимательности и строгого соблюдения законодательства․ Главное правило для работника — немедленно заявить об утере последнему работодателю и начать сбор справок; Для работодателя же критически важно внести данные исключительно на основании официальных документов, проставить отметку «Дубликат» и уложиться в 15-дневный срок․