Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. Несмотря на введение электронных трудовых книжек (ЭТК) с 1 января 2020 года‚ многие организации продолжают вести бумажные варианты и сталкиваются с вопросами о правильном внесении записей. Ниже представлен подробный разбор всех этапов заполнения раздела «Сведения о работе» с учётом актуального законодательства и типичных практических нюансов.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 442‑ФЗ – введение электронных трудовых книжек; все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в ПФР.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н (от ) – правила заполнения бумажных трудовых книжек‚ включая требуемые цвета чернил‚ запрет на сокращения и порядок внесения исправлений.
• Письмо Роструда от – разрешение ставить печать отдела кадров в трудовой книжке.

Эти документы формируют основу для корректного оформления записей.

Когда запись в трудовой книжке не требуется

Согласно разъяснениям ведомства‚ если специалист проработал в организации 5 дней или меньше и решил уволиться‚ трудовую книжку ему следует вернуть без каких‑либо записей. Вести книжки необходимо только на тех сотрудников‚ чей стаж превышает пять календарных дней.

Если запись о приёме уже внесена до того‚ как работник сообщил об уходе‚ то в общем порядке добавляются данные о расторжении трудового договора (см. пункт 4).

Общие требования к оформлению записей

• Записи делаются чёрной‚ синей или фиолетовой ручкой‚ разборчиво и без сокращений.
• Запрещено использовать аббревиатуры типа «пр.» вместо «приказ» или «дог.» вместо «договор».
• На оборотной стороне обложки указываются реквизиты документа (основания внесения изменений)‚ ниже ставится печать и подпись должностного лица.
• При изменении персональных данных (фамилия‚ имя‚ отчество) необходимо оформить исправление согласно образцу: зачёркнутая неправильная запись‚ новая запись рядом‚ подпись и дата.

Запись о приёме на работу

Порядок действий:

1. Определить‚ выбрал ли сотрудник бумажный или электронный вариант трудовой книжки. Если бумажный – продолжить.
2. Подготовить приказ о приёме (№ и дата).
3. В разделе «Сведения о работе» заполнить следующие колонки:

• Колонка 1 – порядковый номер записи.
• Колонка 2 – дата приёма (число‚ месяц‚ год).
• Колонка 3 – наименование организации (полное по уставу‚ затем в скобках – сокращённое‚ если есть).
• Колонка 4 – должность‚ профессия или специальность‚ на которую принят работник.
• Колонка 5 – основание: номер и дата приказа о приёме.

Пример записи:

1 | | ООО «СтройИнвест» (СтройИнвест) | Инженер‑проектировщик | Приказ № 45 от

После заполнения ставится подпись ответственного лица (кадровик или руководитель) и печать организации. При наличии печати отдела кадров её также можно поставить (см. письмо Роструда).

Запись о переводе (постоянный и временный)

Постоянный перевод – отражается в трудовой книжке как новая запись в разделе «Сведения о работе». Указываются новая должность‚ дата перевода и основание (приказ о переводе).
Временный перевод (например‚ на срок до 6 месяцев) не вносится в трудовую книжку; информация фиксируется только в личной карточке сотрудника и в приказе.

Пример постоянного перевода:
2 | | ООО «СтройИнвест» (СтройИнвест) | Старший инженер‑проектировщик | Приказ № 112 от


Запись об увольнении (расторжении трудового договора)
Если работник отработал более пяти дней‚ запись об увольнении делается в том же разделе «Сведения о работе» после последней записи о работе.

Колонка 1 – следующий порядковый номер.
Колонка 2 – дата увольнения.
Колонка 3 – формулировка «Уволен» (или «Уволен по собственному желанию»‚ «Уволен по соглашению сторон» и т.д.).
Колонка 4 – оставляют пустой или ставят прочерк.
Колонка 5 – основание: номер и дата приказа об увольнении.

Пример:
3 | | Уволен по собственному желанию |, | Приказ № 237 от

После записи ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.

Особенности ведения трудовой книжки для совместителей
Согласно разъяснениям Роструда‚ трудовые книжки лиц‚ работающих по совместительству‚ ведутся только по месту основной работы. На месте совместительства запись не делается; информация о совместительстве отражается в отдельном документе (например‚ в трудовом договоре) и в личной карточке сотрудника.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Сотрудник в любой момент может отказаться от бумажного варианта и перейти на электронную трудовую книжку. Для работодателя это означает:

Получить письменное согласие сотрудника на ведение ЭТК (можно в виде заявления).
Убедиться‚ что в системе ПФР активирован личный счёт сотрудника и что все предыдущие бумажные записи перенесены в электронный формат (при необходимости – сделать запрос в ПФР о выписке из ЭТК).
После перестать делать новые записи в бумажной книжке; все последующие сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д. вносятся исключительно в электронный вид.
Выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на ЭТК (например‚ запись «Перешёл на электронную трудовую книжку от » и подпись ответственного лица).

Важно соблюсти последовательность: сначала оформить переход‚ затем прекратить бумажное ведение.

Типичные ошибки и способы их исправления
Неверная дата приказа
Если в колонке 5 указана неправильная дата приказа‚ следует:

Аккуратно зачёркнуть ошибочную запись одной горизонтальной линией.
Справа написать правильную дату и номер приказа.
Подписать и поставить дату исправления.

Использование сокращений
Записи типа «пр. приказа» или «должн.» недопустимы. Необходимо переписать запись полностью‚ следуя пункту 9.1.
Отсутствие печати или подписи
Трудовая книжка без подписи ответственного лица и печати считается недействительной. При обнаружении такого дефекта следует:

Попросить сотрудника предоставить документ.
Поставить missing печать и подпись‚ указав дату внесения исправления.
Сделать пометку в журнале движения трудовых книжек о проведённой корректировке.

Запись о временном переводе
Если случайно внесена запись о временном переводе‚ её нужно аннулировать тем же способом‚ что и ошибочную дату (зачёркнуть и написать правильную информацию).

Правильное заполнение трудовой книжки требует внимательного отношения к нормативным актам‚ аккуратности при внесении данных и знания типичных pitfalls. Следуя представленному алгоритму:

определять необходимость записи (более 5 дней работы);
выбирать формат (бумажный/электронный) в соответствии с пожеланием сотрудника;
вносить сведения чётко‚ без сокращений‚ чёрной/синей/фиолетовой ручкой;
указывать полное наименование организации‚ должность‚ дату и основание (приказ);
подписывать и ставить печать;
при ошибках – исправлять согласно приказу № 320н;
при переходе на ЭТК – оформить согласие и прекратить бумажное ведение.

Таким образом‚ вы обеспечите легальность документа‚ избежите штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантируете сотрудникам корректное подтверждение их трудового стажа.
Статья актуальна на май 2026 года.