Ведение трудовых книжек остается одним из важнейших аспектов кадрового делопроизводства в России․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для работников, которые не подавали заявления о переходе на ЭТК, а также для тех, кто впервые устраивается на работу и делает выбор в пользу бумажного носителя․ Ошибки при заполнении могут привести к проблемам с пенсионным стажем сотрудника, поэтому кадровикам необходимо строго следовать установленным правилам․

Ниже представлена подробная инструкция и образец заполнения раздела «Сведения о работе» при приеме сотрудника․

Основные правила заполнения при приеме

Перед тем как вносить запись о приеме, необходимо убедиться, что правильно оформлен «ьный лист» (если книжка заводится впервые) и соблюдены следующие требования:

• Записи ведутся на русском языке․
• Используется чернильная, шариковая или гелевая ручка черного, синего или фиолетового цвета;
• Запрещены сокращения (например, нельзя писать «прик․» вместо «приказ», «зам․» вместо «заместитель»)․
• Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, )․

Структура записи о приеме на работу

Раздел «Сведения о работе» заполняется в хронологическом порядке․ Каждая запись имеет свой порядковый номер и состоит из четырех граф:

1. Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в разделе)․
2. Графа 2: Дата приема на работу․
3. Графа 3: Наименование организации, должность, структурное подразделение (если указано в приказе)․
4. Графа 4: Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме․

Пошаговый образец заполнения

Рассмотрим конкретный пример․ Допустим, 23 мая 2026 года в организацию ООО «ТехноПром» принят сотрудник Иванов Петр Сергеевич на должность инженера-конструктора в отдел главного конструктора․ Основание — приказ № 45-к от ․

Как это будет выглядеть в трудовой книжке:

Важные нюансы заполнения Графы 3

• Наименование организации пишется полностью, как указано в учредительных документах (можно использовать штамп с названием организации для упрощения, если это допускается внутренними правилами, но вручную писать нужно аккуратно)․
• Слово «Принят» пишется с новой строки после названия организации․
• Если в приказе указано структурное подразделение, оно обязательно вносится в запись․

Заверение записи

После внесения записи о приеме на работу, она должна быть заверена․ Однако, согласно действующему законодательству, при первичном внесении записи (приеме) подпись сотрудника и печать организации ставятся только при увольнении или при выдаче трудовой книжки на руки․

Тем не менее, ответственность за правильность записи несет работодатель․ В графе 4 указывается именно тот приказ, на основании которого человек принят․

Частые ошибки, которых следует избегать

Чтобы трудовая книжка считалась действительной, избегайте следующих ошибок:

1. Использование сокращений: «ООО», «РФ», «гл․ инженер» — писать нужно полностью («Общество с ограниченной ответственностью», «Российская Федерация», «главный инженер»)․
2. Неверный формат даты: вместо «23․5․26» должно быть «»․
3. Отсутствие ссылки на приказ в 4-й графе или указание неверного номера․
4. Запись сделана карандашом или красной ручкой (такая запись недействительна)․

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это фундамент для безпроблемного учета стажа сотрудника․ В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажный документ сохраняет свою юридическую силу, и аккуратность в его ведении по-прежнему является признаком профессионализма кадровой службы․ Помните: каждая запись должна строго соответствовать приказу руководителя организации․