Трудовая книжка — это основной документ работника‚ который подтверждает его стаж и трудовую деятельность. Несмотря на цифровизацию‚ для многих категорий сотрудников бумажная трудовая остается актуальной. Одним из самых ответственных этапов работы с этим документом является заполнение ьного листа‚ особенно при первичном приеме на работу. Ошибка на первой странице может привести к серьезным проблемам в будущем‚ вплоть до признания стажа недействительным.
В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить ьный лист трудовой книжки при приеме на работу‚ рассмотрим образец заполнения и типичные ошибки.
Общие правила и важные нюансы
Прежде чем приступить к заполнению‚ важно учесть несколько ключевых моментов:
- Первичное трудоустройство: Согласно актуальному законодательству‚ работникам‚ которые трудоустраиваются впервые‚ бумажные трудовые книжки уже не оформляют (информация о их стаже ведется в электронном виде). Однако если сотрудник‚ устраивающийся впервые‚ подал письменное заявление о сохранении бумажного формата‚ работодатель обязан завести ему трудовую книжку.
- Основание для заполнения: Все данные на ьный лист вносятся строго на основании официальных документов (паспорт‚ диплом‚ свидетельство ИНН‚ СНИЛС и др.).
- Исправления: Если допущена ошибка при первичном оформлении ьного листа‚ испорченный бланк уничтожается по акту‚ и заводится новая трудовая книжка. Использовать корректор (штрих) категорически запрещено!
Пошаговая инструкция заполнения ьного листа
ьный лист содержит персональную информацию о работнике. Разберем каждую графу:
Фамилия‚ Имя‚ Отчество
Вносятся в точном соответствии с данными паспорта или иного документа‚ удостоверяющего личность. Не допускаются сокращения (например‚ нельзя написать «Александр» как «Алекс.»). Записи делаются полностью‚ без переноса слов.
Дата рождения
Указывается арабскими цифрами в формате: число‚ месяц‚ год (например‚ 15 04 1990). Данные берутся исключительно из паспорта.
Образование‚ профессия‚ специальность
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании‚ квалификации или наличии специальных знаний (диплом‚ аттестат).
- Образование: может быть указано как «среднее»‚ «среднее профессиональное»‚ «высшее» и т.д.
- Профессия/специальность: записывается точно так‚ как указано в дипломе (например‚ «Юриспруденция»‚ «Экономика»‚ «Слесарь»).
Примечание: если сотрудник учится на заочном отделении и еще не получил диплом‚ запись об образовании делается на основании справки из учебного заведения (например‚ «Неоконченное высшее»). Если документов об образовании нет‚ эти графы оставляются пустыми.
Дата заполнения трудовой книжки
Указывается дата‚ когда фактически заполняется ьный лист. Она может совпадать с датой приема на работу или отличаться‚ но должна быть не ранее даты заключения трудового договора.
Подписи
ьный лист обязательно должен быть заверен двумя подписями:
- Подпись работника: ставится после проверки всех внесенных данных. Этим подписью сотрудник подтверждает правильность указанной информации.
- Подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек: ставится сотрудником отдела кадров или работодателем (если в компании нет кадровика). Можете написать в графе фамилию ответственного за работу с трудовыми книжками‚ а можете просто поставить подпись с расшифровкой (И.О. Фамилия).
Печать (при наличии)
Первая страница (ьный лист) трудовой книжки подписывается лицом‚ ответственным за выдачу трудовых книжек‚ и заверяется печатью работодателя (при ее использовании в организации). Если компания работает без печати‚ это не является нарушением.
Образец заполнения ьного листа
Для наглядности ниже представлен схематичный образец того‚ как должна выглядеть заполненная первая страница трудовой книжки при приеме на работу.
Пример заполнения:
Фамилия Иванов
Имя Петр
Отчество Сергеевич
Дата рождения 12 05 1995
(число‚ месяц‚ год)
Образование Высшее
Профессия‚ специальность Юриспруденция
Дата заполнения 15 10 2023
Подпись владельца книжки ___________________ (Иванов)
Подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек ___________________ (Сидорова А.В.)
М.П. [Печать организации]
Что делать‚ если обнаружена ошибка?
Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» была обнаружена неправильная или неточная запись‚ ее нужно исправить (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек) путем признания записи недействительной и внесения новых верных данных.
Однако с ьным листом ситуация иная:
- Если ошибка допущена при первичном оформлении (например‚ неверно указана фамилия)‚ бланк считается испорченным. На нем ставится штамп или делается надпись «Взамен бланка выдан новый»‚ после чего заполняется новый чистый бланк.
- Если ошибка на ьном листе обнаружена спустя время (например‚ при смене паспорта изменилась буква в фамилии)‚ старые данные зачеркиваются одной тонкой чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое)‚ а рядом пишутся новые. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ‚ на основании которого внесены изменения‚ и ставится подпись ответственного лица и печать.
Заполнение ьного листа трудовой книжки требует максимальной внимательности. Главное правило — всегда опираться на официальные документы работника. При возникновении сомнений всегда лучше перепроверить данные паспорта и диплома‚ чем потом исправлять ошибки или оформлять дубликат документа.