Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Правильное её ведение критически важно для расчёта пенсии, получения льгот и подтверждения опыта работы. С 1 сентября 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант также продолжает использоваться. Данная статья подробно разбирает, как правильно заполнять новую (первую) трудовую книжку.

Что такое новая (первая) трудовая книжка?

Под «новой» или «первой» подразумевается трудовая книжка, выданная работнику впервые в жизни. Она имеет стандартный формат, утверждённый Правительством РФ, и содержит:

• Страницу с данными владельца (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Страницу «Трудовая деятельность» (основной блок для записей).
• Страницу «Сведения об обучении и повышении квалификации».
• Страницу «Награждения и поощрения».
• Страницу «Увольнение» (заполняется при уходе с последнего места работы).
• Страницу «Особые отметки» (например, о дубликате).

Кто и когда должен получить первую трудовую книжку?

Обязанность выдать первую трудовая книжка лежит на работодателе в следующих случаях:

1. Если гражданин впервые устраивается на работу и у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки.
2. Если у гражданина есть только электронная трудовая книжка (в этом случае работодатель обязан оформить на него бумажный вариант по заявлению).

Важно: Выдаётся трудовая книжка бесплатно в течение трёх рабочих дней со дня приёма на работу. Если работник уже имеет бумажную книжку, работодатель её не переиздаёт, а вносит записи в существующий документ.

Пошаговая инструкция по заполнению новой трудовой книжки

Шаг 1: Заполнение ьного листа (страницы 1-2)

На ьном листе (первая сторона) указываются:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
• Дата рождения — цифрами.
• СНИЛС, если известен на момент выдачи.
• Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
• Дата выдачи книжки — дата, когда работодатель её вручил сотруднику.
• Подпись работника и подпись должностного лица (обычно кадровика или руководителя) с расшифровкой.

Шаг 2: Первая запись о приёме на работу (страница 3)

Это самая важная и первая запись. Она оформляется в день фактического допуска к работе. Содержание:

• Дата заключения трудового договора (дд.мм.гггг).
• Наименование организации (полное, как в Уставе) и её ОГРН.
• Основание для приёма (например, «приказ №… от …»).
• Наименование должности (в соответствии со штатным расписанием).
• Подразделение (если есть).
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации.

Пример записи:
Принят(а) на работу с на условии испытательного срока 3 месяца. Должность: Менеджер по продажам. Подразделение: Отдел продаж. На основании приказа № 45-к от .

Шаг 3: Записи об изменении трудового договора (перевод, повышение, изменение условий)

Вносятся в хронологическом порядке. Обязательно указываются:

• Дата и номер соответствующего приказа.
• Суть изменения (например, «Переведён на должность старшего менеджера», «Изменён режим работы с 8:00-17:00 на 10:00-19:00»).
• Подпись руководителя и печать.

Шаг 4: Запись об увольнении (последняя запись на текущем месте работы)

Оформляется в день увольнения. Ключевые элементы:

• Дата увольнения (дд.мм.гггг).
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Пункт Трудового кодекса РФ, на основании которого происходит увольнение (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — по соглашению сторон).
• Фраза «Уволен(а)» с указанием статуса (с работы, в связи с…).
• Подпись руководителя и печать.

Важно: Запись об увольнении делается только на последнем месте работы. При переходе на новую работу предыдущая запись об увольнении остаётся, а на её месте делается новая запись о приёме.

Шаг 5: Записи об обучении, повышении квалификации, награждениях

Эти сведения вносятся на специальные страницы. Указываются:

• Дата и номер документа об образовании/повышении квалификации.
• Наименование учебного заведения и программы.
• Дата и номер приказа о награждении, вид награды.

Типичные ошибки при ведении новой трудовой книжки

Неправильное ведение может привести к проблемам с подтверждением стажа. Избегайте следующих ошибок:

1. Неточности в датах — дата приёма должна совпадать с датой начала работы, указанной в приказе и договоре.
2. Неправильное наименование организации, должно точно соответствовать ЕГРЮЛ.
3. Отсутствие печати или подписи — запись без них не имеет юридической силы.
4. Исправления и помарки — любые исправления должны быть заверены подписью и печатью, но лучше переписать запись заново.
5. Заполнение «в свободной форме» — записи должны быть чёткими, без лишних слов, и содержать все обязательные реквизиты.
6. Выдача книжки с опозданием — работодатель обязан выдать её в течение 3 дней, иначе может быть оштрафован.

Что делать, если записи в новой книжке сделаны неправильно?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (опечатка, неточность), работодатель обязан её исправить:

• Сделать новую, правильную запись.
• Ошибочную запись зачеркнуть одной жирной чёртой (не вычёркивая полностью, чтобы можно было прочитать исходный текст).
• Рядом с зачёркнутой записью сделать новую, правильную.
• Обе записи (и зачёркнутую, и новую) удостоверить подписью руководителя и печатью организации.
• Указать дату исправления.

Если ошибка была в ьном листе (ФИО, дата рождения), требуется издание нового ьного листа с заменой старого. Старый лист изымается и хранится в делах организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: что выбрать?

С 2021 года все сведения о трудовой деятельности автоматически формируются в электронном виде на портале Госуслуг; Работник может:

• Получить выписку из ЭТК (это официальный документ с электронной подписью).
• Запросить выдачу бумажного трудовой книжки (если у него её нет) у любого работодателя, с которым он заключил трудовой договор.

Ключевой момент: Если у гражданина уже есть электронная трудовая книжка, бумажная выдается только по его письменному заявлению. Если заявления нет, работодатель вносит записи только в ЭТК. Бумажная книжка, выданная ранее, продолжает действовать параллельно с ЭТК.

Ведение новой трудовой книжки — это строго регламентированный процесс, требующий внимательности от кадровика и понимания от работника. Правильно заполненный документ:

• Гарантирует точный учёт трудового стажа.
• Является неотъемлемым доказательством опыта работы при назначении пенсии.
• Упрощает процедуру трудоустройства в будущем.

Работодатель должен не только корректно оформить первую запись, но и на протяжении всей трудовой деятельности аккуратно вносить все изменения. Работнику же рекомендуется регулярно проверять записи в своей книжке (бумажной или электронной) и при обнаружении ошибок незамедлительно требовать их исправления у кадровой службы.

Статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву или в органах социальной защиты.